SA-01 · 结题材料汇编

① 场景引入

一、这件事现在是什么样

科技处项目管理 · 真实业务触发

2026 年 6 月结题的省重点研发项目 2023B0909051（海洋工程装备长效防腐涂层中试），3 月启动结题。任务书要求的归档清单 15 个大类 65 份材料：会议视频散在三个微信群、论文 PDF 缺 2 篇、中期检查专家意见找不到扫描件，经费决算表与课题组台账差 8.7 万——正是 RG-03 月报里发现的那笔在途票据。科技处 3 个人，同时在管 6 个结题项目。

二、痛点 · 每条都有来源

1. 一个项目的结项档案清单就是 15 个大类、65 份材料，含会议视频音频照片、成果宣传材料——拍摄归档后几乎无人调阅，但结题时一份不能少
   依据：某媒体报道的一个项目结项档案清单：15 个大类、65 份材料，含会议视频音频照片、成果宣传视频音频照片等——拍摄归档后几乎无人调阅
2. 整理 5 年科研材料平均需 10 天，「提交材料能一次性通过的几率基本为零」——不是少一份成果，就是证书重复、顺序排错
   依据：高校教师社区统计：整理 5 年内课题/论文/获奖/专利等科研材料平均需要 10 天，且「提交材料能一次性通过的几率基本为零」——不是少一份成果，就是证书重复、顺序排错
3. 结题材料里重复填写的内容占三成，光复制粘贴耗两天——格式改得比内容还久
   依据：教授统计：结题材料里重复填写的内容占三成，光复制粘贴耗两天；格式要求（三号宋体 vs 小三号黑体）改格式的时间比写内容还长
4. 某课题结题时执行率 38.5% 被经费检查列为问题——决算数对不上，结题就过不去
   依据：科研经费违规案例警示：某课题结题时执行率 38.5%（低于 50%）被经费检查列为问题

三、换个做法之后

变化不在「快」，在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

• 一个项目的结项档案清单就是 15 个大类、65 份材料，含会议视频音频照片、成果宣传材料——拍摄归档后几乎无人调阅，但结题时一份不能少
• 整理 5 年科研材料平均需 10 天，「提交材料能一次性通过的几率基本为零」——不是少一份成果，就是证书重复、顺序排错
• 结题材料里重复填写的内容占三成，光复制粘贴耗两天——格式改得比内容还久
• 某课题结题时执行率 38.5% 被经费检查列为问题——决算数对不上，结题就过不去

✓ 交给 Agent 之后

• 多来源文件一次读入，先做口径与完整性校验，再开始算
• 每条结论绑定来源文件、字段或条号，可以被审
• 产出是企业真会流转的正式件（带签批栏），不是一张展示用的表
• 该拦的地方给出「现在还不能提交」，并给不用干等的替代方案

四、场景闭环

6 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

1. 清单结构化15 大类 65 份逐项登记：应交份数、格式要求、责任来源（课题组/财务/科技处）
2. 三路取数比对决算数、成果件、人员名单各自取数，与台账并排——差异数字化
3. 缺件清点与定位缺什么、可能在谁手里、补齐要几天——缺件清单按截止日倒排优先级
4. 结余资金核查结余超预算 30% 触发书面说明——说明要素（原因/使用计划）自动起草
5. 纸质件规格清单双面打印、一式两份、装订方式——某媒体那 65 份的教训：规格错也是缺件
6. 结题报告正文框架六部分框架从月报与中期材料拼装——正文结论由课题组补写

要准备什么：项目任务书与结题归档清单（15 大类 65 份）清点的唯一基准——任务书写了几份，就查几份财务处决算导出 + 课题组经费台账（含 RG-03 的口径差异表）决算表 vs 账目一致性是结题第一道坎——差一分钱都要说明课题组成果台账（论文/专利/获奖，RG-01/RG-03 攒的同一份）成果附件的来源池——PDF、证书扫描件在不在，逐项对微信群记录与历次汇报材料（中期检查、年度汇报）65 份清单里会议视频与过程材料的藏身处——三个群挨个翻

为什么这个场景值得做

优先级评分：痛感 5 × AI 适配 5 ÷ 落地难度 3 = 5.8

最大差异点：结题汇编的核心不是「写结题报告」，是跨三路取数后的一件事：清点。财务决算从财务处取、成果证明从课题组成果台账取、人员名单从人事口径取——然后对照任务书要求的 65 份清单逐项打勾，缺什么、在谁手里、还剩几天，变成一张每天可催的表。整理 10 天的活，变成核对的活。

评分口径：痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」；

AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」；

落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景，分数会被压得很低。

五、会产出什么

判断标准只有一个：这份东西能不能直接进企业的流程

• 正式件本体：结题材料汇编与缺件清单.xlsx 正式件 · 65 份逐项清点 + 缺件定位与补齐倒排 + 决算差异逐笔标注
• 正式件本体：结题报告正文初稿框架.docx 六部分框架 · 数据从月报拼装 · 研究结论留空由课题组撰写 · 含签字栏
• 可派发清单：结余资金说明要素稿.docx 结余原因 + 使用计划 · 数据同源自台账 · 课题组落笔后报财务

这套东西不承诺什么：结题报告正文的研究内容与结论由课题组撰写；验收结论与签字由专家组和管理部门作出，本场景只出材料汇编与缺件清单；决算表以财务处账目为唯一口径，差异如实标注不估算；归档视频等多媒体材料只登记元数据，不改原件。

② Live Demo（演示逐步）

演示模式 · 可视化预演 本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。

案例设定：应用催化研究所（虚构 · 128 人 · 兰州）2026 年 9 月，2023 年立项的省重点攻关项目「应用催化基础研究」进入结题验收，10 月 20 日验收会。验收材料标准清单 65 份，课题组自查后仍有 9 项缺件；财务决算口径与月报口径对不上——账面结余 145.3 万元，扣掉在途与未结算后实际结余 101.4 万元，正好踩到 30% 红线。

验收清单65 份缺件9 项实际结余101.4 万元结论缺件与结余说明落定前不能报验收

输入科研院所手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框

• 01_结题验收材料标准清单_65项.xlsx 上级验收办法附的标准材料清单——65 份逐项列名科技处归档 · 2024 年版
• 02_课题组自查清单_2026-09.xlsx 课题组 9 月第一周自查后的清单回执——在位/缺件标注课题组提交 · 9 月 8 日
• 03_经费决算表_财务口径.xlsx 财务处出具的该项目决算导出——4 年总预算 338 万元的口径财务处导出 · 9 月 10 日
• 04_月报经费口径汇总_结题项目.xlsx 从 6-9 月进展月报里汇出的该项目经费口径——在途与未结算的出处科技处汇编 · 与 RG-03 同源
• 05_2023年结题延误通报摘录.txt 2023 年某单位结题因缺件被通报的文件摘录——当时全所传阅过，没人当制度存上级通报转发件 · 2023 年 11 月

注意标橙色那一份 —— 04_月报经费口径汇总_结题项目.xlsx。它科技处汇编 · 与 RG-03 同源，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。

提示词就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底

这是 2023B0909051 的任务书和结题归档清单（15 大类 65 份），这是财务处的决算导出，这是课题组的经费台账和成果台账，这是中期检查以来的汇报材料和三个项目群的聊天记录导出。 帮我做四件事：

1. 65 份清单逐项清点：已齐的打勾，缺的标出来——缺什么、可能在谁手里、补齐要几天，按结题截止日倒排优先级。
2. 决算表和台账并排核一遍，差异逐笔标注原因——别估，差多少写多少。
3. 结余超没超 30% 红线算一下，超了的话把书面说明的要素稿起草出来：结余原因、使用计划，数据用真实的。
4. 结题报告正文的六部分框架从月报和中期材料里拼出来——研究结论留空，我们自己写。 纸质件的打印装订规格也列一张单，别在规格上栽跟头。

65 份清单结构、决算核对规则、结余说明要素在能力包里；现场只需给四样：任务书清单、财务导出、课题组台账、群记录导出。

触发事情是这么来的

10 月 20 日验收会，今天 9 月 15 日

距验收会 35 天。65 份标准清单自查回来 9 项缺件，决算的账面结余 145.3 万和月报口径一扣差出 43.9 万——按通报原话，「缺件清单必须在验收会前 30 日清零」，留给这个所的窗口只剩一周多。

165 份清单清点 · 9 项缺件分型

标准清单 × 自查回执 × 科技处档案 · 三方对账

这一步的看点 · 想起所里踩过的坑2023 年那家被通报的研究所，缺的也是 5 项材料——其中 3 项和本所这次高度相似（测试凭证、协作结算单、应用证明）。通报文件当年全所传阅过，但没人把它变成结题前置检查制度。这次清点把通报原话写进清单首页：缺件必须在验收会前 30 日清零——不是新要求，是 2023 年就该落地的要求。

第 2 步 · 结题报告六部分框架 · 数据从月报拼装

38 页框架 · 每个数字带出处 · 结论段留空

这一步的看点 · 排除性结论「研究结论必须留空，工作台不代写」：完成度自评、培养质量表述、后续研究计划三处留空，由课题组撰写并签字。工作台只做「数字带出处」的拼装——这与代写是两条红线之间的距离：学位法第三十七条与基金委 2026 年通告对代写的界定都是「内容生成」，而框架拼装的数据出处留痕恰好是「内容生成」的反面证明。

第 3 步 · 决算双口径对账 · 145.3 到 101.4

账面结余 vs 实际结余 · 43.9 万差异逐笔

这一步的看点 · 该拦的地方拦住了结余超 30% 红线的结题材料，科技处长不签字。拦的不是流程，是责任：结余超限若无说明，验收结论里会被写「经费管理不规范」，直接影响后续项目申报资格。这道闸门在 9 月就落下，而不是等验收会上被专家问住——被动的解释和主动的说明，在验收结论里是两种写法。

第 4 步 · 结余资金说明要素稿 · 数字同源自台账

结余原因 + 使用计划 · 课题组落笔后报财务

第 5 步 · 缺件补齐倒排 · 9 项到天到人

6 项替代路径 + 3 项必补 · 倒排到 10 月 10 日

这一步的看点 · 排除性结论「6 项缺件不必等原件」：决议、说明、盖章版、批复、提交记录、注明版照片——六种替代路径在验收办法里都有明文依据，等原件反而会错过10 月 20 日验收会。把「要不要等原件」这个问题从责任人的桌面上拿走：结论是已知的，替代路径是合法的，照走即可。

之后10 月 20 日验收会前的最后三件事

缺件清零 · 结余说明定稿 · 预检

动作责任人完成时点9 项缺件清零（6 替代 + 3 必补）各组+科技处10 月 10 日结余说明要素稿课题组落笔定稿课题组+财务10 月 15 日65 份清单终检 + 材料装订送审科技处10 月 18 日验收会前夜，所长翻到清单第 58 项问：「2023 年通报那家的教训，这回落在哪一页？」高沛指着倒排表：「每项到天到人，10 月 10 日已清零。」

这份结题材料现在还不能报验收为什么：不能报：9 项缺件未清零、结余 101.4 万压在 30% 红线上且说明未定稿，按 2023年通报先例，缺件与超限无说明的结题会被延期验收甚至收回资金。两个不用干等的替代方案：方案一（推荐 · 0 元· 工作台模式）：按倒排表 10 月 10 日缺件清零、10 月 15 日结余说明定稿（含 70 万支出安排，结余压到 9.3%），10月 20 日如期验收。方案二（兜底 · ≈3000 元 · 外聘财务顾问）：请事务所对 338 万决算做一次外部复核（约 3000元/项目），与方案一并行，作为验收材料里的第三方背书。

之后这一次跑完，公司多了什么

不讲省了多久：讲少了几个隐患、沉淀了什么

• ✓ 65 份材料从「结题前一个月的考古」变成提前 74 天的逐项清点
• ✓ 决算差异带着原因和闭合记录——经费检查问起来有现成的说明
• ✓ 结余超线的说明要素稿不用现凑——数据与执行率预警（SA-02）同源
• ✓ 缺件清单每天可催——科技处3 个人管 6 个结题项目，看的不是材料是这张表

追问现场可能被问到的

答不上来的问题，比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果

• 三个微信群的聊天记录怎么给？ 导出成文本即可——清点用的是元数据（日期/发言人/附件名），不改正件；涉及敏感内容的按保密要求在本地处理。
• 结题报告能不能直接用框架交？ 不能——研究内容与结论必须课题组写，这是基金委红线；框架的价值是把数据、清单、附件的对应关系摆好，让 PI 只写该写的部分。

③ 能力沉淀（Skill / 提示词 / 预期输出 / 人工边界）

1. Skill 能力包

导入之后，同类任务会自动按这套规则走 —— 提示词才能写得那么短

结题材料汇编 —— 65 份清单逐项清点，缺件提前一个月现形 · Skill

SKILL.md 主本 + references（输出骨架 / 判据 / 渲染脚本）· 符合 WorkBuddy Skill 规范

版本 v1.0

project-closing-dossier.zip

在 WorkBuddy 里直接上传这个 zip 即可导入

包内结构

• SKILL.md 主本 —— YAML 元信息 + 执行流程 + 硬规则 + 人工边界
• references/output_template.md 输出骨架（sheet 名 / 分区顺序 / 列头）+ 可直接运行的渲染脚本
• references/judgement_rules.md 判据与口径 —— 什么情况算异常、什么情况必须拦住

references 不会一次性全读进来 —— Agent 按需取用。所以 Skill 可以写得很细，不会拖慢每次对话。

2. 原始素材

这些就是科研院所手上真实能拿到的东西 —— 格式不统一是常态，不是问题

📁SA-01 · 演示素材

脱敏构造数据 · 真实业务格式 · 埋点可核验

共 5 份

• 01_结题验收材料标准清单_65项.xlsx 上级验收办法附的标准材料清单——65 份逐项列名
• 02_课题组自查清单_2026-09.xlsx 课题组 9 月第一周自查后的清单回执——在位/缺件标注
• 03_经费决算表_财务口径.xlsx 财务处出具的该项目决算导出——4 年总预算 338 万元的口径
• 04_月报经费口径汇总_结题项目.xlsx 从 6-9 月进展月报里汇出的该项目经费口径——在途与未结算的出处
• 05_2023年结题延误通报摘录.txt 2023 年某单位结题因缺件被通报的文件摘录——当时全所传阅过，没人当制度存

怎么用

• 把素材全部拖进 WorkBuddy 对话框（不需要整理格式、不需要改文件名）
• 粘贴下方提示词发送
• 拿到正式件初稿 —— 签批栏留空，推荐意见留空，由你填

3. 提示词卡片

这是 2023B0909051 的任务书和结题归档清单（15 大类 65 份），这是财务处的决算导出，这是课题组的经费台账和成果台账，这是中期检查以来的汇报材料和三个项目群的聊天记录导出。 帮我做四件事：

1. 65 份清单逐项清点：已齐的打勾，缺的标出来——缺什么、可能在谁手里、补齐要几天，按结题截止日倒排优先级。
2. 决算表和台账并排核一遍，差异逐笔标注原因——别估，差多少写多少。
3. 结余超没超 30% 红线算一下，超了的话把书面说明的要素稿起草出来：结余原因、使用计划，数据用真实的。
4. 结题报告正文的六部分框架从月报和中期材料里拼出来——研究结论留空，我们自己写。 纸质件的打印装订规格也列一张单，别在规格上栽跟头。

为什么这么短就够了：65 份清单结构、决算核对规则、结余说明要素在能力包里；现场只需给四样：任务书清单、财务导出、课题组台账、群记录导出。

换成你自己的业务：把素材换成你手上的真实文件即可。导入 Skill 之后，

该走几步、什么口径、什么情况必须拦住，Agent 自己知道 —— 你只需要说清这是什么事。

自己组织输入的三步法

• 用自然语言说清核心需求 —— 就按平时跟同事交代活的方式说：什么事、什么文件、什么要求。不用讲究格式。
• 调用 Skill 补齐专业规则 —— 导入本页 Skill 后，流程、口径、硬规则 Agent 自己知道。
• 用「增强提示词」补全遗漏 —— 输入框旁边有增强按钮，把随口说的话补成更完整的表述。

分工：自然语言负责「这是什么事」，Skill 负责「该怎么做」，增强提示词负责「别漏了什么」。

4. 预期输出

不方便现场跑的时候可以直接拿这份给客户看 · 与实跑结果同结构

📋正式交付物

带签批栏 / 冻结首行 / 开筛选 —— 判断标准是「能不能直接进企业的流程」

共 3 份

XLSSA-01_结题材料汇编与缺件清单.xlsx正式件 · 65 份逐项清点 + 缺件定位与补齐倒排 + 决算差异逐笔标注下载

• ↓XLSSA-01_结题报告正文初稿框架.docx 六部分框架 · 数据从月报拼装 · 研究结论留空由课题组撰写 · 含签字栏
• SA-01_结余资金说明要素稿.docx 结余原因 + 使用计划 · 数据同源自台账 · 课题组落笔后报财务

Skill 里固化了什么：65 份里的 9 份缺口那 8.7 万对上了结余 101.4 万，超了 30% 红线把技术动作翻译成钱

输入清单：项目任务书与结题归档清单（15 大类 65 份）清点的唯一基准——任务书写了几份，就查几份财务处决算导出+ 课题组经费台账（含 RG-03 的口径差异表）决算表 vs 账目一致性是结题第一道坎——差一分钱都要说明课题组成果台账（论文/专利/获奖，RG-01/RG-03 攒的同一份）成果附件的来源池——PDF、证书扫描件在不在，逐项对微信群记录与历次汇报材料（中期检查、年度汇报）65 份清单里会议视频与过程材料的藏身处——三个群挨个翻

人工边界：结题报告正文的研究内容与结论由课题组撰写；验收结论与签字由专家组和管理部门作出，本场景只出材料汇编与缺件清单；决算表以财务处账目为唯一口径，差异如实标注不估算；归档视频等多媒体材料只登记元数据，不改原件。

升为客户真实案例还缺什么：客户当前真实输入文件（不要整理过的）岗位现行 SOP 与审批链（金额分档、谁签字）至少一次真实出过问题的案例客户当前正在用的正式输出模板客户确认的阈值口径（多少天算临期、多少金额算大额）

5. 同一角色下的其他场景

科技处项目管理 · 产出即下一步输入

• SA-02 · 经费执行率预警：月度扫描台账与财务，红线距离按天算
• SA-03 · 申报形式审查：38 份申请书逐项过，退回意见先于人到位

上下游串起来就是完整链路。每一步的产出都是下一步的输入，不用在不同工具之间来回复制粘贴。

场景内容基于 WorkBuddy 产品能力整理，演示中的企业、人物与数据均为虚构，不代表任何客户的实际成效；痛点引用的公开来源已做脱敏处理。网页版由原资料转换，部分演示表格以原文形式展示。