OE-03 · 采购订单跟踪表自动更新

① 场景引入

一、这件事现在是什么样

订单执行与跟单 · 真实业务触发

月底盘数据，周建国发现跟踪表的状态列有 11 张单停留在「已下单」—— 其中 7 张其实早就到货入库了，3 张在途、1张已退货。状态列成了摆设，因为「去 ERP 改一条 10 分钟，微信里问一句 10 秒」—— 谁都会选后者。

二、痛点 · 每条都有来源

1. ERP 交互成本高于 Excel+微信：改一条订单要走查询→编辑→保存→审批→截图→电话确认六步 10 分钟，Excel 批量50 条只要 20 分钟 —— 系统死因不是功能是交互成本
   依据：ERP 交互成本高于 Excel+微信：改一条订单要走六步 10分钟，Excel 批量 50 条只要 20 分钟；「只记结果不记过程」—— 供应商承诺、谈判轮次系统里完全没有
2. 状态滞后不是懒，是理性选择 —— 但代价是跟踪表变成「下单记录表」：在途/逾期/到货全都靠问
   依据：ERP 交互成本高于Excel+微信：改一条订单要走六步 10 分钟，Excel 批量 50 条只要 20 分钟；「只记结果不记过程」—— 供应商承诺、谈判轮次系统里完全没有
3. 「只记结果不记过程」：ERP 记录 PO 下没下、入没入库，但供应商怎么承诺的、交期怎么改的，系统里完全没有 —— 而这恰恰是跟踪的核心
   依据：ERP 交互成本高于 Excel+微信：改一条订单要走六步 10 分钟，Excel 批量 50 条只要 20 分钟；「只记结果不记过程」—— 供应商承诺、谈判轮次系统里完全没有
4. 推系统死、降门槛活：SRM 供应商门户首月登录率不足 15%，改成短信+H5 轻应用后 3 个月升到 89% —— 解法是寄生在现有习惯上，不是要求任何人改变习惯
   依据：二级供应商协同实录：SRM 门户首月登录率不足 15%；改为短信+H5 轻应用后 3个月升至 89% —— 破解协同难的关键是降门槛不是推系统

三、换个做法之后

变化不在「快」，在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

• ERP 交互成本高于 Excel+微信：改一条订单要走查询→编辑→保存→审批→截图→电话确认六步 10 分钟，Excel 批量 50 条只要 20 分钟 —— 系统死因不是功能是交互成本
• 状态滞后不是懒，是理性选择 —— 但代价是跟踪表变成「下单记录表」：在途/逾期/到货全都靠问
• 「只记结果不记过程」：ERP 记录 PO 下没下、入没入库，但供应商怎么承诺的、交期怎么改的，系统里完全没有 —— 而这恰恰是跟踪的核心
• 推系统死、降门槛活：SRM 供应商门户首月登录率不足 15%，改成短信+H5 轻应用后 3 个月升到 89% —— 解法是寄生在现有习惯上，不是要求任何人改变习惯✓ 交给 Agent 之后多来源文件一次读入，先做口径与完整性校验，再开始算每条结论绑定来源文件、字段或条号，可以被审产出是企业真会流转的正式件（带签批栏），不是一张展示用的表该拦的地方给出「现在还不能提交」，并给不用干等的替代方案

四、场景闭环

5 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

1. 结构识别 · 先读懂这张表列名、行序、合并单元格 —— 原样保留，只在状态列和相关列里动
2. 状态提取· 从对话里挖事实「已发货，单号 SF1385」→ 状态「在途」+ 物流单号；「明天安排」→ 不动（承诺不是事实）；仓库登记 → 「已到货」
3. 三方对齐 · 微信说发货了、仓库说没到「已发货但 5 天未到」单独标 —— 物流异常的在途单，比「已下单」危险得多
4. 批量更新 · 状态列一次刷新11 张滞后状态全部修正 —— 每条修正带出处（哪句微信/哪页登记本），可回溯
5. 差异留档 · 改了什么一张纸更新对照表存档 —— 月底盘数据时，「为什么状态变了」有答案

要准备什么：采购订单跟踪表.xlsx（现状版）23 张在途 · 状态列滞后 —— 这是要更新的那张表供应商群微信记录（近 2周导出）状态变化的原始信息源仓库到货登记本（近 2 周）已到货的权威事实 —— 与微信「已发货」交叉物流单号短信/邮件（如有）在途状态的补充源

为什么这个场景值得做

优先级评分：痛感 5 × AI 适配 4 ÷ 落地难度 2 = 10.0

最大差异点：不要求任何人改变工作方式。供应商在微信里说「已发货，单号 SF123」—— 这句话自动变成跟踪表状态列的「已发货 8-17 + 物流单号」。采购照旧用微信，表自己长。

评分口径：痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」；

AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」；

落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景，分数会被压得很低。

五、会产出什么

判断标准只有一个：这份东西能不能直接进企业的流程

• 正式件本体：采购订单跟踪表（更新版）.xlsx 原结构原文件名 · 状态列已刷新
• 可派发清单：状态更新对照表.xlsx 11 处修正的原文出处 · 可回溯
• 可派发清单：异常在途清单.xlsx 已发货未到/谎报在途 · 逐单核查动作

这套东西不承诺什么：不改 ERP 主数据（那是老板娘的账本红线）—— 更新发生在采购自己的跟踪表 Excel 里，文件名、列结构与现在完全一致，只是状态列变得是真的。

② Live Demo（演示逐步）

演示模式 · 可视化预演 本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。

案例设定：铭泰精密（虚构）月底盘数据发现跟踪表状态列有 11 张单停留在「已下单」—— 其中 7 张早已到货、3 张在途、1 张已退货。状态列成了摆设。

状态滞后11 张已到货未更7 张假在途1 张 · 谎报存疑结论修正后可发生产部

输入采购手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框

• 01_采购订单跟踪表（现状）.xlsx 状态列滞后的原表 —— 与 OE-01 同源采购员吴晓峰维护 · 状态列大半滞后
• 02_仓库到货登记本（近2周）.xlsx 已到货的权威事实 —— 与 OE-01 素材 03 同源仓库主管马丽娟维护 · 每天随收货登记
• 03_物流查询记录.xlsx 在途单的物流核验 —— 「已发货」的验真依据采购员零散查询 · 从不留档

注意标橙色那一份 —— 03_物流查询记录.xlsx。它采购员零散查询 · 从不留档，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。

提示词就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底

跟踪表和供应商群的记录都在这，帮我把状态列更新了。 哪句微信能信、哪句不能信（比如光说"明天安排"的先别动），你来判断，改了什么都给我留个底。 仓库的到货登记也给你，跟微信说的对不上的单独标出来。 表还是原来那个表，别给我整新的格式，我就要状态列是准的。

短是因为「事实vs承诺的判定口径、三方对齐规则、可回溯更新」都在能力包里。原表扔回来，原表拿回去。

触发月底盘数据 · 状态列是「下单纪念册」

11 张滞后状态里藏着 1 张假在途

第 1 步 · 三方对齐 · 微信 × 仓库 × 物流

以最新事实为准，逐单刷新

第 2 步 · 批量更新 · 11 处修正一次完成

每条修正带出处，可回溯

第 3 步 · 退货单的账 · PO-2606 不只是改状态

已退货的 PO-2606 关联着对账冲减

第 4 步 · 差异留档 · 改了什么一张纸

月底盘数据时「状态为什么变了」有答案

不讲省了多久 · 讲少了几个隐患、沉淀了什么

③ 能力沉淀（Skill / 提示词 / 预期输出 / 人工边界）

1. Skill 能力包

导入之后，同类任务会自动按这套规则走 —— 提示词才能写得那么短

采购订单跟踪表自动更新 · Skill

SKILL.md 主本 + references（输出骨架 / 判据 / 渲染脚本）· 符合 WorkBuddy Skill 规范

版本 v1.0

po-tracking-update.zip

在 WorkBuddy 里直接上传这个 zip 即可导入

包内结构

• SKILL.md 主本 —— YAML 元信息 + 执行流程 + 硬规则 + 人工边界
• references/output_template.md 输出骨架（sheet 名 / 分区顺序 / 列头）+ 可直接运行的渲染脚本
• references/judgement_rules.md 判据与口径 —— 什么情况算异常、什么情况必须拦住

references 不会一次性全读进来 —— Agent 按需取用。所以 Skill 可以写得很细，不会拖慢每次对话。

2. 原始素材

这些就是采购手上真实能拿到的东西 —— 格式不统一是常态，不是问题

📁OE-03 · 演示素材

脱敏构造数据 · 真实业务格式 · 埋点可核验

共 3 份

• 01_采购订单跟踪表（现状）.xlsx 状态列滞后的原表 —— 与 OE-01 同源
• 02_仓库到货登记本（近2
• 周）.xlsx 已到货的权威事实 —— 与 OE-01 素材 03 同源
• 03_物流查询记录.xlsx 在途单的物流核验 —— 「已发货」的验真依据

怎么用

• 把素材全部拖进 WorkBuddy 对话框（不需要整理格式、不需要改文件名）
• 粘贴下方提示词发送
• 拿到正式件初稿 —— 签批栏留空，推荐意见留空，由你填

3. 提示词卡片

跟踪表和供应商群的记录都在这，帮我把状态列更新了。 哪句微信能信、哪句不能信（比如光说"明天安排"的先别动），你来判断，改了什么都给我留个底。 仓库的到货登记也给你，跟微信说的对不上的单独标出来。 表还是原来那个表，别给我整新的格式，我就要状态列是准的。

为什么这么短就够了：短是因为「事实vs承诺的判定口径、三方对齐规则、可回溯更新」都在能力包里。原表扔回来，原表拿回去。

换成你自己的业务：把素材换成你手上的真实文件即可。导入 Skill 之后，

该走几步、什么口径、什么情况必须拦住，Agent 自己知道 —— 你只需要说清这是什么事。

自己组织输入的三步法

• 用自然语言说清核心需求 —— 就按平时跟同事交代活的方式说：什么事、什么文件、什么要求。不用讲究格式。
• 调用 Skill 补齐专业规则 —— 导入本页 Skill 后，流程、口径、硬规则 Agent 自己知道。
• 用「增强提示词」补全遗漏 —— 输入框旁边有增强按钮，把随口说的话补成更完整的表述。

分工：自然语言负责「这是什么事」，Skill 负责「该怎么做」，增强提示词负责「别漏了什么」。

4. 预期输出

不方便现场跑的时候可以直接拿这份给客户看 · 与实跑结果同结构

📋正式交付物

带签批栏 / 冻结首行 / 开筛选 —— 判断标准是「能不能直接进企业的流程」

共 3 份

• OE-03_采购订单跟踪表（更新版）.xlsx 正式件本体 · 原结构原文件名 · 状态列已刷新
• OE-03_状态更新对照表.xlsx 11 处修正的原文出处 · 可回溯
• OE-03_异常在途清单.xlsx 已发货未到/谎报在途 · 逐单核查动作

Skill 里固化了什么：从状态刷新里发现了一张「假在途」该拦的地方拦住了排除性结论把技术动作翻译成钱

输入清单：采购订单跟踪表.xlsx（现状版）23 张在途 · 状态列滞后 —— 这是要更新的那张表供应商群微信记录（近 2周导出）状态变化的原始信息源仓库到货登记本（近 2 周）已到货的权威事实 —— 与微信「已发货」交叉物流单号短信/邮件（如有）在途状态的补充源

人工边界：不改 ERP 主数据（那是老板娘的账本红线）—— 更新发生在采购自己的跟踪表 Excel 里，文件名、列结构与现在完全一致，只是状态列变得是真的。

升为客户真实案例还缺什么：客户当前真实输入文件（不要整理过的）岗位现行 SOP 与审批链（金额分档、谁签字）至少一次真实出过问题的案例客户当前正在用的正式输出模板客户确认的阈值口径（多少天算临期、多少金额算大额）

5. 同一角色下的其他场景

订单执行与跟单 · 产出即下一步输入

OE-01 · 逾期订单风险日报（给老板版） — 老板娘以为货都好好的 · 直到产线等料停了半小时，才知道三张订单已经逾期一周 查看 →OE-02 · 催货台账与当日催货清单 — 催了八次的货 · 第九次对方说「你怎么不早说」—— 催货记录全在脑子里，一句都没留下 查看 →OE-04 · 到货异常处理单与特采决策留痕 — 让步接收的口头决定 · 三个月后批量质量问题翻旧账，谁也说不清当时谁同意的 查看 →

上下游串起来就是完整链路。每一步的产出都是下一步的输入，不用在不同工具之间来回复制粘贴。

场景内容基于 WorkBuddy 产品能力整理，演示中的企业、人物与数据均为虚构，不代表任何客户的实际成效；痛点引用的公开来源已做脱敏处理。网页版由原资料转换，部分演示表格以原文形式展示。