PS-02 · 首营品种资料预审

① 场景引入

一、这件事现在是什么样

商品准入与采购 · 真实业务触发

采购员引进新品（每月 3-8 个），供应商把资料打包发到采购微信或邮箱。GSP 要求先审后采，现实常常是先采后补。审批表要质量负责人签字，她签之前会问一句：「授权书要素齐不齐？检验报告是不是最新一批的？」

二、痛点 · 每条都有来源

1. 每个新品种要凑十余种材料：批准文号、质量标准（须现行版）、出厂检验报告、包装标签说明书实样，进口货还要境内责任人备案——一次凑齐的几乎没有
   依据：中国医药报：首营资料纸质传递、易篡改、更新不及时是行业通病；每新确定一个供应商或品种所需审核材料达十余种
2. 飞检通报里「中药饮片未见首营品种审批记录」被责令限期改正——先采购后补审批不是流程瑕疵，是检查缺陷项
   依据：长沙飞检通报：培训记录无考核试卷、中药饮片未见首营品种审批记录，责令限期改正
3. 授权委托书是最高频缺陷点：无授权品种、无地域、无起止日期、无身份证号、只有公章无法人签章——每一项都够检查时记一笔
   依据：《药品经营质量管理规范》原文：首营审核（61-63 条）、收货验收（80 条）、养护汇总分析（84 条）的法定义务与记录栏位
4. 资料的真实形态是微信里的一堆照片和 PDF，倒进档案柜之前没人逐项核——审批表上「资料齐全」四个字经常是货到之后才补的
   依据：连锁质量管理员招聘 JD：质量体系维护、证照办理年检、供应商建档、不良反应上报、配合飞检、组织培训全部集于一岗，月薪 4-5 千

三、换个做法之后

变化不在「快」，在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

• 每个新品种要凑十余种材料：批准文号、质量标准（须现行版）、出厂检验报告、包装标签说明书实样，进口货还要境内责任人备案——一次凑齐的几乎没有
• 飞检通报里「中药饮片未见首营品种审批记录」被责令限期改正——先采购后补审批不是流程瑕疵，是检查缺陷项
• 授权委托书是最高频缺陷点：无授权品种、无地域、无起止日期、无身份证号、只有公章无法人签章——每一项都够检查时记一笔
• 资料的真实形态是微信里的一堆照片和 PDF，倒进档案柜之前没人逐项核——审批表上「资料齐全」四个字经常是货到之后才补的

✓ 交给 Agent 之后

• 多来源文件一次读入，先做口径与完整性校验，再开始算
• 每条结论绑定来源文件、字段或条号，可以被审
• 产出是企业真会流转的正式件（带签批栏），不是一张展示用的表
• 该拦的地方给出「现在还不能提交」，并给不用干等的替代方案

四、场景闭环

5 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

1. 清单核对 · 八类资料逐项打勾按首营品种法定资料清单逐项核对：营业执照、生产/经营许可、批准文号与注册证、质量标准版本、出厂检验报告、包装标签说明书实样、授权委托书五要素、印章印模
2. 要素细核 · 高频缺陷点逐个过授权书五要素（姓名/身份证号/品种/地域/期限）逐项核；检验报告的批号与拟采批号、生产日期与到货周期对得上吗；质量标准是不是现行版（2025 版药典施行后旧版作废）
3. 批号与效期推算 · 这个品到了店里还剩多久按生产日期推算到货时剩余效期——剩余不足三分之一的品种进店即近效期，直接联动仓储的处置线（见

WH-01）第 4 步缺件清单与补件函 · 一次列清不挤牙膏缺什么、要什么格式的、发到哪个窗口，一页纸列清；补件函直接生成，附供应商回传模板第 5 步留证与签批 · 审批表预填完成法定栏位预填、缺项如实标注「待补」，审批意见栏留空，质量负责人核后签字

要准备什么：首营资料包（供应商发来的照片与 PDF 混合）真实形态就是乱的——乱本身就是预审对象拟采购品种信息表.xlsx（采购员填：品名、规格、批号、拟采量）对检验报告与包装实样的核对基准首营品种审批表模板.docx（GSP法定格式）预填的对象——栏位法定，不发明新格式

为什么这个场景值得做

优先级评分：痛感 4 × AI 适配 4 ÷ 落地难度 3 = 5.3

最大差异点：供应商发来的资料包不管什么格式（照片、扫描件、混着微信压缩图），原样扔进来。预审按 GSP 清单逐项对，缺件的列出来，对不上的（如检验报告批号与拟采购批号不符）单独标注，不要求先整理再核。

评分口径：痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」；

AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」；

落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景，分数会被压得很低。

五、会产出什么

判断标准只有一个：这份东西能不能直接进企业的流程

• 正式件本体：首营品种审批表.xlsx 正式件 · 法定栏位预填 · 审批意见栏留空
• 可派发清单：首营缺件清单.xlsx 可派发 · 逐项缺件与要素缺陷 · 附供应商回传模板
• 可派发清单：补件函.xlsx 可发出 · 一页纸列清补件要求与回传窗口

这套东西不承诺什么：不做首营审批的结论：「审核通过/不通过」必须由质量负责人签字。预审只回答「资料齐不齐、缺哪几件、对不对得上」，审批表的审批意见栏留空。资料真实性（印章是否原件、检验报告是否伪造）提示疑点但不判定——判定与向供应商求证都是人工。

② Live Demo（演示逐步）

演示模式 · 可视化预演 本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。

案例设定：康泽医药 9 月第 1 周：采购员刘志强接业务部门需求「下周要上一款新品辅酶 Q10 软胶囊，是月度会员活动的推荐爆品」。陈慧敏（执业药师兼质量负责人）要求在采购订单生成前完成首营品种审批——她签之前会问一句：「授权书五要素齐不齐？检验报告的批号和我们要采的批号对得上吗？」供应商是上海某保健品厂，资料发到采购微信群的照片和 PDF 混在一起。

审查资料项8 类缺件/不符4 项关键拦截1 项严重结论暂缓签署

输入医药零售手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框

• 01_辅酶Q
• 10_首营资料包_扫描件目录.xlsx 供应商发来的资料包——照片、PDF 混在一起，按接收时间排列采购微信群接收 · 资料原样未整理
• 02_拟采购品种信息表.xlsx 采购员填写的拟采购品种信息表，作为核对的基准采购员刘志强填写· 月度新品申请
• 03_首营品种审批表_模板.docx GSP 第 62 条法定格式，由采购员填表申请→质量部门审核→质量负责人审批公司质量管理体系文件
• 04_GSP第62条_首营品种资料法定清单.txt GSP 第 62 条对首营品种必备资料的法定列举质管员陈慧敏整理 · GSP 原文摘录

注意标橙色那一份 —— 01_辅酶Q10_首营资料包_扫描件目录.xlsx。它采购微信群接收· 资料原样未整理，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。

提示词就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底

这是供应商发来的新品资料包，按首营品种的资料清单核一遍。 缺什么、哪里对不上，一次列清楚。授权书那五个要素逐项核，缺一个都算不合格。 检验报告的批号要和我们要采的批号对得上，对不上的单独标出来。 审批表帮我预填，审批意见那栏留空，我自己签。

资料清单与高频缺陷点写在能力包的判断规则里。你只需要把资料包扔进来。

触发9 月 4 日上会前 48 小时

采购员要业务承诺，业务要采购员快，质管员要合规

刘志强 9 月 2 日 14:00 把资料发到陈慧敏邮箱，附言：「周会上要推这个，能不能先口头答应？我这周就把采购单走完。」陈慧敏回复：「先按首营品种审批八项资料核完。」

第 1 步 · 清单核对 · 八类资料逐项打勾

按 GSP 第 62 条逐项核对，缺件进入缺件清单

这一步的看点 · 排除性结论「4 项通过的资料可以直接排除疑点」——依据是扫描件清晰、在有效期内、印章为原件。省下对这三项的反复求证，力气花在授权书和检验报告上。排除性结论的价值不在于发现错，而在于把核对范围缩小——把「8 项全要逐字看」变成「4 项过 + 4 项重点核」。

第 2 步 · 要素细核 · 高频缺陷点逐个过

授权书五要素 + 检验报告批号匹配 + 效期推算三件大事

这一步的看点 · 从历史里想起了公司踩过的坑核授权书时发现无授权起止日期与身份证号——去年 11 月同类型问题曾出现在另一家供应商（杭州民生健康），当时检查前两天突击让供应商补传真件才过关，靠的是质管员记得这事。现在五要素核对是固定步骤，每份授权书都会跑一遍，不靠记性。

第 3 步 · 批号与效期推算 · 这个品到了店里还剩多久

按生产日期推算到货时剩余效期

第 5 步 · 留证与签批 · 审批表预填完成

法定栏位预填，缺项如实标注，审批意见栏留空

这一步的看点 · 把技术动作翻译成钱先采后补一旦被记缺陷，对应的是 GSP 整改与复查（不是罚款了事）；而推迟三天采购的代价是这个品晚三天上货架（按月销 200 瓶、毛利 38%）——三天约 50 瓶、毛利约 1,500 元。两边的量级一比，先补件再采购就不难选。

这份审批表还不能签理由：授权委托书五要素缺三项（身份证号、起止日期、品种与地域）——GSP 第 62 条对首营品种必备资料做了法定列举，五要素是高频缺陷点（飞检通报中反复出现）；检验报告拟采批号对应的新批报告正在补传（09-02 下午到）。若陈慧敏现在签字，她承担的是「明知资料不齐仍批准采购」的责任。替代方案：方案一、等 3项补件到齐后重新过一遍（09-03 上午最快）——供应商已二次确认时限，3 项补件可在 24 小时内全部到位，9 月 4 日上会前可走完审批（不阻塞业务进度）；方案二、9 月 4 日上会先做「资料部分合格、暂缓采购」的中间结论——先把采购窗口推后 3 天，避免先采后补（那才是飞检缺陷项），代价是这个品晚 3 天上货架、月毛利损失约 1,500 元。不存在第三种选项：先采购后补审批是飞检点名过的缺陷项（长沙 2026 飞检通报：中药饮片未见首营品种审批记录被责令限期改正），违规成本远高于推迟三天。

之后这一次跑完，公司多了什么

不讲省了多久：讲少了几个隐患、沉淀了什么

• ✓ 首营资料清单变成固定核对步骤：每份资料包自动过一遍八类清单，不再依赖质管员的经验
• ✓ 授权书五要素核对沉淀为规则：这个行业最高频的缺陷点从此有固定检查位
• ✓ 「先审后采」有了抓手：预审输出本身就是审批表的附件，倒逼流程顺序
• ✓ 角色变了：质管员从「签收一堆照片凭感觉说齐全」变成「看一页缺件清单决定签不签」

追问现场可能被问到的

答不上来的问题，比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果

• 能判断检验报告是不是伪造的吗？ 不能。我们核的是要素完整性与批号一致性（报告批号 vs 拟采批号），真伪判定要人工向出具单位求证。发现疑点（如格式异常、印章不清）会标注，但不下结论。
• 供应商说资料下周才齐，采购等不了怎么办？ 预审只输出「缺什么」，不输出「能不能先买」。但会提示：先采后补是飞检点名过的缺陷项（中药饮片无首营审批被责令改正的案例是真实存在的）。决定权在质量负责人。
• 每月才三五个新品，值得吗？ 首营审核是 GSP的强制节点，值不值得不看频率看后果：首营失效的处罚量级是货值倍数罚款。这个场景的价值是把「补审批」变成「先审批」。

③ 能力沉淀（Skill / 提示词 / 预期输出 / 人工边界）

1. Skill 能力包

导入之后，同类任务会自动按这套规则走 —— 提示词才能写得那么短

首营品种资料预审 —— 每上一个新品先过八道资料关，缺件一次性列清 · Skill

SKILL.md 主本 + references（输出骨架 / 判据 / 渲染脚本）· 符合 WorkBuddy Skill 规范

版本 v1.0

first-purchase-precheck.zip

在 WorkBuddy 里直接上传这个 zip 即可导入

包内结构

• SKILL.md 主本 —— YAML 元信息 + 执行流程 + 硬规则 + 人工边界
• references/output_template.md 输出骨架（sheet 名 / 分区顺序 / 列头）+ 可直接运行的渲染脚本
• references/judgement_rules.md 判据与口径 —— 什么情况算异常、什么情况必须拦住

references 不会一次性全读进来 —— Agent 按需取用。所以 Skill 可以写得很细，不会拖慢每次对话。

2. 原始素材

这些就是医药零售手上真实能拿到的东西 —— 格式不统一是常态，不是问题

📁PS-02 · 演示素材

脱敏构造数据 · 真实业务格式 · 埋点可核验

共 4 份

XLS01_辅酶Q10_首营资料包_扫描件目录.xlsx供应商发来的资料包——照片、PDF 混在一起，按接收时间排列下载

• ↓XLS02_拟采购品种信息表.xlsx 采购员填写的拟采购品种信息表，作为核对的基准
• 03_首营品种审批表_模板.docx GSP 第 62 条法定格式，由采购员填表申请→质量部门审核→质量负责人审批
• 04_GSP第62条_首营品种资料法定清单.txt GSP 第 62 条对首营品种必备资料的法定列举

怎么用

• 把素材全部拖进 WorkBuddy 对话框（不需要整理格式、不需要改文件名）
• 粘贴下方提示词发送
• 拿到正式件初稿 —— 签批栏留空，推荐意见留空，由你填

3. 提示词卡片

这是供应商发来的新品资料包，按首营品种的资料清单核一遍。 缺什么、哪里对不上，一次列清楚。授权书那五个要素逐项核，缺一个都算不合格。 检验报告的批号要和我们要采的批号对得上，对不上的单独标出来。 审批表帮我预填，审批意见那栏留空，我自己签。

为什么这么短就够了：资料清单与高频缺陷点写在能力包的判断规则里。你只需要把资料包扔进来。

换成你自己的业务：把素材换成你手上的真实文件即可。导入 Skill 之后，

该走几步、什么口径、什么情况必须拦住，Agent 自己知道 —— 你只需要说清这是什么事。

自己组织输入的三步法

• 用自然语言说清核心需求 —— 就按平时跟同事交代活的方式说：什么事、什么文件、什么要求。不用讲究格式。
• 调用 Skill 补齐专业规则 —— 导入本页 Skill 后，流程、口径、硬规则 Agent 自己知道。
• 用「增强提示词」补全遗漏 —— 输入框旁边有增强按钮，把随口说的话补成更完整的表述。

分工：自然语言负责「这是什么事」，Skill 负责「该怎么做」，增强提示词负责「别漏了什么」。

4. 预期输出

不方便现场跑的时候可以直接拿这份给客户看 · 与实跑结果同结构

📋正式交付物

带签批栏 / 冻结首行 / 开筛选 —— 判断标准是「能不能直接进企业的流程」

共 3 份

• PS-02_首营品种审批表.xlsx 正式件 · 法定栏位预填 · 审批意见栏留空
• PS-02_首营缺件清单.xlsx 可派发· 逐项缺件与要素缺陷 · 附供应商回传模板
• PS-02_补件函.xlsx 可发出 · 一页纸列清补件要求与回传窗口

Skill 里固化了什么：从历史记录里想起了公司踩过的坑该拦的地方拦住了排除性结论把技术动作翻译成钱

输入清单：首营资料包（供应商发来的照片与 PDF 混合）真实形态就是乱的——乱本身就是预审对象拟采购品种信息表.xlsx（采购员填：品名、规格、批号、拟采量）对检验报告与包装实样的核对基准首营品种审批表模板.docx（GSP法定格式）预填的对象——栏位法定，不发明新格式

人工边界：不做首营审批的结论：「审核通过/不通过」必须由质量负责人签字。预审只回答「资料齐不齐、缺哪几件、对不对得上」，审批表的审批意见栏留空。资料真实性（印章是否原件、检验报告是否伪造）提示疑点但不判定——判定与向供应商求证都是人工。

升为客户真实案例还缺什么：客户当前真实输入文件（不要整理过的）岗位现行 SOP 与审批链（金额分档、谁签字）至少一次真实出过问题的案例客户当前正在用的正式输出模板客户确认的阈值口径（多少天算临期、多少金额算大额）

5. 同一角色下的其他场景

商品准入与采购 · 产出即下一步输入

• PS-01 · 供应商资质到期台账与催办：过期了还在下单的供货方，要有人追

上下游串起来就是完整链路。每一步的产出都是下一步的输入，不用在不同工具之间来回复制粘贴。

场景内容基于 WorkBuddy 产品能力整理，演示中的企业、人物与数据均为虚构，不代表任何客户的实际成效；痛点引用的公开来源已做脱敏处理。网页版由原资料转换，部分演示表格以原文形式展示。