标准场景审查核验岗位 · 供应链采购

SV-03 · 供应商资质证书台账与到期监控

痛点　客户审厂前一天才发现核心供应商的 ISO 证上个月就过期了 —— 补办要 20 天

① 场景引入

一、这件事现在是什么样

供应商风险 · 真实业务触发

大客户（汽配整机厂）通知 9 月 10 日来审厂，要求提供关键供应商资质清单。周建国翻供应商档案 —— 127 家供应商的营业执照、ISO 认证、行业许可全堆在一个文件夹里，哪张过期了、哪张快到期，要一张张点开看。

二、痛点 · 每条都有来源

一家中型制造企业平均要维护 127 家供应商的 326 项有效证件，靠人工每月翻 Excel 标注到期日 —— 37% 的企业发生过因资质过期导致订单暂停、验收拒收甚至行政处罚
依据：一家中型制造企业平均维护 127 家供应商的 326 项有效证件，靠人工翻 Excel 标注到期日；37% 的企业发生过因资质过期导致订单暂停、验收拒收甚至行政处罚
资质过期的连锁后果不止罚款：客户审厂时关键供应商资质不齐 → 供应商评分降级 → 自己的订单资格受影响 —— 上游的纸过期，砸的是自己的锅
依据：一家中型制造企业平均维护 127 家供应商的 326 项有效证件，靠人工翻 Excel 标注到期日；37%的企业发生过因资质过期导致订单暂停、验收拒收甚至行政处罚
证书识别本身是苦活：PDF/照片/扫描件混存，有效期藏在版式各异的证书角落里 —— 人工核对枯燥且必然有漏
依据：一家中型制造企业平均维护 127 家供应商的 326 项有效证件，靠人工翻 Excel 标注到期日；37% 的企业发生过因资质过期导致订单暂停、验收拒收甚至行政处罚

三、换个做法之后

变化不在「快」，在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

一家中型制造企业平均要维护 127 家供应商的 326 项有效证件，靠人工每月翻 Excel 标注到期日 —— 37%的企业发生过因资质过期导致订单暂停、验收拒收甚至行政处罚
资质过期的连锁后果不止罚款：客户审厂时关键供应商资质不齐 → 供应商评分降级 → 自己的订单资格受影响 —— 上游的纸过期，砸的是自己的锅
证书识别本身是苦活：PDF/照片/扫描件混存，有效期藏在版式各异的证书角落里 —— 人工核对枯燥且必然有漏

✓ 交给 Agent 之后

多来源文件一次读入，先做口径与完整性校验，再开始算
每条结论绑定来源文件、字段或条号，可以被审
产出是企业真会流转的正式件（带签批栏），不是一张展示用的表
该拦的地方给出「现在还不能提交」，并给不用干等的替代方案

四、场景闭环

6 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

批量识别 · 证书类型/编号/效期提取营业执照、ISO9001/14001、行业许可逐张过 —— 效期藏角落里的也能读到；低置信度标「待人工核」
归属对齐 · 每张证书挂到供应商与供应商台账交叉 —— 发现「证书在文件夹、供应商已停合作」和「合作中、证书找不到」两类问题
效期台账 · 三色分级已过期/90 天内到期/充裕 —— 已过期的红档与「在合作中」交叉后按风险排
审厂清单映射 · 客户要的先看汽配客户要求的关键资质逐项对照—— 缺项、过期项、可补充项分开
补办行动单 · 谁去办、多久能好每张过期/临期证书的补办路径与周期 ——供审厂应对方案引用
月度监控 · 台账活起来每月跑一次效期 —— 90 天预警提前触发补办，不再靠审厂倒逼要准备什么供应商资质文件夹（127 家 · PDF/照片混合）现状档案 —— 什么格式都行供应商台账（基础信息）证书归属供应商的对应关系客户审厂要求清单哪些资质是关键项 —— 优先级依据行业许可目录（如适用）许可证类型的对照基准

为什么这个场景值得做

优先级评分：痛感 4 × AI 适配 4 ÷ 落地难度 2 = 8.0

最大差异点：不要求供应商重新提交规范文件。现有档案文件夹直接批量进来 —— 识别不了的标「待人工补录」，识别得了的自动建台账，不猜。

评分口径：痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」；

AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」；

落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景，分数会被压得很低。

五、会产出什么

判断标准只有一个：这份东西能不能直接进企业的流程

正式件本体：供应商资质效期台账.xlsx 326 项证书 × 三色分级 × 合作状态交叉
可派发清单：审厂资质缺口清单.xlsx 关键资质逐项对照 · 补救方案与证明函路径
可派发清单：补办行动单.xlsx 每张过期/临期证书的补办路径/周期/责任人

这套东西不承诺什么：不做资质真伪的最终判定（认证机构官网可查的那部分给链接，查不到的标「需人工核」）——台账的价值是效期管理，不是鉴证。

② Live Demo（演示逐步）

演示模式 · 可视化预演 本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据，不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。

案例设定：铭泰精密（虚构）汽配大客户通知 9 月 10 日来审厂，要求提供关键供应商资质清单。周建国翻档案 ——127 家供应商的证书全堆在一个文件夹里，哪张过期了要一张张点开看。

证书总量127 家 · 326 项红档（已过期）5 项 → 在合作 3 项审厂关键项缺口1 项（宏钢 ISO）结论证明函方案 + 22 天应对

输入采购手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框

01_供应商资质文件夹清单.xlsx 127 家 326 项证书的文件盘点 —— 什么格式都有采购部档案 · 增量随缘
02_效期识别结果与红档清单.xlsx 批量识别后的三色分级 —— 红档 5 项浮出本次批量识别产出
03_认证机构官网核验记录.xlsx 宏钢 ISO的官网核验 —— 监督审核排期是补救方案的依据认证认可信息公共服务平台查询 · 一次性

注意标橙色那一份 ——03_认证机构官网核验记录.xlsx。它认证认可信息公共服务平台查询 · 一次性，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。

提示词就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底

供应商资质的文件夹、供应商台账、客户审厂要求清单都在这，帮我建一个证书效期台账。过期的、快到期的给我分出来，在合作的和已经不合作的分开算。审厂要查的关键资质先帮我过一遍，缺什么、什么来不及了，直说。宏钢那个 ISO 是不是过期了？审厂前能补救吗？

短是因为「证书类型识别、效期三色分级、审厂清单映射、补办路径库」都在能力包里。文件夹扔进来批量过。

触发审厂通知 + 一文件夹的证书 + 一张张点开的恐惧

批量识别 326 项，三色分级，审厂关键项先看

1批量识别与三色分级

已过期红 / 90 天内黄 / 充裕绿

分级数量处置红（已过期）5 项在合作 3 项补办 + 停合作 2 项标记终止黄（90 天内到期）11 项月度监控触发补办绿（充裕）310 项常规档案从红档里跳出了审厂的地雷宏钢的 ISO9001 7 月 31 日已过期 —— 而宏钢是精拔钢带 100% 来源（SV-01）、恰是汽配客户审厂必查的关键供应商。03 号官网核验（星标）进一步发现：监督审核排期 9 月下旬、新证最快 10 月 —— 9 月 10 日审厂时这张证是空的。这个地雷靠翻文件夹永远发现不了 —— 是效期台账与「合作状态+审厂要求」交叉后跳出来的。

第 2 步 · 审厂清单映射 · 客户要的先看

关键资质逐项对照

演示数据（表格原文）审厂要求项状态应对关键供应商 ISO9001（宏钢）过期 · 新证 10 月证明函方案（见下步）供应商营业执照（全部）齐（2 项过期为停合作方）剔除停合作方即可行业许可（危化/运输类）2 项在合作过期补办单已开（金源 20 天/迅捷 15天）质量协议签署率未统计突击补签 7 份（一周内可完成）该拦的地方拦住了结论是「审厂资料现在还不能报『资质齐全』」—— 宏钢 ISO 的空窗期（7-31 至 10 月）横跨审厂日。若按『资质齐全』上报、审厂当天被查出过期 —— 撒谎的后果比缺失严重十倍（诚信项一票否决）。给出的不是干等：主动披露 + 证明函 —— 请宏钢向认证机构申请「监督审核排期证明函」（证明体系持续有效、审核已排期 —— 审厂口径多数客户认可）；同时附宏钢的体系文件 + 历史来料质量数据（SV-02 事实卡：14 批 0 异常）佐证。缺失+补救方案的组合，好过隐瞒。

第 3 步 · 补办行动单 · 三家三条线

谁去办、多久能好

演示数据（表格原文）供应商证书补办周期责任人宏钢金属ISO9001 证明函3-5 天（认证机构出函）宏钢张经理（采购跟进）金源辅料危化品经营许可20 天金源自行 + 周建国周跟迅捷物流道路运输许可15 天迅捷自行排除性结论「『营业执照过期』可以排除出紧急清单 —— 扫出的 2 张过期执照对应的供应商均已停止合作 1 年以上，补办无意义，档案标记『终止合作』即可。」—— 红档从 5 张收敛到 3 张在合作的。

4月度监控固化 · 90 天预警前置

演示数据（表格原文）审厂倒逼变日常动作效期台账每月一跑：90 天内到期的自动触发补办提醒（发给采购与供应商双方）—— 资质管理从「审厂前翻文件夹」变成「到期前 90 天就动」。把技术动作翻译成钱「证书台账」翻译成「37% 的企业为资质过期付出过订单暂停、验收拒收甚至行政处罚的代价；这次审厂若因宏钢 ISO 空窗被降级 —— 年采购 300 万的客户评分档位下调，连锁影响远超一张证书。而台账的成本是把一个文件夹批量过一遍」—— 一张纸的效期，第一次被算进了客户关系的账。证明函方案可行 —— 但要先跟客户的质量部通气口径，不能赌「监督审核排期证明函」在审厂口径里多数客户认可—— 但「多数」不是「全部」，汽配客户的质量部若不认这个口径，9 月 10 日现场就是硬缺口。赌口径的成本是审厂失败，通气的成本是一个电话。给出的不是干等：① 本周先跟客户质量部确认「监督审核排期证明函 + 体系文件 + 来料质量数据」的组合是否可接受 —— 口径确认前证明函先申请着（申请不等于提交）；② 若客户不认：B 方案是宏钢申请「审核加急」（认证机构收费加急、排期提前到 9 月初，费用约 3,000-5,000 元由宏钢/铭泰协商分担）；③ 其余324 项资料今天提交 —— 一次审厂准备不被一张证书卡住整体。之后这一次跑完，公司多了什么

不讲省了多久 · 讲少了几个隐患、沉淀了什么

演示数据（表格原文）✓127 家 326 项证书从文件夹变成效期台账 —— 三色分级后红档只剩 3 张在合作的✓宏钢 ISO 过期的审厂地雷提前 22天被发现 —— 证明函方案避免了降级✓「审厂要求 × 证书效期」的映射落地 —— 客户要什么先看什么，不再全量翻找✓月度效期监控固化 —— 90 天预警触发补办，资质管理从审厂倒逼变成日常动作追问现场可能被问到的答不上来的问题，比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果证书是照片拍的也能识别吗？能读多少读多少 —— 类型、编号、效期三要素齐全的入台账；糊到读不出的标「待人工补录」，不会猜一个日期填上去。认证机构官网能查真伪吗？部分能 —— 能查到的我们附核验链接；查不到的（地区性许可类）标「需人工核」。台账管效期，鉴证留人工。供应商不配合补办呢？补办是供应商的义务也是他的资质资产 —— 通常配合度高。真不配合的，事实卡（SV-02）记一笔，年底谈判桌上见。

③ 能力沉淀（Skill / 提示词 / 预期输出 / 人工边界）

1. Skill 能力包

导入之后，同类任务会自动按这套规则走 —— 提示词才能写得那么短

供应商资质证书台账与到期监控 · Skill

SKILL.md 主本 + references（输出骨架 / 判据 / 渲染脚本）· 符合 WorkBuddy Skill 规范

版本 v1.0

supplier-certificate.zip

在 WorkBuddy 里直接上传这个 zip 即可导入

包内结构

SKILL.md 主本 —— YAML 元信息 + 执行流程 + 硬规则 + 人工边界
references/output_template.md 输出骨架（sheet 名 / 分区顺序 / 列头）+ 可直接运行的渲染脚本
references/judgement_rules.md 判据与口径 —— 什么情况算异常、什么情况必须拦住

references 不会一次性全读进来 —— Agent 按需取用。所以 Skill 可以写得很细，不会拖慢每次对话。

2. 原始素材

这些就是采购手上真实能拿到的东西 —— 格式不统一是常态，不是问题

📁SV-03 · 演示素材

脱敏构造数据 · 真实业务格式 · 埋点可核验

共 3 份

01_供应商资质文件夹清单.xlsx 127 家 326 项证书的文件盘点 —— 什么格式都有
02_效期识别结果与红档清单.xlsx 批量识别后的三色分级 —— 红档 5 项浮出
03_认证机构官网核验记录.xlsx 宏钢 ISO 的官网核验 ——监督审核排期是补救方案的依据

怎么用

把素材全部拖进 WorkBuddy 对话框（不需要整理格式、不需要改文件名）
粘贴下方提示词发送
拿到正式件初稿 —— 签批栏留空，推荐意见留空，由你填

3. 提示词卡片

供应商资质的文件夹、供应商台账、客户审厂要求清单都在这，帮我建一个证书效期台账。过期的、快到期的给我分出来，在合作的和已经不合作的分开算。审厂要查的关键资质先帮我过一遍，缺什么、什么来不及了，直说。宏钢那个 ISO 是不是过期了？审厂前能补救吗？

为什么这么短就够了：短是因为「证书类型识别、效期三色分级、审厂清单映射、补办路径库」都在能力包里。文件夹扔进来批量过。

换成你自己的业务：把素材换成你手上的真实文件即可。导入 Skill 之后，

该走几步、什么口径、什么情况必须拦住，Agent 自己知道 —— 你只需要说清这是什么事。

自己组织输入的三步法

用自然语言说清核心需求 —— 就按平时跟同事交代活的方式说：什么事、什么文件、什么要求。不用讲究格式。
调用 Skill 补齐专业规则 —— 导入本页 Skill 后，流程、口径、硬规则 Agent 自己知道。
用「增强提示词」补全遗漏 —— 输入框旁边有增强按钮，把随口说的话补成更完整的表述。

分工：自然语言负责「这是什么事」，Skill 负责「该怎么做」，增强提示词负责「别漏了什么」。

4. 预期输出

不方便现场跑的时候可以直接拿这份给客户看 · 与实跑结果同结构

📋正式交付物

带签批栏 / 冻结首行 / 开筛选 —— 判断标准是「能不能直接进企业的流程」

共 3 份

SV-03_供应商资质效期台账.xlsx 正式件本体 · 326 项证书 × 三色分级 × 合作状态交叉
SV-03_审厂资质缺口清单.xlsx 关键资质逐项对照 · 补救方案与证明函路径
SV-03_补办行动单.xlsx 每张过期/临期证书的补办路径/周期/责任人

Skill 里固化了什么：从过期证书里发现了审厂的地雷该拦的地方拦住了排除性结论把技术动作翻译成钱

输入清单：供应商资质文件夹（127 家 · PDF/照片混合）现状档案 —— 什么格式都行供应商台账（基础信息）证书归属供应商的对应关系客户审厂要求清单哪些资质是关键项 —— 优先级依据行业许可目录（如适用）许可证类型的对照基准

人工边界：不做资质真伪的最终判定（认证机构官网可查的那部分给链接，查不到的标「需人工核」）—— 台账的价值是效期管理，不是鉴证。

升为客户真实案例还缺什么：客户当前真实输入文件（不要整理过的）岗位现行 SOP 与审批链（金额分档、谁签字）至少一次真实出过问题的案例客户当前正在用的正式输出模板客户确认的阈值口径（多少天算临期、多少金额算大额）

5. 同一角色下的其他场景

供应商风险 · 产出即下一步输入

SV-01 · 单一来源风险清单 — 库存还够 7 天 · 换个供应商要 15 天：这两个数字从来没被放在同一张表上看过SV-02 · 供应商事实卡（不打分版） — 供应商考核表打了三年分 · 得分全在 80 上下，和订单分配没有一毛钱关系查看 →SV-04 · 供应商质量损失索赔台账 — 「去年他家让我们多花了三万七」· 说这话时手里一张单据都拿不出来查看 →

上下游串起来就是完整链路。每一步的产出都是下一步的输入，不用在不同工具之间来回复制粘贴。

场景内容基于 WorkBuddy 产品能力整理，演示中的企业、人物与数据均为虚构，不代表任何客户的实际成效；痛点引用的公开来源已做脱敏处理。网页版由原资料转换，部分演示表格以原文形式展示。

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