BD-04 · 投标资料一键组卷

① 场景引入

一、这件事现在是什么样

投标与资质 · 真实业务触发

废标体检过了，苏婷开始组卷：招标文件要求 31 件材料。营业执照副本在老板娘保险柜（她在出差）、近两年审计报告在财务电脑（财务在关账）、3 个同类业绩合同在陈昊电脑里（陈昊下周离职）、社保证明要去社保局打印。截止日9 月 10 日，每个缺口都卡在一个人手里。

二、痛点 · 每条都有来源

1. 投标凑资料要跑五个角色：商务（营业执照）、销售（历史案例）、技术（上版方案）、财务（审计报告）、法务（授权文件）—— 各管一摊在微信群里接力，现实频率是每次投标都从零开始拼一次
   依据：某行业协会报告：专业投标团队制作一份标书平均投入 87 小时，大量时间花在格式调整、资质文件整理与填写；投标凑资料要跑商务/销售/技术/财务/法务五个角色，在微信群里接力，每次投标都从零开始拼
2. 专业投标团队做一份标书平均 87 小时，大量时间耗在资质文件整理与填写 —— 中小企业的这 87 小时是内勤一个人扛，拼不齐的后果直接就是废标
   依据：某行业协会报告：专业投标团队制作一份标书平均投入 87 小时，大量时间花在格式调整、资质文件整理与填写；投标凑资料要跑商务/销售/技术/财务/法务五个角色，在微信群里接力，每次投标都从零开始拼
3. 「投标资料总在截止前临时拼」是投标部门自己的总结 —— 没有台账的组卷等于每次都赌一遍自己的记忆力
   依据：投标部门的自我总结：「投标资料总在截止前临时拼」—— 没有台账的组卷等于每次都赌一遍自己的记忆力

三、换个做法之后

变化不在「快」，在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

• 投标凑资料要跑五个角色：商务（营业执照）、销售（历史案例）、技术（上版方案）、财务（审计报告）、法务（授权文件）—— 各管一摊在微信群里接力，现实频率是每次投标都从零开始拼一次
• 专业投标团队做一份标书平均 87 小时，大量时间耗在资质文件整理与填写 —— 中小企业的这 87 小时是内勤一个人扛，拼不齐的后果直接就是废标
• 「投标资料总在截止前临时拼」是投标部门自己的总结 —— 没有台账的组卷等于每次都赌一遍自己的记忆力✓ 交给 Agent 之后多来源文件一次读入，先做口径与完整性校验，再开始算每条结论绑定来源文件、字段或条号，可以被审产出是企业真会流转的正式件（带签批栏），不是一张展示用的表该拦的地方给出「现在还不能提交」，并给不用干等的替代方案

四、场景闭环

5 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

1. 要求拆解 · 31 件逐条定义每件材料对应：是什么、什么格式（原件/复印件/盖章 PDF）、几份、放哪册 ——含糊要求（「相关证明材料」）标出向代理机构确认
2. 存量匹配 · 手里已有的先圈出来资质台账 + 历史标书交叉—— 23 件可直接复用或换新（含 BD-01 的 ISO14001 待换证件）
3. 缺口清单 · 缺的每件挂上责任人4 件待补（审计报告→财务、业绩合同→陈昊离职前移交、社保→苏婷跑社保局、ISO14001→BD-01 换证线）+ 4 件缺线索要确认第4 步时间倒排 · 每个缺口的最晚到手日9 月 10 日递交、印刷装订预留 1 天，9 月 8 日全件齐 —— 每个责任人的死线往回推
4. 归档沉淀 · 这次组完下次复用组卷结果按「可复用件」归档 —— 下次投标的匹配率从零基础变成从 74%起步

要准备什么：招标文件的资料要求清单（BD-02 产出）31 件的权威来源BD-01 资质台账资质类材料的底账 —— 哪些直接可用历史标书文件夹（乱七八糟也行）上次的授权书、承诺书、财务件 —— 能复用的都在里面业绩合同清单3 个同类业绩的合同与验收报告位置

为什么这个场景值得做

优先级评分：痛感 5 × AI 适配 4 ÷ 落地难度 3 = 6.7

最大差异点：不要求先有资料库。招标文件要求 + BD-01 资质台账 + 散在各处的已有件扔进来 —— 组卷清单自动生成，缺口逐条标责任人，组完的卷成为下一次的素材库。

评分口径：痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」；

AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」；

落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景，分数会被压得很低。

五、会产出什么

判断标准只有一个：这份东西能不能直接进企业的流程

• 正式件本体：投标组卷清单与缺口预警.xlsx 31 件逐条 · 已有/待补/缺线索三态 + 责任人死线
• 可派发清单：代理机构确认问题清单.xlsx 含糊要求的确认话术 · 一次问完
• 可派发清单：可复用资料库索引.xlsx 本次归档的复用件 · 下次投标的起步库存

这套东西不承诺什么：不做「替你去要文件」—— 催人的活还是人干。本场景做的是清单、缺口预警与归档：要什么、缺什么、找谁要、这次组完下次直接复用。

② Live Demo（演示逐步）

演示模式 · 可视化预演 本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。

案例设定：沃德智能装备（虚构）体检通过后的组卷周：招标文件要求 31 件材料、9 月 8 日全件齐。每个缺口都卡在一个人手里 —— 财务在关账、陈昊下周离职、老板娘在出差、社保局要排队。

要求材料31 件已齐/待补/缺线索23 / 4 / 4 件责任部门5 个结论确认清单发出后启动组卷

输入销售手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框

• 01_招标材料要求清单.xlsx 31 件的权威来源 —— 从招标文件与附件卷逐项摘出BD-02 解读产出 · 2026-08-21
• 02_可复用资料存量表.xlsx 历史标书文件夹与资质台账（BD-01）交叉出的家底 —— 23 件可直接复用本次组卷产出 ·2026-08-21
• 03_人员与排期约束.xlsx 这一周每个人的「不在场」情况 —— 组卷的真实约束不是文件是人的日程苏婷排期· 2026-08-21
• 04_代理机构确认问题清单.xlsx 6 个格式含糊项 —— 一次问完，别挤牙膏本次组卷产出 · 已于 08-21 上午发出

注意标橙色那一份 —— 03_人员与排期约束.xlsx。它苏婷排期 · 2026-08-21，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。

提示词就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底

招标文件要的 31 件材料清单、我们的资质台账、上次的标书文件夹都发你了，帮我组个卷。 手里已有的先圈出来，缺的每件写清楚找谁要、最晚什么时候必须到手。 要求写得含糊的那几件，帮我列个问代理机构的确认清单，一次问完。 陈昊下周离职他手里那几个业绩合同，你帮我把移交时间卡进去。 组完的件归个档，下次投标别再从零开始。

短是因为「31 件的标准定义、格式要求、时间倒排规则」都在能力包里。内勤只需要把清单和文件夹扔进来。

触发体检过了 · 但 31 件材料散落在五个人的日程里

组卷的敌人不是文件，是「财务在关账、陈昊要离职、老板娘在出差」

131 件拆解 · 要求定义逐条

每件材料：是什么、什么格式、几份、放哪册

册别件数特点资格标12证件与授权类 —— BD-01 台账直接支撑商务标9格式件为主 —— 报价表（PS-03）已就绪技术标6方案（PS-04）与偏离表资信标4业绩配套 —— 卡在陈昊电脑里合计31 件—

第 2 步 · 存量匹配 · 74% 已有着落

台账 + 历史标书 + 已产出文件三方交叉

第 3 步 · 缺口挂人 · 每件材料一个死线

从 9 月 8 日全件齐往回倒排

第 4 步 · 时间炸弹拆除 · 陈昊的业绩合同

离职交接与投标组卷在同一周 —— 两件事必须合流

第 5 步 · 归档沉淀 · 下次从 74% 起步

组卷结果按「可复用件」归档 —— 87 小时的大头逐年递减

不讲省了多久 · 讲少了几个隐患、沉淀了什么

③ 能力沉淀（Skill / 提示词 / 预期输出 / 人工边界）

1. Skill 能力包

导入之后，同类任务会自动按这套规则走 —— 提示词才能写得那么短

投标资料一键组卷 · Skill

SKILL.md 主本 + references（输出骨架 / 判据 / 渲染脚本）· 符合 WorkBuddy Skill 规范

版本 v1.0

bid-assembly.zip

在 WorkBuddy 里直接上传这个 zip 即可导入

包内结构

• SKILL.md 主本 —— YAML 元信息 + 执行流程 + 硬规则 + 人工边界
• references/output_template.md 输出骨架（sheet 名 / 分区顺序 / 列头）+ 可直接运行的渲染脚本
• references/judgement_rules.md 判据与口径 —— 什么情况算异常、什么情况必须拦住

references 不会一次性全读进来 —— Agent 按需取用。所以 Skill 可以写得很细，不会拖慢每次对话。

2. 原始素材

这些就是销售手上真实能拿到的东西 —— 格式不统一是常态，不是问题

📁BD-04 · 演示素材

脱敏构造数据 · 真实业务格式 · 埋点可核验

共 4 份

• 01_招标材料要求清单.xlsx 31 件的权威来源 —— 从招标文件与附件卷逐项摘出
• 02_可复用资料存量表.xlsx 历史标书文件夹与资质台账（BD-01）交叉出的家底 —— 23 件可直接复用
• 03_人员与排期约束.xlsx 这一周每个人的「不在场」情况 —— 组卷的真实约束不是文件是人的日程
• 04_代理机构确认问题清单.xlsx 6 个格式含糊项 —— 一次问完，别挤牙膏

怎么用

• 把素材全部拖进 WorkBuddy 对话框（不需要整理格式、不需要改文件名）
• 粘贴下方提示词发送
• 拿到正式件初稿 —— 签批栏留空，推荐意见留空，由你填

3. 提示词卡片

招标文件要的 31 件材料清单、我们的资质台账、上次的标书文件夹都发你了，帮我组个卷。 手里已有的先圈出来，缺的每件写清楚找谁要、最晚什么时候必须到手。 要求写得含糊的那几件，帮我列个问代理机构的确认清单，一次问完。 陈昊下周离职他手里那几个业绩合同，你帮我把移交时间卡进去。 组完的件归个档，下次投标别再从零开始。

为什么这么短就够了：短是因为「31 件的标准定义、格式要求、时间倒排规则」都在能力包里。内勤只需要把清单和文件夹扔进来。

换成你自己的业务：把素材换成你手上的真实文件即可。导入 Skill 之后，

该走几步、什么口径、什么情况必须拦住，Agent 自己知道 —— 你只需要说清这是什么事。

自己组织输入的三步法

• 用自然语言说清核心需求 —— 就按平时跟同事交代活的方式说：什么事、什么文件、什么要求。不用讲究格式。
• 调用 Skill 补齐专业规则 —— 导入本页 Skill 后，流程、口径、硬规则 Agent 自己知道。
• 用「增强提示词」补全遗漏 —— 输入框旁边有增强按钮，把随口说的话补成更完整的表述。

分工：自然语言负责「这是什么事」，Skill 负责「该怎么做」，增强提示词负责「别漏了什么」。

4. 预期输出

不方便现场跑的时候可以直接拿这份给客户看 · 与实跑结果同结构

📋正式交付物

带签批栏 / 冻结首行 / 开筛选 —— 判断标准是「能不能直接进企业的流程」

共 3 份

XLSBD-04_投标组卷清单与缺口预警.xlsx正式件本体 · 31 件逐条 · 已有/待补/缺线索三态 + 责任人死线下载

• ↓XLSBD-04_代理机构确认问题清单.xlsx 含糊要求的确认话术 · 一次问完
• BD-04_可复用资料库索引.xlsx 本次归档的复用件 · 下次投标的起步库存

Skill 里固化了什么：从陈昊离职的日程里发现了时间炸弹该拦的地方拦住了排除性结论把技术动作翻译成钱

输入清单：招标文件的资料要求清单（BD-02 产出）31 件的权威来源BD-01 资质台账资质类材料的底账 —— 哪些直接可用历史标书文件夹（乱七八糟也行）上次的授权书、承诺书、财务件 —— 能复用的都在里面业绩合同清单3 个同类业绩的合同与验收报告位置

人工边界：不做「替你去要文件」—— 催人的活还是人干。本场景做的是清单、缺口预警与归档：要什么、缺什么、找谁要、这次组完下次直接复用。

升为客户真实案例还缺什么：客户当前真实输入文件（不要整理过的）岗位现行 SOP 与审批链（金额分档、谁签字）至少一次真实出过问题的案例客户当前正在用的正式输出模板客户确认的阈值口径（多少天算临期、多少金额算大额）

5. 同一角色下的其他场景

投标与资质 · 产出即下一步输入

BD-01 · 资质证书台账与到期预警 — 公司的资质证书散落在三个抽屉和四个人电脑里 · 直到招标公告要求它，才发现已经过期 22 天 查看 →BD-02 · 招标文件智能解读 — 287 页招标文件没人通读 · 大家都翻到自己要看的那几页，废标条款就藏在没人看的那页里 查看 →BD-03 · 投标废标体检 — 标书改到凌晨三点 · 交上去的开标现场，废标原因念出来只有一行字，而且和竞争对手无关 查看 →

上下游串起来就是完整链路。每一步的产出都是下一步的输入，不用在不同工具之间来回复制粘贴。

场景内容基于 WorkBuddy 产品能力整理，演示中的企业、人物与数据均为虚构，不代表任何客户的实际成效；痛点引用的公开来源已做脱敏处理。网页版由原资料转换，部分演示表格以原文形式展示。