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OE-04 · 到货异常处理单与特采决策留痕

痛点　让步接收的口头决定 · 三个月后批量质量问题翻旧账，谁也说不清当时谁同意的

① 场景引入

一、这件事现在是什么样

订单执行与跟单 · 真实业务触发

永昌五金到货 3,000 件冲压件，IQC 抽检发现尺寸超差 0.05mm（图纸公差 ±0.03）。生产等料等不起，车间主任电话里喊「先用再说」—— 周建国知道这种口头特采最坑：出了批量问题，口说无凭，责任全在采购「怎么把这种料放进来的」。

二、痛点 · 每条都有来源

  1. 让步接收/特采是最高频也最容易日后扯皮的动作 —— 口头拍板无留痕，批量质量事故翻旧账时「谁同意的、当时知道超差多少、评估过什么后果」全都说不清
    依据：让步接收/特采是最高频也最容易日后扯皮的动作：口头拍板无留痕，批量质量事故翻旧账时「谁同意的、超差多少、评估过什么」全都说不清
  2. 异常处理无闭环：现场异常处理单的规范模板存在，但中小企业实测闭环率极低 —— 单子写了没签、签了没归档、归档了没人跟索赔
    依据：异常处理无闭环的现状：规范模板存在但实测闭环率极低 —— 单子写了没签、签了没归档、归档了没人跟索赔
  3. 特采的隐性代价没有入口：让步接收的返工工时、分选损耗、客户端风险，从未被量化 —— 年底跟供应商对总账（SV-04）时这部分损失是笔糊涂账
    依据：让步接收/特采是最高频也最容易日后扯皮的动作：口头拍板无留痕，批量质量事故翻旧账时「谁同意的、超差多少、评估过什么」全都说不清

三、换个做法之后

变化不在「快」，在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

  • 让步接收/特采是最高频也最容易日后扯皮的动作 —— 口头拍板无留痕，批量质量事故翻旧账时「谁同意的、当时知道超差多少、评估过什么后果」全都说不清
  • 异常处理无闭环：现场异常处理单的规范模板存在，但中小企业实测闭环率极低 —— 单子写了没签、签了没归档、归档了没人跟索赔
  • 特采的隐性代价没有入口：让步接收的返工工时、分选损耗、客户端风险，从未被量化 —— 年底跟供应商对总账（SV-04）时这部分损失是笔糊涂账

✓ 交给 Agent 之后

  • 多来源文件一次读入，先做口径与完整性校验，再开始算
  • 每条结论绑定来源文件、字段或条号，可以被审
  • 产出是企业真会流转的正式件（带签批栏），不是一张展示用的表
  • 该拦的地方给出「现在还不能提交」，并给不用干等的替代方案

四、场景闭环

5 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

  1. 异常事实固化 · 抽检数据先入单3,000 件抽 125 件、8 件超差 0.05mm —— 数据、批次、标准、实测逐项入单，不再只是电话里一句「有点超差」
  2. 后果三算 · 技术返工/分选损耗/客户端风险超差件装配后的风险区间、全检分选的工时成本、若流到客户端的召回量级 —— 三个数摆上单子，签字的人看着数签
  3. 处理路径 · 特采/退货/让步分选每条路径的代价与收益对照 —— 特采快但有风险账、退货保质量但停线 —— 路径给人选，单子只保证「选的时候看得见代价」
  4. 签字链设计 · 四个栏一个不能少采购（发起）→ 技术（可用性判定）→ 生产（确认使用）→ 老板娘（超差风险知情）—— 特采单的签字栏就是责任链
  5. 索赔联动 · 本次损失入台账特采不是免费午餐 —— 分选工时、超差件报废与 SV-04 索赔台账联动，年底跟供应商对总账

要准备什么：IQC 来料检验报告（本次 3,000 件）抽检数据与超差事实 —— 技术判定的依据车间/生产的急料沟通记录（微信）「先用再说」的现场压力 —— 留痕对象之一该供应商历史异常记录（如有）第几次超差 —— 特采决策的背景图纸/技术要求（公差段）超差程度的技术背景

为什么这个场景值得做

优先级评分：痛感 4 × AI 适配 4 ÷ 落地难度 2 = 8.0

最大差异点：不要求先有规范的异常处理流程。现状材料（IQC 报告 + 微信沟通 + 电话记忆）扔进来 —— 处理单按行业模板结构生成，该谁签的栏空着等人签。

评分口径：痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」；

AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」；

落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景，分数会被压得很低。

五、会产出什么

判断标准只有一个：这份东西能不能直接进企业的流程

  • 正式件本体：到货异常处理单.xlsx 异常事实 + 后果三算 + 处理路径 + 四级签字栏
  • 可派发清单：特采损失测算单.xlsx 分选工时 + 报废预估 + 供应商台账联动记录
  • 可派发清单：供应商异常历史对照.xlsx 同款超差的时间线 · 模具问题判定依据

这套东西不承诺什么：不做「接收还是退货」的技术判定 —— 尺寸超差能不能用，是技术部的权力。本场景做的是把特采决策变成留痕完整、后果明示、签字齐全的正式动作。

② Live Demo（演示逐步）

演示模式 · 可视化预演 本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。

案例设定：铭泰精密（虚构）永昌到货 3,000 件冲压件，IQC 抽检发现尺寸超差 0.05mm（公差 ±0.03）。生产等料，车间主任电话喊「先用再说」—— 周建国知道口头特采最坑，要把它变成留痕完整的正式动作。

到货数量3,000 件抽检超差125 抽 8 件 · 0.05mm本次损失1,120 元结论分选先行 · 单子 2 小时内出

输入采购手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框

  • 01_IQC来料检验报告.xlsx 本次 3,000 件的抽检数据 —— 技术判定的依据质检员检验当日出具
  • 02_车间急料沟通记录.xlsx 「先用再说」的现场压力 —— 留痕对象之一微信记录导出
  • 03_永昌历史异常记录.xlsx 5 月那批同位置超差的旧账 ——本次判定的背景采购部零散记录 · 从未归档成体系

注意标橙色那一份 —— 03_永昌历史异常记录.xlsx。它采购部零散记录 · 从未归档成体系，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。

提示词就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底

永昌这批料超差了，IQC 报告、车间的微信、5 月那次超差的记录都在这，帮我出一张异常处理单。 超差的后果帮我算清楚：分选要多少工时、装到客户那里风险多大，别就写"有风险"三个字。 这次和 5 月那次是同一个位置超差，你看看是不是模具的问题。 要签的字一个都别少 —— 出了事我能说清是谁同意的。

短是因为「处理单五区结构、后果三算法、签字链设计、索赔联动」都在能力包里。现状材料扔进来，正式单出去。触发「先用再说」· 第几次了？

把口头特采变成签字齐全、后果明示的正式动作

这是永昌今年第三次异常、其中第二次同位置超差。前两次都是口头/微信处理 —— 没单、没签、没入账。

第 1 步 · 异常事实固化 · 数据先入单

不再只是电话里一句「有点超差」

演示数据（表格原文）要素入单内容批次/数量YC-2608-15 · 3,000 件检验依据GB/T 2828.1 · 抽 125 件超差事实8 件超差 0.05mm · 同侧偏移（与 5 月同位置）技术背景同位置第二次 —— 指向模具磨损（供应商侧可根治）从历史记录里发现了同款超差5 月PO-2544 的超差 0.04mm 与本次 0.05mm 同一位置、偏差方向一致 —— 两次相隔 3 个月，指向模具磨损（可换模根治）。但 5 月那次是电话特采无单据，供应商从来没被告知这个问题，模具就一直没修。历史异常记录（星标）平时零散躺在微信里 —— 拼出来才知道是第二次。本次处理单的技术建议栏直接写：要求永昌提交模具检修计划。

第 2 步 · 后果三算 · 签字的人看着数签

技术返工 / 分选损耗 / 客户端风险

演示数据（表格原文）后果项测算金额/风险全检分选6 人时 × 130 元/时780 元（记永昌账）超差报废预估8/125 批次不良率外推 ≈ 190 件报废 × 1.8 元340 元（记永昌账）装配风险超差 0.05mm 装配干涉概率低（技术部判定）风险可控 · 特采可行客户端风险分选后合格件流出 · 无批量风险可接受把技术动作翻译成钱「特采留痕」翻译成「本次分选 780 + 报废 340 = 1,120 元记入永昌索赔台账（SV-04）—— 年度累计已达 11,220 元；没有这张单子，这 1,120 就是车间自己吞掉。5 月那次 420元就是这么消失的 —— 口头特采的损失从来进不了账。

第 3 步 · 处理路径 · 特采是唯一现实解

退货排除后只剩分选特采

演示数据（表格原文）路径代价判定整批退货B 线 08-26 二次停线（在制品只撑 3 天）排除让步直接使用超差件装配风险不评估就放行排除（无依据放行）全检分选 + 特采分选 780 元 + 报废 340 元唯一现实路径排除性结论「退货路径可以排除 —— 3,000 件全退后 B 线 08-26 停线（在制品只撑 3 天 + 永昌重做至少 10 天）；决策只在于『损失怎么记』而不是『退不退』。」—— 把选择题从「退不退」变成「账怎么记」，决策速度快了一个数量级。

第 4 步 · 签字链 · 四个栏一个不能少

采购发起 → 技术判定 → 生产确认 → 老板娘知情

演示数据（表格原文）签字链的设计逻辑：技术栏答「能不能用」、生产栏答「敢不敢用」、老板娘栏答「超差的账知不知道」—— 车间主任的「我担着」落在生产栏，电话里的话第一次有了纸面着落。该拦的地方拦住了结论是「『先用再说』不能作为放行依据 —— 但分选不必等单子」—— 处理单的规范流程（技术判定→签字）2 小时内走完：分选立即启动（每小时都在出合格件），单子并行出。技术部当场填判定栏（人就坐在车间隔壁）、老板娘的知情栏用微信拍单+一句话完成—— 「永昌又超差，模具问题，分选后能用，损失 1,120 记他家账」。特采照做，每一个「知道」都有痕迹。

第 5 步 · 索赔联动 · 损失入台账

特采不是免费午餐

演示数据（表格原文）本次 1,120 元与 5 月的 420 元、6 月让步接收一起记入永昌索赔台账 —— 年底对总账（SV-04）的可主张口径从这份记录里长出来。模具检修要求随处理单发永昌 —— 第三次同位置超差直接退货的条款写进单尾。签字栏本身就是过滤器「让步接收特采单最易日后扯皮」—— 行业的教训是：口头的「先用再说」出了批量问题，责任全在采购「怎么把这种料放进来的」。签字动作本身过滤一半随口放行 —— 车间主任看着「装配风险：技术部判定可控」那一栏签字时，比电话里喊「先用再说」郑重得多。这张单子保的不是流程，是签字的每个人。分选已启动、单子 2 小时内出 —— 但「模具检修要求」要随单发出，不能等技术判定指向模具磨损 —— 模具不修，第三次超差只是时间问题（B 线等料的被动局面会重演）。检修要求必须随本次处理单同步发永昌：附 5 月+8 月同位置超差的对照记录，要求 7 日内回复检修计划 —— 这不是谈判是知会。给出的不是干等：① 分选继续（预计明早出2,800 合格件，B 线用料无忧）；② 处理单今天 16:00 前完成四签（技术/生产/老板娘各 5 分钟）；③ 模具检修函随单发永昌销售 —— 若 7 日无回复，SV-02 事实卡记一条「拒不整改」，年终谈判（SV-04）的筹码又厚一分。三件事今天各归各位。之后这一次跑完，公司多了什么

不讲省了多久 · 讲少了几个隐患、沉淀了什么

演示数据（表格原文）✓「先用再说」变成「签字后先用」—— 特采决策的四个「知道」全部留痕✓5 月+8 月同位置超差的模式被发现 ——模具检修要求写进处理单，第三次被预防✓1,120 元损失入索赔台账 —— 口头吞掉的损失第一次变成可追讨的账✓处理单闭环率 —— 从「写了没签、签了没归档」变成每单四签齐全追问现场可能被问到的答不上来的问题，比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果会不会太麻烦，产线等着呢？分选先动、单子 2 小时内出 —— 流程跟产线赛跑而不是等产线停。真耽误事的从来不是单子，是出事之后说不清谁同意的。技术部不配合签字呢？单子上技术栏的备注写着「未签视为生产部自行承担装配风险」—— 制度推着责任走，比人催有用。供应商不认这笔损失呢？单子+IQC 报告+历史对照就是证据链 —— 年底对总账（SV-04）的时候，白纸黑字比「你上次那批料」有力得多。

③ 能力沉淀（Skill / 提示词 / 预期输出 / 人工边界）

1. Skill 能力包

导入之后，同类任务会自动按这套规则走 —— 提示词才能写得那么短

到货异常处理单与特采决策留痕 · Skill

SKILL.md 主本 + references（输出骨架 / 判据 / 渲染脚本）· 符合 WorkBuddy Skill 规范

版本 v1.0

arrival-exception.zip

在 WorkBuddy 里直接上传这个 zip 即可导入

包内结构

  • SKILL.md 主本 —— YAML 元信息 + 执行流程 + 硬规则 + 人工边界
  • references/output_template.md 输出骨架（sheet 名 / 分区顺序 / 列头）+ 可直接运行的渲染脚本
  • references/judgement_rules.md 判据与口径 —— 什么情况算异常、什么情况必须拦住

references 不会一次性全读进来 —— Agent 按需取用。所以 Skill 可以写得很细，不会拖慢每次对话。

2. 原始素材

这些就是采购手上真实能拿到的东西 —— 格式不统一是常态，不是问题

📁OE-04 · 演示素材

脱敏构造数据 · 真实业务格式 · 埋点可核验

共 3 份

  • 01_IQC来料检验报告.xlsx 本次 3,000 件的抽检数据 —— 技术判定的依据
  • 02_车间急料沟通记录.xlsx 「先用再说」的现场压力 —— 留痕对象之一
  • 03_永昌历史异常记录.xlsx 5 月那批同位置超差的旧账 —— 本次判定的背景

怎么用

  • 把素材全部拖进 WorkBuddy 对话框（不需要整理格式、不需要改文件名）
  • 粘贴下方提示词发送
  • 拿到正式件初稿 —— 签批栏留空，推荐意见留空，由你填

3. 提示词卡片

永昌这批料超差了，IQC 报告、车间的微信、5 月那次超差的记录都在这，帮我出一张异常处理单。 超差的后果帮我算清楚：分选要多少工时、装到客户那里风险多大，别就写"有风险"三个字。 这次和 5 月那次是同一个位置超差，你看看是不是模具的问题。 要签的字一个都别少 —— 出了事我能说清是谁同意的。

为什么这么短就够了：短是因为「处理单五区结构、后果三算法、签字链设计、索赔联动」都在能力包里。现状材料扔进来，正式单出去。

换成你自己的业务：把素材换成你手上的真实文件即可。导入 Skill 之后，

该走几步、什么口径、什么情况必须拦住，Agent 自己知道 —— 你只需要说清这是什么事。

自己组织输入的三步法

  • 用自然语言说清核心需求 —— 就按平时跟同事交代活的方式说：什么事、什么文件、什么要求。不用讲究格式。
  • 调用 Skill 补齐专业规则 —— 导入本页 Skill 后，流程、口径、硬规则 Agent 自己知道。
  • 用「增强提示词」补全遗漏 —— 输入框旁边有增强按钮，把随口说的话补成更完整的表述。

分工：自然语言负责「这是什么事」，Skill 负责「该怎么做」，增强提示词负责「别漏了什么」。

4. 预期输出

不方便现场跑的时候可以直接拿这份给客户看 · 与实跑结果同结构

📋正式交付物

带签批栏 / 冻结首行 / 开筛选 —— 判断标准是「能不能直接进企业的流程」

共 3 份

  • OE-04_到货异常处理单.xlsx 正式件本体 · 异常事实 + 后果三算 + 处理路径 + 四级签字栏
  • OE-04_特采损失测算单.xlsx 分选工时 + 报废预估 + 供应商台账联动记录
  • OE-04_供应商异常历史对照.xlsx 同款超差的时间线 · 模具问题判定依据

Skill 里固化了什么：从历史异常记录里发现了同款超差该拦的地方拦住了排除性结论把技术动作翻译成钱

输入清单：IQC 来料检验报告（本次 3,000 件）抽检数据与超差事实 —— 技术判定的依据车间/生产的急料沟通记录（微信）「先用再说」的现场压力 —— 留痕对象之一该供应商历史异常记录（如有）第几次超差 —— 特采决策的背景图纸/技术要求（公差段）超差程度的技术背景

人工边界：不做「接收还是退货」的技术判定 —— 尺寸超差能不能用，是技术部的权力。本场景做的是把特采决策变成留痕完整、后果明示、签字齐全的正式动作。

升为客户真实案例还缺什么：客户当前真实输入文件（不要整理过的）岗位现行 SOP 与审批链（金额分档、谁签字）至少一次真实出过问题的案例客户当前正在用的正式输出模板客户确认的阈值口径（多少天算临期、多少金额算大额）

5. 同一角色下的其他场景

订单执行与跟单 · 产出即下一步输入

上下游串起来就是完整链路。每一步的产出都是下一步的输入，不用在不同工具之间来回复制粘贴。

场景内容基于 WorkBuddy 产品能力整理，演示中的企业、人物与数据均为虚构，不代表任何客户的实际成效；痛点引用的公开来源已做脱敏处理。网页版由原资料转换，部分演示表格以原文形式展示。

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