SA-03 · 申报形式审查

① 场景引入

一、这件事现在是什么样

科技处项目管理 · 真实业务触发

2027 年申报季，全院 38 份申请书涌进科技处，3 个人要在两周内完成形式审查。往年退回率最高的三类：参与者超项（同一人挂在三个项目上）、参与者简历与申报信息不一致、预算科目填错。某高校的四轮审查倒排时间表贴在墙上——每一轮都是人肉逐份翻。

二、痛点 · 每条都有来源

1. 申请季最大摩擦是形式审查退回循环：申请人自查→学院二次形式审查→科研处再审查→逐项审核提交——每个院所的时间表都是四轮倒排
   依据：某高校申请组织通知：申请人自查→学院科研办二次形式审查→3 月 16 日科研处再审查→3 月 18 日逐项审核提交→3 月 19 日「只对退回优化的申请书进行审核」——形式审查退回循环是申请季最大摩擦
2. 某高校申请组织通知：2 月 25 日预提交、3 月 5 日科技处第一轮形式审查并反馈、3 月 16 日第二轮+在线终审——反馈时间以天计，因为退回是常态
   依据：某高校申请组织通知：2 月 25 日前第一轮预提交、3 月 5 日前科技处第一轮形式审查并反馈、3 月 10 日前正式提交、3 月 16 日前第二轮形式审查+在线终审——院内倒排时间表
3. 依托单位是科研诚信第一责任人，履职不到位依规问责——形式审查漏过的坑，最后是单位担责
   依据：2026 年国自然申请与结题通告：不得使用生成式人工智能直接生成的申请书、进展报告或结题/成果报告，不得使用未经核实的生成内容；使用 AI 须全面如实声明并标识；依托单位履行科研诚信第一主体责任，履职不到位依规问责
4. 科技部通报先例：海南师大因虚假票据列支、违规开支被追回资金、通报批评、课题负责人取消 3 年申报资格——「单位被问责」不是假设
   依据：科技部 2016 年通报 6 家单位：海南师大因虚假票据列支、违规开支被追回已验收课题违规开支资金、通报批评、课题负责人取消 3 年申报资格——依托单位问责的真实案例

三、换个做法之后

变化不在「快」，在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

• 申请季最大摩擦是形式审查退回循环：申请人自查→学院二次形式审查→科研处再审查→逐项审核提交——每个院所的时间表都是四轮倒排
• 某高校申请组织通知：2 月 25 日预提交、3 月 5 日科技处第一轮形式审查并反馈、3 月 16 日第二轮+在线终审——反馈时间以天计，因为退回是常态
• 依托单位是科研诚信第一责任人，履职不到位依规问责——形式审查漏过的坑，最后是单位担责
• 科技部通报先例：海南师大因虚假票据列支、违规开支被追回资金、通报批评、课题负责人取消 3 年申报资格——「单位被问责」不是假设

✓ 交给 Agent 之后

• 多来源文件一次读入，先做口径与完整性校验，再开始算
• 每条结论绑定来源文件、字段或条号，可以被审
• 产出是企业真会流转的正式件（带签批栏），不是一张展示用的表
• 该拦的地方给出「现在还不能提交」，并给不用干等的替代方案

四、场景闭环

5 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

1. 规则集装载当年指南的限项/格式/要件规则 + 往年退回问题清单，合成检查项库
2. 逐份全量初筛38 份申请书对检查项库逐项过——问题定位到页码与字段
3. 超项交叉比对38 份申请书的参与者名单 × 在研项目台账——同一人出现在几处
4. 退回意见草稿每处问题生成给申请人的说明与修改指引——先于人到位
5. 复审与放行边界案例由科技处人工复核——机器只负责把非边界问题清干净

要准备什么：38 份申请书 PDF（预提交版）审查对象——限项、简历、预算、伦理、格式五类要点逐项过限项规则与当年申报指南超项判定的规则来源——高级职称 2 项、参与总数等规则以指南为准全院在研项目台账（SA-02 同一份）参与者超项比对的底册——谁已经挂在几个项目上往年退回问题清单（科技处积累的）历史坑的清单化——往年栽过的跟头是最高优先级检查项

为什么这个场景值得做

优先级评分：痛感 4 × AI 适配 5 ÷ 落地难度 2 = 7.0

最大差异点：形式审查的坑是有限集合——限项规则、简历一致性、预算科目、伦理要件，规则明确但散落在通知文件里。本场景把 38 份申请书逐份对着规则集过一遍，产出不是「通过/不通过」，是每份申请书的问题定位 + 退回意见草稿——科技处的三天从「逐份翻」变成「复核机器挑出的 11 处问题」。人的判断用在边界案例上，不用用在人肉比对上。

评分口径：痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」；

AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」；

落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景，分数会被压得很低。

五、会产出什么

判断标准只有一个：这份东西能不能直接进企业的流程

• 正式件本体：形式审查核对单.xlsx 38 份 × 检查项库 · 问题定位到页码字段 · 放行/退回/边界三级标注
• 可派发清单：退回意见草稿.docx 11 份有问题申请的逐份说明 · 问题/依据条款/修改指引 · 科技处审定后发出
• 可派发清单审查时间

表.xlsx四轮倒排 · 零问题放行清单 · 边界案例人工复核队列

这套东西不承诺什么：形式审查只对「形式」负责：限项、超项、简历一致性、预算科目、伦理要件、格式；学术内容与立项依据不评（那是评审专家的事）；退回意见是草稿，退与不退由科技处负责人决定；不代替申报人在系统里的提交动作。

② Live Demo（演示逐步）

演示模式 · 可视化预演 本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。

案例设定：应用催化研究所（虚构 · 128 人 · 兰州）2026 年 3 月集中接收期，科技处要在送出前对全所 38 份申请书（国自然+省重点+市厅级）做形式审查。基金委 2024 年通报全委初审退回率 18.2%，其中约七成是格式类问题——而本所 2025 年集中接收期最后两天被打回过 12 份。

申请书38 份检查项9 类有问题11 份结论11 份退回修改后才能送出

输入科研院所手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框

• 01_申请书清单_2026集中接收.xlsx 全所 38 份申请书的送审清单——渠道、课题组、页数、自检表状态科技处汇总 · 3月 11 日
• 02_检查项库_九类.xlsx 科技处的形式审查检查项库——九类逐项可勾科技处维护 · 2026 年 2 月版
• 03_基金委通报_2024形式审查统计.xlsx 基金委 2024 年通报的全委初审退回统计——退回率与原因结构基金委通报转载数据 · 2024年 12 月
• 04_本所2025年退回情况复盘.txt 2025 年集中接收期最后两天 12 份被打回的内部复盘——写在会议纪要附录里，平时没人翻科技处复盘 · 2025 年 4 月
• 05_边界案例手册_科技处经验.xlsx 历年边界情形的判定记录——规则没写死的灰色地带怎么办科技处老同事交接沉淀 · 2024 年版

注意标橙色那一份 —— 04_本所2025年退回情况复盘.txt。它科技处复盘 · 2025 年 4 月，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。

提示词就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底

这是全院预提交的 38 份申请书，这是今年的申报指南和限项规则，这是全院在研项目台账，这是往年退回问题清单。帮我做四件事：

1. 38 份逐份过一遍形式审查：限项、参与者简历一致性、预算科目、伦理要件、格式——问题定位到页码和字段。2. 参与者名单跟在研项目台账交叉比对一下，一个人挂在几个项目上的，全部标出来。
2. 有问题的每份出一份退回意见草稿：哪里有问题、按指南哪一条、怎么改——写给我看，退不退我来定。
3. 按四轮审查结构排一下本院的时间表：预提交、第一轮反馈、修改窗口、终审。 零问题的直接列个放行清单，我抽查就行。

限项规则装载、往年坑清单、退回意见模板在能力包里；现场只需给三样：申请书 PDF、当年指南、在研台账。

触发事情是这么来的

3 月 20 日集中接收截止，38 份要在 3 月 17 日前全过

38 份申请书、科技处 2 个人、5 个工作日。2025 年的教训写在复盘附录里：最后两天挤在一起送审的 12 份，5 份被退回——全都栽在九类检查项里的前三类。今年的问题：别再重演最后两天。

138 份 × 9 类扫描 · 11 份有问题

机器预查先行 · 人工只看边界

这一步的看点 · 想起所里踩过的坑2025 年最后两天被打回的 5 份，问题类型是署名 3 份+附件1 份+预算 1 份——和今年命中的前三类完全重合。复盘里那句「明年提前三天送审」只解决了时间，没解决检查：提前三天但检查项不落地，照样退回。今年九类检查项机器预查全覆盖——去年那 5 份的问题，每一类都在扫描范围内。

第 2 步 · 退回原因分类 · 与通报口径对照

11 份有问题 = 8 份格式类 + 3 份实质类

这一步的看点 · 排除性结论「8 类格式问题不必人工逐份翻」：九类检查项里除重复率自查依赖作者自检表外，其余八类全部可由文档比对自动完成——署名比对、模板版本、单价核对、目录校验都是确定性规则。人工只保留给边界情形（见第 4 步）——科技处 2 个人的 5 个工作日，应该花在机器判不了的地方。

第 3 步 · 退回意见草稿 · 11 份逐份可发

问题 / 依据条款 / 修改指引 · 科技处审定后发出

这一步的看点 · 该拦的地方拦住了形式审查不通过的申请书不能送出。拦的依据是

18.2% 通报退回率背后的现实：形式审查退回一次，多数就错过当年会评——退回的代价不是科技处的，是课题组的整年。所以这道闸门在所内落下：宁可所内退一次（3 天可改完），不要所外退一次（整年重来）。

第 4 步 · 边界案例人工复核 · 3 份走先例

规则没写死的灰色地带 · 按边界手册判定

这一步的看点 · 从历史沉淀里省判断这 3 条先例是科技处老同事 2024 年交接时留下的——没有这本手册，同样的问题每年来一遍、每次重新吵一遍。边界判定的价值不在对错，在于「同样的情形永远同样的结论」：作者服气、审查者省心、审计有据。

第 5 步 · 四轮倒排时间表 · 不再挤最后两天

3 月 11-17 日四轮 · 零问题放行清单滚动更新

这一步的看点 · 把退回翻译成钱退回 1 份申请书的代价：补正 3 天+重报排队，多数错过当年会评——按面上项目 4 年约 50 万元计，退回一份等于把一个 50 万的窗口顺延一年。机器预查的成本：38 份 × 9 类一遍跑表，科技处半个工作日的电费。结论：四轮倒排不是流程美学，是把「最后两天的赌博」换成「提前三天的确定性」。

之后3 月 17 日送出之后的两件事

复盘入库 · 手册补录

动作责任人完成时点边界手册补录 3 条新先例科技处3 月 20 日2026 年形式审查复盘（对照 2025）归档科技处4 月 10 日送出当天程砚秋来电话问：「今年最后两天还有得忙吗？」科技处答：「38 份昨天全送了，您那组 A-04 零问题。」这 11 份申请书现在还不能送出为什么不能送：11 份申请书存在 17 处格式与依据类命中，按 18.2% 通报退回率的口径，送出去大概率被打回——退回一次就是错过当年会评。两个不用干等的替代方案：方案一（推荐 · 0 元 · 工作台模式）：按退回意见草稿逐份修改（平均每份半天），3 月 15-16 日第三轮复检，3 月 17 日 38 份全部送出，比截止提前 3 天。方案二（兜底 · ≈6000 元 · 增补人力）：临时聘用一名退休返聘科研秘书专职复核 1 个月（约 6000 元），适用于来年申请书扩到 50 份以上的情形。

之后这一次跑完，公司多了什么

不讲省了多久：讲少了几个隐患、沉淀了什么

• ✓ 38 份从「逐份人肉翻」变成「复核机器挑出的问题」——科技处的时间只给边界案例
• ✓ 超项问题在预提交当天定位，而不是第一轮审查后
• ✓ 退回意见先于退回到达——申请人的修改窗口从「等通知」变成「当天知道」
• ✓ 往年退回的坑变成检查项库——同一个跟头不摔第二次

追问现场可能被问到的

答不上来的问题，比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果

• 申请人会不会不服机器审出的退回意见？ 意见草稿带依据条款（指南第几条）和页码定位——有理有据的退回没有不服；边界案例本来就留给人审，机器不碰模糊地带。
• 每年指南都变，规则集怎么维护？ 每年申报季把新指南装载进检查项库（半天的事），往年退回清单滚动累积——规则集越用越厚，这正是它比人肉记忆值钱的地方。

③ 能力沉淀（Skill / 提示词 / 预期输出 / 人工边界）

1. Skill 能力包

导入之后，同类任务会自动按这套规则走 —— 提示词才能写得那么短

申报形式审查 —— 38 份申请书逐项过，退回意见先于人到位 · Skill

SKILL.md 主本 + references（输出骨架 / 判据 / 渲染脚本）· 符合 WorkBuddy Skill 规范

版本 v1.0

application-formality-review.zip

在 WorkBuddy 里直接上传这个 zip 即可导入

包内结构

• SKILL.md 主本 —— YAML 元信息 + 执行流程 + 硬规则 + 人工边界
• references/output_template.md 输出骨架（sheet 名 / 分区顺序 / 列头）+ 可直接运行的渲染脚本
• references/judgement_rules.md 判据与口径 —— 什么情况算异常、什么情况必须拦住

references 不会一次性全读进来 —— Agent 按需取用。所以 Skill 可以写得很细，不会拖慢每次对话。

2. 原始素材

这些就是科研院所手上真实能拿到的东西 —— 格式不统一是常态，不是问题

📁SA-03 · 演示素材

脱敏构造数据 · 真实业务格式 · 埋点可核验

共 5 份

XLS01_申请书清单_2026集中接收.xlsx全所 38 份申请书的送审清单——渠道、课题组、页数、自检表状态下载

• ↓XLS02_检查项库_九类.xlsx 科技处的形式审查检查项库——九类逐项可勾
• 03_基金委通报_2024形式审查统计.xlsx 基金委 2024 年通报的全委初审退回统计——退回率与原因结构
• 04_本所2025年退回情况复盘.txt 2025年集中接收期最后两天 12 份被打回的内部复盘——写在会议纪要附录里，平时没人翻
• 05_边界案例手册_科技处经验.xlsx 历年边界情形的判定记录——规则没写死的灰色地带怎么办

怎么用

• 把素材全部拖进 WorkBuddy 对话框（不需要整理格式、不需要改文件名）
• 粘贴下方提示词发送
• 拿到正式件初稿 —— 签批栏留空，推荐意见留空，由你填

3. 提示词卡片

这是全院预提交的 38 份申请书，这是今年的申报指南和限项规则，这是全院在研项目台账，这是往年退回问题清单。帮我做四件事：

1. 38 份逐份过一遍形式审查：限项、参与者简历一致性、预算科目、伦理要件、格式——问题定位到页码和字段。2. 参与者名单跟在研项目台账交叉比对一下，一个人挂在几个项目上的，全部标出来。
2. 有问题的每份出一份退回意见草稿：哪里有问题、按指南哪一条、怎么改——写给我看，退不退我来定。
3. 按四轮审查结构排一下本院的时间表：预提交、第一轮反馈、修改窗口、终审。 零问题的直接列个放行清单，我抽查就行。

为什么这么短就够了：限项规则装载、往年坑清单、退回意见模板在能力包里；现场只需给三样：申请书 PDF、当年指南、在研台账。

换成你自己的业务：把素材换成你手上的真实文件即可。导入 Skill 之后，

该走几步、什么口径、什么情况必须拦住，Agent 自己知道 —— 你只需要说清这是什么事。

自己组织输入的三步法

• 用自然语言说清核心需求 —— 就按平时跟同事交代活的方式说：什么事、什么文件、什么要求。不用讲究格式。
• 调用 Skill 补齐专业规则 —— 导入本页 Skill 后，流程、口径、硬规则 Agent 自己知道。
• 用「增强提示词」补全遗漏 —— 输入框旁边有增强按钮，把随口说的话补成更完整的表述。

分工：自然语言负责「这是什么事」，Skill 负责「该怎么做」，增强提示词负责「别漏了什么」。

4. 预期输出

不方便现场跑的时候可以直接拿这份给客户看 · 与实跑结果同结构

📋正式交付物

带签批栏 / 冻结首行 / 开筛选 —— 判断标准是「能不能直接进企业的流程」

共 3 份

XLSSA-03_形式审查核对单.xlsx38 份 × 检查项库 · 问题定位到页码字段 · 放行/退回/边界三级标注下载

• ↓XLSSA-03_退回意见草稿.docx 11 份有问题申请的逐份说明 · 问题/依据条款/修改指引 · 科技处审定后发出 XLSSA-03_审查时间表.xlsx四轮倒排 · 零问题放行清单 · 边界案例人工复核队列

Skill 里固化了什么：一份申请书的参与者同时挂在三个项目两轮时间表自动倒排排除性结论把技术动作翻译成钱

输入清单：38 份申请书 PDF（预提交版）审查对象——限项、简历、预算、伦理、格式五类要点逐项过限项规则与当年申报指南超项判定的规则来源——高级职称 2 项、参与总数等规则以指南为准全院在研项目台账（SA-02 同一份）参与者超项比对的底册——谁已经挂在几个项目上往年退回问题清单（科技处积累的）历史坑的清单化——往年栽过的跟头是最高优先级检查项

人工边界：形式审查只对「形式」负责：限项、超项、简历一致性、预算科目、伦理要件、格式；学术内容与立项依据不评（那是评审专家的事）；退回意见是草稿，退与不退由科技处负责人决定；不代替申报人在系统里的提交动作。

升为客户真实案例还缺什么：客户当前真实输入文件（不要整理过的）岗位现行 SOP 与审批链（金额分档、谁签字）至少一次真实出过问题的案例客户当前正在用的正式输出模板客户确认的阈值口径（多少天算临期、多少金额算大额）

5. 同一角色下的其他场景

科技处项目管理 · 产出即下一步输入

• SA-01 · 结题材料汇编：65 份清单逐项清点，缺件提前一个月现形
• SA-02 · 经费执行率预警：月度扫描台账与财务，红线距离按天算

上下游串起来就是完整链路。每一步的产出都是下一步的输入，不用在不同工具之间来回复制粘贴。

说明：以上为 WorkBuddy 官方行业场景库三级页面与库级页签的完整整理；均为官方脱敏演示件，用于讲解与交付底稿，不代表已接入客户生产系统、不承诺效率百分比。

场景内容基于 WorkBuddy 产品能力整理，演示中的企业、人物与数据均为虚构，不代表任何客户的实际成效；痛点引用的公开来源已做脱敏处理。网页版由原资料转换，部分演示表格以原文形式展示。