AS-01 · 理事会与会议纪要

① 场景引入

一、这件事现在是什么样

学会秘书处 · 真实业务触发

广东省材料学会常务理事会，2 小时录音，秘书处 2 个人。通用转写工具出的初稿里，「盐雾试验」成了「严无试

验」、理事长的名字错了两处、材料术语大面积出错——改一遍比重听一遍还慢。而这份纪要不只是备忘：它是民政部年检抽查的法定证据。

二、痛点 · 每条都有来源

1. 中国民俗学会秘书处亲历者：一次年会 54 个场次、十几个会务微信群，「每一位副秘书长都可能在其中三五个群，只有我必须在所有的群」——群聊就是事实上的数据库
   依据：中国民俗学会秘书处亲历者施爱东：一次年会 54 个场次、十几个会务微信群，「每一位副秘书长都可能在其中三五个群，只有我必须在所有的群」「半夜想起个什么事忘了交代就睡不着」
2. 省级学会秘书处专职仅 2 人、人均工作负荷较事业单位高 50%——纪要这种细致繁琐的文字工作全压在两人身上
   依据：省级学会秘书处调研：专职工作人员仅 2 人、人均工作负荷较事业单位高 50%、62% 的人认为工作付出与回报不匹配，成果散落在聊天记录、临时表格和琐碎事务里
3. 会议转写工具横评：讯飞听见等已普及，但学科术语、设备代号识别率不足，重要细节仍需人工核对——通用工具的盲区恰好是学会的日常
   依据：会议转写工具横评：讯飞听见 120 分钟录音 8 分钟出稿等已普及，但学科术语、设备代号识别率不足，重要细节仍需人工核对
4. 民政部抽查审计重点核查「是否按规定召开理事会」——会议纪要是年检抽查的法定证据；连续 2 年年检不合格 = 撤销登记
   依据：民政部抽查审计：重点核查「是否按规定召开会员大会、理事会，是否按期换届」——会议纪要是年检抽查的法定证据；连续 2 年不参加年检或年检不合格 = 撤销登记

三、换个做法之后

变化不在「快」，在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

• 中国民俗学会秘书处亲历者：一次年会 54 个场次、十几个会务微信群，「每一位副秘书长都可能在其中三五个群，只有我必须在所有的群」——群聊就是事实上的数据库
• 省级学会秘书处专职仅 2 人、人均工作负荷较事业单位高 50%——纪要这种细致繁琐的文字工作全压在两人身上
• 会议转写工具横评：讯飞听见等已普及，但学科术语、设备代号识别率不足，重要细节仍需人工核对——通用工具的盲区恰好是学会的日常
• 民政部抽查审计重点核查「是否按规定召开理事会」——会议纪要是年检抽查的法定证据；连续 2 年年检不合格 = 撤销登记

✓ 交给 Agent 之后

• 多来源文件一次读入，先做口径与完整性校验，再开始算
• 每条结论绑定来源文件、字段或条号，可以被审
• 产出是企业真会流转的正式件（带签批栏），不是一张展示用的表
• 该拦的地方给出「现在还不能提交」，并给不用干等的替代方案

四、场景闭环

5 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

1. 录音转写与术语校正通用转写打底，术语库逐词校正——23 处专业术语错误在这个环节改掉
2. 人名与参会核对对照理事名录与签到：应到/实到/请假——法定栏位先立住
3. 议程-决议-待办结构化流水账重排成结构：议了什么、决了什么、谁去办、何时办
4. 签字栏与归档主持人与记录人签字栏留空待签；纪要同步进台账——年检证据链就位
5. 待办跟踪5 项待办各归口——下次会前谁没办完，表格自己会说话

要准备什么：理事会/常务理事会/年会录音纪要的原始素材——2 小时录音的转写与校正学会术语库（材料术语/设备代号/分支机构名）校正的依据——「盐雾试验」不再是「严无试验」理事名录与参会登记人名与应到实到的核对基准——理事长名字错两处就是没有名录纪要模板（章程要求的法定形态）时间地点/应到实到/议程/决议/表决结果/签字栏——一项不能少

为什么这个场景值得做

优先级评分：痛感 4 × AI 适配 4 ÷ 落地难度 2 = 8.8

最大差异点：通用转写工具解决「听写」，解决不了「听懂」——本场景的差异在学会自己的术语库（材料术语、设备代号、人名）与纪要的法定形态（应到实到/议程/决议/表决结果/签字栏）：录音进去，出来的不是一篇流水账，是一份能直接进年检证据档案的结构化纪要，决议与待办同步进台账——年报季（AS-02）直接取数。

评分口径：痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」；

AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」；

落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景，分数会被压得很低。

五、会产出什么

判断标准只有一个：这份东西能不能直接进企业的流程

• 正式件本体：理事会纪要.docx 正式件 · 法定形态（应到实到/议程/决议/表决结果）· 签字栏留空待签
• 可派发清单：待办与归口清单.xlsx 5 项待办 · 责任人 / 期限 / 状态 · 会前可催
• 可派发清单：纪要归档台账.xlsx 全年会议 × 纪要在位/签字齐备状态 · 年检证据链总览

这套东西不承诺什么：纪要的决议内容由秘书处与主持人确认；表决结果与签字栏留空待签；录音中涉及个人隐私与敏感内容按章程与保密要求处理；转写校正以术语库与参会人名录为依据，不确定处标注「存疑待核」而不是猜。

② Live Demo（演示逐步）

演示模式 · 可视化预演 本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。

案例设定：甘肃省催化学会（虚构 · 挂靠应用催化研究所 · 秘书处 2 人）2026 年 9 月 25 日三季度理事会刚开完：应到 27 位理事、实到 24 位，9 项议程、7 项形成决议。周一（9 月 28 日）要发出正式纪要——但 2024 年那次因议事规则第 13 条引用错误被复议 3 个月的教训，先要过一遍。

应到理事27 位议程9 项决议7 项结论纪要签发前先核议事规则

输入科研院所手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框

• 01_会议通知与议程_2026-09理事会.txt 会前发的正式通知与 9 项议程——理事会材料的法定底稿秘书处发文 · 9 月 15日
• 02_签到与表决记录_现场纸件转写.txt 现场签到表与举手表决的人工记录——秘书当晚转写的电子稿秘书顾晓棠转写· 9 月 25 日晚
• 03_学会议事规则_现行版.txt 学会现行议事规则——第 13 条是本次纪要引用的核心条款2024 年会员代表大会通过版
• 04_理事会微信群_会前动议与口径讨论.txt 会前两周理事会微信群里的动议与讨论——正式议程没收录的口径都在这里群聊记录导出 · 9 月 11-24 日
• 05_决议跟踪台账_2026.xlsx 全年决议的执行跟踪台账——上季度结转的待办都在这里秘书处维护 · 上次更新 9 月 20 日

注意标橙色那一份 —— 04_理事会微信群_会前动议与口径讨论.txt。它群聊记录导出 · 9 月 11-24 日，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。

提示词就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底

这是昨天常务理事会的录音，2 小时。这是我们学会的术语库（材料术语、设备代号、分支机构名），这是理事名录和签到表，这是我们的纪要模板。 帮我做四件事：

1. 转写初稿用术语库逐词校正一遍——专业术语、人名，不确定的标「存疑待核」，别猜。
2. 应到、实到、请假对照名录核一遍，法定栏位先立住。
3. 流水账重排成结构化纪要：议程、决议、待办各归口——决议表述要保守，会上怎么说的就怎么写，别替理事会发挥。
4. 待办 5 项单独列出来，谁去办、何时办，下次会前我要能催。 签字栏留空，主持人记录人来签。纪要连同归档台账一起存进年检证据档案。

术语库装载、法定形态模板、归档台账规则在能力包里；现场只需给三样：录音、术语库与名录、签到表。

触发事情是这么来的

周五开会，周一要发纪要，今天周六

纪要不是会议记录的整理稿，是法定文件。应到 27 实到 24、9 项议程 7 项决议——每个数字都要经得起第 15 条的复议检验。而理事丙在群里问过「换届是不是重大事项」，会上又问了一遍：纪要里必须给出条款依据。

第 1 步 · 议程与决议对齐 · 7 决议 + 2 通报

9 项议程逐项定性 · 决议编号与议程一一对应

这一步的看点 · 排除性结论「2 项通报事项不必表决，也不得混入决议」：通报类议程（年会筹备、上级工作）按议事规则只记载不表决——若误编入决议，年检对照纪要与决议台账时会出现「决议数多 2 项」的口径差。把「这条要不要表决」的判断前置到议程定性——会上不再花时间争论，纪要也不再返工。

2表决结果与法定人数核对

第 24 步 · /27 到会 · 重大事项 2/3 与一般事项过半数逐项校验

决议事项赞成反对弃权判定口径增设催化工程专业委员会1824重大事项 2/3（18/24=75%）理事增补 2 名2013重大事项2/3（20/24=83%）换届筹备组成立2202重大事项 2/3（22/24=92%）2027 年学术年会地点2112一般事项过半

这一步的看点 · 想起学会踩过的坑2024 年那次复议：罢免一名常务理事的决议，纪要里写的是「经到会理事过半数通过」——但按第 13 条，罢免属重大事项，须到会理事三分之二以上。当时赞成 16/24 = 66.7%，按过半数口径「通过」，按三分之二口径差一票——理事提出程序异议，复议折腾了 3 个月。本次纪要的每项决议都标注判定口径和赞成率，「该按哪条算」在纪要里就是答案，不留复议空间。

3决议与议事规则条款绑定

每项决议写明依据条款 · 条款要点原文摘录

这一步的看点 · 该拦的地方拦住了纪要未经理事长签发，不对外送达。「发群里就算通知了」是 2024年复议期间的争议点之一——按第 14 条，签发+5 个工作日内送达+归档，三步缺一不可。拦住的是程序完整性：纪要的法定形态（应到实到/议程/决议/表决结果/签发栏）不齐，年检时这就是「内部治理不规范」的直接证据。

第 4 步 · 待办与归口清单 · 5 项新待办+2 项结转

责任人 / 期限 / 状态 · 会前可催

这一步的看点 · 把程序翻译成钱2024 年那次复议的账：二次理事会（场地+差旅+会务）约 5 万元，秘书处 3 个月反复沟通——起因只是纪要里少写了「按第 13 条三分之二口径」一句话。本次条款绑定的成本：纪要起草时多写一列「依据条款」。结论：纪要里的条款引用不是文风问题，是每次 5 万元级的程序保险。5纪要归档台账 · 全年证据链总览

全年会议 × 纪要在位 × 签字齐备 · 年检直接引用

这一步的看点 · 从历史里学到的证据链2024 年复议期间，理事质疑的最后一项是「二季度的纪要签发了吗」——当时翻了半小时档案柜才找到签发件。归档台账把「在位+齐备」变成一眼可见的状态——年检或复议要证据时，证据的位置本身就是答案。

之后9 月 28 日（周一）纪要发出的三件事

签发 · 送达 · 归档

动作责任人完成时点纪要定稿报理事长签发秘书处·顾晓棠9 月 28 日上午签发件送达全体 27 位理事（邮件+挂号）秘书处10 月 9 日前签发原件归档并更新台账状态秘书处送达后即时理事长签字前翻到第 2 步那张表决校验表，问：

「2024 年那种事，这回还会不会有？」顾晓棠答：「每项决议都标了口径和赞成率，复议窗口 30 天，经得起问。」

这份纪要现在还不能签发为什么不：能签发：决议的条款绑定表刚完成，理事长尚未审定——按 2024 年复议先例，口径未写明的纪要签发后就是 3 个月的复议风险。两个不用干等的替代方案：方案一（推荐 · 0 元 · 工作台模式）：条款绑定表随纪要送理事长周一上午审定，当天签发、5 个工作日内送达归档，30 日复议期平稳度过。方案二（兜底 ·≈5000 元 · 会务公司）：委托会务公司做纪要与决议的程序合规复核（约 5000 元/次），适用于换届大会等程序复杂度高的情形。

之后这一次跑完，公司多了什么

不讲省了多久：讲少了几个隐患、沉淀了什么

• ✓ 术语错误一次改净——纪要上不再有错误的理事名字和离谱的术语
• ✓ 纪要直接长成法定形态——归档即年检证据，不是年检季再回头找
• ✓ 待办结构化跟踪——下次会前的催办从翻聊天记录变成看一张表
• ✓ 全年纪要一张台账看全——换届交接断层那类风险有了兜底

追问现场可能被问到的

答不上来的问题，比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果

• 录音里有人要求不上纪要的内容怎么办？ 按章程与惯例处理：敏感人事与未决事项标注「记录在案、不列入纪要正文」，原始录音按保密要求存档——这部分判断永远留给秘书处。
• 术语库要怎么攒？ 从零开始也就半天——把常用材料术语、分支机构名、理事名录导进去；之后每次校正新增的词自动入库，越用越准。

③ 能力沉淀（Skill / 提示词 / 预期输出 / 人工边界）

1. Skill 能力包

导入之后，同类任务会自动按这套规则走 —— 提示词才能写得那么短

理事会与会议纪要 —— 术语库校正，决议待办结构化，纪要即年检证据 · Skill

SKILL.md 主本 + references（输出骨架 / 判据 / 渲染脚本）· 符合 WorkBuddy Skill 规范

版本 v1.0

council-minutes.zip

在 WorkBuddy 里直接上传这个 zip 即可导入

包内结构

• SKILL.md 主本 —— YAML 元信息 + 执行流程 + 硬规则 + 人工边界
• references/output_template.md 输出骨架（sheet 名 / 分区顺序 / 列头）+ 可直接运行的渲染脚本
• references/judgement_rules.md 判据与口径 —— 什么情况算异常、什么情况必须拦住

references 不会一次性全读进来 —— Agent 按需取用。所以 Skill 可以写得很细，不会拖慢每次对话。

2. 原始素材

这些就是科研院所手上真实能拿到的东西 —— 格式不统一是常态，不是问题

📁AS-01 · 演示素材

脱敏构造数据 · 真实业务格式 · 埋点可核验

共 5 份

• 01_会议通知与议程_2026-09理事会.txt 会前发的正式通知与 9 项议程——理事会材料的法定底稿
• 02_签到与表决记录_现场纸件转写.txt 现场签到表与举手表决的人工记录——秘书当晚转写的电子稿
• 03_学会议事规则_现行版.txt 学会现行议事规则——第 13 条是本次纪要引用的核心条款
• 04_理事会微信群_会前动议与口径讨论.txt 会前两周理事会微信群里的动议与讨论——正式议程没收录的口径都在这里
• 05_决议跟踪台账
• _2026.xlsx 全年决议的执行跟踪台账——上季度结转的待办都在这里

怎么用

• 把素材全部拖进 WorkBuddy 对话框（不需要整理格式、不需要改文件名）
• 粘贴下方提示词发送
• 拿到正式件初稿 —— 签批栏留空，推荐意见留空，由你填

3. 提示词卡片

这是昨天常务理事会的录音，2 小时。这是我们学会的术语库（材料术语、设备代号、分支机构名），这是理事名录和签到表，这是我们的纪要模板。 帮我做四件事：

1. 转写初稿用术语库逐词校正一遍——专业术语、人名，不确定的标「存疑待核」，别猜。
2. 应到、实到、请假对照名录核一遍，法定栏位先立住。
3. 流水账重排成结构化纪要：议程、决议、待办各归口——决议表述要保守，会上怎么说的就怎么写，别替理事会发挥。
4. 待办 5 项单独列出来，谁去办、何时办，下次会前我要能催。 签字栏留空，主持人记录人来签。纪要连同归档台账一起存进年检证据档案。

为什么这么短就够了：术语库装载、法定形态模板、归档台账规则在能力包里；现场只需给三样：录音、术语库与名录、签到表。

换成你自己的业务：把素材换成你手上的真实文件即可。导入 Skill 之后，

该走几步、什么口径、什么情况必须拦住，Agent 自己知道 —— 你只需要说清这是什么事。

自己组织输入的三步法

• 用自然语言说清核心需求 —— 就按平时跟同事交代活的方式说：什么事、什么文件、什么要求。不用讲究格式。
• 调用 Skill 补齐专业规则 —— 导入本页 Skill 后，流程、口径、硬规则 Agent 自己知道。
• 用「增强提示词」补全遗漏 —— 输入框旁边有增强按钮，把随口说的话补成更完整的表述。

分工：自然语言负责「这是什么事」，Skill 负责「该怎么做」，增强提示词负责「别漏了什么」。

4. 预期输出

不方便现场跑的时候可以直接拿这份给客户看 · 与实跑结果同结构

📋正式交付物

带签批栏 / 冻结首行 / 开筛选 —— 判断标准是「能不能直接进企业的流程」

共 3 份

XLSAS-01_理事会纪要.docx正式件 · 法定形态（应到实到/议程/决议/表决结果）· 签字栏留空待签下载

• ↓XLSAS-01_待办与归口清单.xlsx 5 项待办 · 责任人 / 期限 / 状态 · 会前可催
• AS-01_纪要归档台账.xlsx 全年会议 × 纪要在位/签字齐备状态 · 年检证据链总览

Skill 里固化了什么：23 处术语错误，一次改净纪要从流水账变成法定形态历史坑想起把技术动作翻译成钱

输入清单：理事会/常务理事会/年会录音纪要的原始素材——2 小时录音的转写与校正学会术语库（材料术语/设备代号/分支机构名）校正的依据——「盐雾试验」不再是「严无试验」理事名录与参会登记人名与应到实到的核对基准——理事长名字错两处就是没有名录纪要模板（章程要求的法定形态）时间地点/应到实到/议程/决议/表决结果/签字栏——一项不能少

人工边界：纪要的决议内容由秘书处与主持人确认；表决结果与签字栏留空待签；录音中涉及个人隐私与敏感内容按章程与保密要求处理；转写校正以术语库与参会人名录为依据，不确定处标注「存疑待核」而不是猜。

升为客户真实案例还缺什么：客户当前真实输入文件（不要整理过的）岗位现行 SOP 与审批链（金额分档、谁签字）至少一次真实出过问题的案例客户当前正在用的正式输出模板客户确认的阈值口径（多少天算临期、多少金额算大额）

5. 同一角色下的其他场景

学会秘书处 · 产出即下一步输入

• AS-02 · 年报年检汇编：全年数字来自台账，「提交后不能退回」之前备好一切

上下游串起来就是完整链路。每一步的产出都是下一步的输入，不用在不同工具之间来回复制粘贴。

场景内容基于 WorkBuddy 产品能力整理，演示中的企业、人物与数据均为虚构，不代表任何客户的实际成效；痛点引用的公开来源已做脱敏处理。网页版由原资料转换，部分演示表格以原文形式展示。