PS-01 · 供应商资质到期台账与催办

① 场景引入

一、这件事现在是什么样

商品准入与采购 · 真实业务触发

每月月初质管例会前，质量负责人要把供货方资质状态过一遍。会前两天开始翻网盘文件夹、对 ERP 台账，往往只来得及查「名字记得住的十几家」。会上会被老板追问一句：「上个月还在华康进货，他们证照什么时候到期？」

二、痛点 · 每条都有来源

1. 行业自查数据显示 1142 家存量供货方中 83 家资质过期（7.27%）、ERP 只提前 7 天预警且过期后仍可正常下单——「过期了还在下单」不是个案是常态
   依据：某药品经营企业自查整改文档：排查 1142 家存量供货方，83 家资质过期未更新（7.27%）；ERP 只设提前 7 天预警且无锁单管控
2. 资质档案的真实形态是网盘文件夹里塞满扫描件和照片，厂商方案页自己承认「依靠人工登记、缺少到期预警」——台账半年没整体过一遍
   依据：吉客云方案页确认行业现状：各类供应商、产品资质依靠人工登记，缺少到期预警
3. 首营审核失效的代价是货值倍数罚款：云南有企业因未确定供货单位合法资格等被没收违法所得并处货值 7.6 倍罚款 255 万元——一张过期证照背后是这条线
   依据：中国医药报：首营资料纸质传递、易篡改、更新不及时是行业通病；每新确定一个供应商或品种所需审核材料达十余种
4. 这个活在组织里没有主人：质管员 JD 里写着证照年检与供应商建档，但同一个人还要管质量体系、不良反应、飞检和培训——每月整体过一遍 87 家供货方排不进日程
   依据：连锁质量管理员招聘 JD：质量体系维护、证照办理年检、供应商建档、不良反应上报、配合飞检、组织培训全部集于一岗，月薪 4-5 千

三、换个做法之后

变化不在「快」，在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

• 行业自查数据显示 1142 家存量供货方中 83 家资质过期（7.27%）、ERP 只提前 7 天预警且过期后仍可正常下单——「过期了还在下单」不是个案是常态
• 资质档案的真实形态是网盘文件夹里塞满扫描件和照片，厂商方案页自己承认「依靠人工登记、缺少到期预警」——台账半年没整体过一遍
• 首营审核失效的代价是货值倍数罚款：云南有企业因未确定供货单位合法资格等被没收违法所得并处货值 7.6 倍罚款 255 万元——一张过期证照背后是这条线
• 这个活在组织里没有主人：质管员 JD 里写着证照年检与供应商建档，但同一个人还要管质量体系、不良反应、飞检和培训——每月整体过一遍 87 家供货方排不进日程

✓ 交给 Agent 之后

• 多来源文件一次读入，先做口径与完整性校验，再开始算
• 每条结论绑定来源文件、字段或条号，可以被审
• 产出是企业真会流转的正式件（带签批栏），不是一张展示用的表
• 该拦的地方给出「现在还不能提交」，并给不用干等的替代方案

四、场景闭环

5 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

1. 台账与扫描件对齐 · 先知道每家到底缺什么把 ERP 台账的 87 家与网盘目录逐家对齐：证照类型、证号、有效期从扫描件读出，台账没有的补上，扫描件缺的记入缺件清单
2. 效期分级 · 87 家分成红黄绿三档按剩余天数分级：30 天内红色、60 天内黄色、已过期深红、资料缺失灰色——分级标准与催办节奏写死在判断规则里，不凭手感第3 步订单交叉核对 · 找出「过期了还在下单」的用近 3 个月采购流水核对：已过期或资料缺失的供货方名下有没有新订单——这一步用台账之外的那份数据，风险才藏不住
3. 催办函与跟进任务 · 把「知道」变成「有人追」红黄两档逐家生成给供应商的催办函（附缺件清单），并生成采购员跟进任务表：每家写明联系窗口、补齐截止日、逾期动作
4. 留证与签批 · 生成可上会的台账与锁单请示台账、缺件清单、锁单请示三件套一次生成，签批栏留空；在途订单涉及金额逐笔列出，供老板拍板

要准备什么：合格供货方档案表.xlsx（ERP 导出，87 家）台账里有供应商名称和合作状态，证照效期栏半年没更新——这正是要补的那一栏供应商资质扫描件网盘目录（87 个文件夹）星标素材：平时压根不在核对范围里，塞满证照照片与 PDF，是本次核对的唯一真实依据近 3 个月采购订单流水（药师帮 + ERP）用来交叉核对「资质过期了还在下单」——台账说正常、订单说不正常的，才是真风险

为什么这个场景值得做

优先级评分：痛感 5 × AI 适配 4 ÷ 落地难度 2 = 10.0

最大差异点：不要求先把网盘里的扫描件整理成规范档案。扫描件按原样扔进来，证照类型、证号、有效期由核对时逐张读出，台账自动更新；读不清的标注「待人工辨认」，不猜。

评分口径：痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」；

AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」；

落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景，分数会被压得很低。

五、会产出什么

判断标准只有一个：这份东西能不能直接进企业的流程

• 正式件本体：供应商资质到期台账.xlsx 正式件 · 87 家全量 · 红黄绿灰四档 · 含签批栏
• 可派发清单：资质催办函包.xlsx 可派发 · 26 家逐封 · 附缺件清单与跟进任务
• 可派发清单：在途订单锁单请示.xlsx 可上会 · 过期供货方在途订单逐笔金额与风险依据

这套东西不承诺什么：不替企业做「停止合作」的决定：过期供货方是否锁单、在途订单怎么处理，由采购员与老板确认后人工执行。台账只做发现与催办，锁单请示只列事实与风险，审批栏留空。对已过期仍在交易的供货方，不做任何「补证照」的动作——资料必须由供应商提供。

② Live Demo（演示逐步）

演示模式 · 可视化预演 本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。

案例设定：康泽医药连锁 9 月 1 日的质量例会前 48 小时：老板周建明点名要查「芜湖华康医药」与「亳州0000 中药饮片」两家的资质，老板在会上要听到具体到期日和「过期了还在不在下单」。这是 23 店连锁 87 家供货方全量核对的第一刀，结果将决定本月是否触发锁单流程。

台账供货方87 家过期仍在交易2 家在途订单合计12,847 元结论暂缓提交

输入医药零售手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框

• 01_合格供货方档案表.xlsx ERP 导出的供货方主台账，87 家全量，证照效期栏是半年前更新的质管员陈慧敏维护 · 半年没整体过一遍
• 02_供应商资质扫描件网盘目录.xlsx 总部共享网盘里的供应商文件夹清单，87 个文件夹，证照照片与PDF 混放——平时压根不在核对范围里，是本次核对的唯一真实依据采购员刘志强上传 · 半年没整理
• 03_近3个月采购订单流水.xlsx ERP + 药师帮 APP 合并导出的采购流水，用来交叉核对「资质过期了还在下单」ERP 自动 · 药师帮 APP月度导出
• 04_药品经营许可证_华康_扫描件说明.txt 从 S-007 扫描件读出的证照关键信息摘要，用于核对台账字段质管员整理的核对笔记

注意标橙色那一份 —— 02_供应商资质扫描件网盘目录.xlsx。它采购员刘志强上传 · 半年没整理，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。

提示词就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底

把网盘里 87 个供应商文件夹的扫描件和 ERP 台账对一遍，做一张资质到期台账。 证照类型、证号、有效期从扫描件里读，读不清的标出来别猜。 再用最近三个月的采购流水核一遍：过期或缺资料的供货方名下还有没有新订单。 红黄档每家生成一封催办函，附缺件清单。锁单的事我不定，列出来给老板批。

短是因为证照类型识别、分级标准、催办函格式都写在能力包里了。你只需要说清核什么、和什么核。

触发老板点名要查 87 家里那两家

质量例会前 48 小时，谁也躲不掉

9 月 1 日（周二）早 10 点，周建明把陈慧敏叫进办公室：「华康和亳州那两家的证照，我上周去市里开会听人提到，你查一下。明天上午开质量例会，我要听到具体的——什么时候到期、过期了还在不在下单、金额多少。」

第 1 步 · 台账与扫描件对齐 · 先知道每家到底缺什么

87 家逐家核对，从扫描件读出真证号和效期

这一步的看点 · 排除性结论对齐结果是 61 家「正常供货方」可以直接排除——依据是扫描件齐全、效期均在 90 天以上、授权书五要素完整。把催办范围从 87 家缩到 26 家，剩下的力气花在真有风险的地方。排除性结论的价值不在于发现错，而在于把核对范围缩小——省掉一整轮 61 家无意义的复查。

第 2 步 · 效期分级 · 87 家分成红黄绿灰四档

按剩余天数分级，标准与催办节奏写死

这一步的看点 · 从历史里想起了公司踩过的坑亳州0000 中药饮片 GSP 证书 2026-08-15 到期 18 天，而采购订单 PO-20260828-0142 在 8 月 29 日还有一笔 4,720 元的入库。再翻 2025 年 3 月同一家曾出现过「证照已过期仍在供货」，当时是质管员在飞检前突击换掉了供应商才没出事，靠的是她记得这件事。这条不靠当年经手的人还在不在职——订单流水与扫描件的交叉核对每次都会重新跑一遍。

第 3 步 · 订单交叉核对 · 找出「过期了还在下单」的

用近 3 个月采购流水核对，红档与深红档逐笔过

这一步的看点 · 把技术动作翻译成钱已过期仍在交易的 1 家，按药品管理法未从合法渠道购进的量级：没收+罚款参考宝鸡案 2 万起、云南案货值 7.6 倍 255 万上限；而在途订单

12,847 元若锁单，损失的是一笔可推迟的采购——两边的金额差就是「要不要现在处理」的答案。结论：12,847 元的在途订单，背后站着的是 7.6 倍货值的潜在罚款。

第 4 步 · 催办函与跟进任务 · 把「知道」变成「有人追」

26 家逐家生成给供应商的催办函，附缺件清单与采购员跟进任务

26 家（4 红 + 7 黄 + 13 灰 + 2 深红）每家一份催办函——供货方函件类型需补内容截止日逾期动作S-007 芜湖华康30 天到期催办 + 授权书补件授权书加注身份证号/起止日期/品种/地域2026-09-25到期后自动锁单S-012 亳州0000锁单通知 +新证催办GSP 续期后新版证书 + 法人签字的合规承诺2026-09-10逾期未补自动停采S-052 杭州民生8 天到期催办新版药品经营许可证2026-09-10到期后自动锁单S-071 宜昌人福36 天到期催办新版药品经营许可证2026-10-01到期后自动锁单S-034华润医药53 天到期催办新版药品经营许可证2026-10-15到期后自动锁单S-058 上海信谊49 天到期催办新版药品经营许可证2026-10-10到期后自动锁单S-018 合肥康宁（灰）补件催办二类经营备案扫描件重传（清晰版）2026-09-15材料不齐暂停采购合计—26 封——26 封催办函 + 采购员跟进任务表一次生成。亳州那份是锁单通知——措辞上不写「停止合

这一步的看点 · 该拦的地方拦住了催办函不是「发完就没事」——亳州那份附带的锁单通知是行动项，采购员刘志强看到这封函时必须停下 8月 29 日那批货的下游流向检查。替代方案已经写进催办函：方案一、今天就提交锁单请示（涉及在途订单 2 笔 7,007元，老板当天可批）；方案二、对 4 家 30 天内到期供应商先发催办函（不依赖锁单流程，成本为零）——两条路并行，不需要干等。

第 5 步 · 留证与签批 · 生成可上会的台账与锁单请示

台账、缺件清单、锁单请示三件套一次生成，签批栏留空

这一步的看点 · 四类看点汇总①历史教训：亳州 8/29 仍在交易、2025 年 3 月同类事件靠人记得才免于被查——本步把它写进规则；②拦住的动作：台账不能直接交老板——深红 1 家必须先处置；③排除性结论：61 家绿色供货方可以直接排除，催办范围 26 家即可；④翻译成钱：12,847 元的在途订单 vs 7.6 倍货值的潜在罚款，量级一目了然。

这份台账现在还不能交老板理由：：深红 1 家（S-012 亳州0000，GSP 已过期 18 天）仍在交易，在途订单 2 笔 7,007 元——按药品管理法 55/129 条属「从非法渠道购进」，参照宝鸡案 2 万起、云南案 7.6 倍货值上限（255 万）的量级，台账未处置前不具签字条件。替代方案：方案一、立即锁单——今天就提交在途订单锁单请示（涉及深红 7,007 元 + 红档5,840 元= 12,847 元），老板当天可批，采购员刘志强同步下游流向检查（不阻塞 26 封催办函发出）；方案二、平行催办——对 4 家 30 天内到期 + 7 家 60 天内到期 + 13 家资料缺失的 24 家立即发催办函（不依赖锁单流程，成本为零，9月 4 日前可全部发出）。两条路并行，不用干等老板签字。

之后这一次跑完，公司多了什么

不讲省了多久：讲少了几个隐患、沉淀了什么

• ✓ 台账多了一栏「扫描件核验日期」：下次再过台账，直接从这栏往后查
• ✓ 分级标准被固定下来：30/60 天两档写进判断规则，不再凭手感
• ✓ 一条「过期仍在交易」的历史教训进入订单核对环节：以后每轮交叉核对都会自动跑
• ✓ 角色变了：质管员从「翻网盘三天、只查记得住的十几家」变成「出全量台账，老板只看红档两家」

追问现场可能被问到的

答不上来的问题，比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果

• 扫描件糊了读不出效期怎么办？ 标「待人工辨认」放进缺件清单，催办函里一并要求供应商重发清晰版。不猜日期——猜错一天，分级就错一档。
• 能不能直接停掉过期供应商？ 不能，这个决定由采购员和老板做。台账只列事实：谁过期了、有没有在途订单、金额多少。锁单请示的审批栏留空。
• 供应商就是拖着不补证怎么办？ 台账会把他从黄色滚动成红色直到深红（过期），每轮催办函重新生成一次。到哪一步停合作，是业务决定不是数据决定。

③ 能力沉淀（Skill / 提示词 / 预期输出 / 人工边界）

1. Skill 能力包

导入之后，同类任务会自动按这套规则走 —— 提示词才能写得那么短

供应商资质到期台账与催办 —— 过期了还在下单的供货方，要有人追 · Skill

SKILL.md 主本 + references（输出骨架 / 判据 / 渲染脚本）· 符合 WorkBuddy Skill 规范

版本 v1.0

supplier-credential-expiry.zip

在 WorkBuddy 里直接上传这个 zip 即可导入

包内结构

• SKILL.md 主本 —— YAML 元信息 + 执行流程 + 硬规则 + 人工边界
• references/output_template.md 输出骨架（sheet 名 / 分区顺序 / 列头）+ 可直接运行的渲染脚本
• references/judgement_rules.md 判据与口径 —— 什么情况算异常、什么情况必须拦住

references 不会一次性全读进来 —— Agent 按需取用。所以 Skill 可以写得很细，不会拖慢每次对话。

2. 原始素材

这些就是医药零售手上真实能拿到的东西 —— 格式不统一是常态，不是问题

📁PS-01 · 演示素材

脱敏构造数据 · 真实业务格式 · 埋点可核验

共 4 份

• 01_合格供货方档案表.xlsx ERP 导出的供货方主台账，87 家全量，证照效期栏是半年前更新的
• 02_供应商资质扫描件网盘目录.xlsx 总部共享网盘里的供应商文件夹清单，87 个文件夹，证照照片与 PDF 混放——平时压根不在核对范围里，是本次核对的唯一真实依据
• 03_近3个月采购订单流水.xlsx ERP + 药师帮 APP 合并导出的采购流水，用来交叉核对「资质过期了还在下单」
• 04_药品经营许可证_华康_扫描件说明.txt 从 S-007 扫描件读出的证照关键信息摘要，用于核对台账字段

怎么用

• 把素材全部拖进 WorkBuddy 对话框（不需要整理格式、不需要改文件名）
• 粘贴下方提示词发送
• 拿到正式件初稿 —— 签批栏留空，推荐意见留空，由你填

3. 提示词卡片

把网盘里 87 个供应商文件夹的扫描件和 ERP 台账对一遍，做一张资质到期台账。 证照类型、证号、有效期从扫描件里读，读不清的标出来别猜。 再用最近三个月的采购流水核一遍：过期或缺资料的供货方名下还有没有新订单。 红黄档每家生成一封催办函，附缺件清单。锁单的事我不定，列出来给老板批。

为什么这么短就够了：短是因为证照类型识别、分级标准、催办函格式都写在能力包里了。你只需要说清核什么、和什么核。

换成你自己的业务：把素材换成你手上的真实文件即可。导入 Skill 之后，

该走几步、什么口径、什么情况必须拦住，Agent 自己知道 —— 你只需要说清这是什么事。

自己组织输入的三步法

• 用自然语言说清核心需求 —— 就按平时跟同事交代活的方式说：什么事、什么文件、什么要求。不用讲究格式。
• 调用 Skill 补齐专业规则 —— 导入本页 Skill 后，流程、口径、硬规则 Agent 自己知道。
• 用「增强提示词」补全遗漏 —— 输入框旁边有增强按钮，把随口说的话补成更完整的表述。

分工：自然语言负责「这是什么事」，Skill 负责「该怎么做」，增强提示词负责「别漏了什么」。

4. 预期输出

不方便现场跑的时候可以直接拿这份给客户看 · 与实跑结果同结构

📋正式交付物

带签批栏 / 冻结首行 / 开筛选 —— 判断标准是「能不能直接进企业的流程」

共 3 份

• PS-01_供应商资质到期台账.xlsx 正式件 · 87 家全量 · 红黄绿灰四档 · 含签批栏
• PS-01_资质催办函
• 包.xlsx 可派发 · 26 家逐封 · 附缺件清单与跟进任务
• PS-01_在途订单锁单请示.xlsx 可上会 · 过期供货方在途订单逐笔金额与风险依据

Skill 里固化了什么：从历史记录里想起了公司踩过的坑该拦的地方拦住了排除性结论把技术动作翻译成钱

输入清单：合格供货方档案表.xlsx（ERP 导出，87 家）台账里有供应商名称和合作状态，证照效期栏半年没更新——这正是要补的那一栏供应商资质扫描件网盘目录（87 个文件夹）星标素材：平时压根不在核对范围里，塞满证照照片与PDF，是本次核对的唯一真实依据近 3 个月采购订单流水（药师帮 + ERP）用来交叉核对「资质过期了还在下单」——台账说正常、订单说不正常的，才是真风险

人工边界：不替企业做「停止合作」的决定：过期供货方是否锁单、在途订单怎么处理，由采购员与老板确认后人工执行。台账只做发现与催办，锁单请示只列事实与风险，审批栏留空。对已过期仍在交易的供货方，不做任何「补证照」的动作——资料必须由供应商提供。

升为客户真实案例还缺什么：客户当前真实输入文件（不要整理过的）岗位现行 SOP 与审批链（金额分档、谁签字）至少一次真实出过问题的案例客户当前正在用的正式输出模板客户确认的阈值口径（多少天算临期、多少金额算大额）

5. 同一角色下的其他场景

商品准入与采购 · 产出即下一步输入

• PS-02 · 首营品种资料预审：每上一个新品先过八道资料关，缺件一次性列清

上下游串起来就是完整链路。每一步的产出都是下一步的输入，不用在不同工具之间来回复制粘贴。

场景内容基于 WorkBuddy 产品能力整理，演示中的企业、人物与数据均为虚构，不代表任何客户的实际成效；痛点引用的公开来源已做脱敏处理。网页版由原资料转换，部分演示表格以原文形式展示。