RG-01 · 基金申报底料整理

① 场景引入

一、这件事现在是什么样

课题组科研秘书 · 真实业务触发

2027 年省重点研发申报 1 月截止。郑雨桐要把课题组 2024 年没中的国家自然科学基金面上申请书改成新申请：研究基础、队伍、预算七成相同，但成果台账两年没更新，同一篇论文在台账里和期刊官网上的署名口径对不上——PI 程砚秋只肯在申报季最后一周挤出三天看稿。

二、痛点 · 每条都有来源

1填表是科研一线的时间黑洞：「一年要填一百到两百个表」「年初写本子，年中写本子，年底再写本子」依据 · 半月谈 2026 年报道：「一年要填一百到两百个表」；「为了申请项目，年初写本子，年中写本子，年底再写本子」；有科研项目因订书钉材料不对被打回2年度总结与结题报告占研究者一年近 20% 工作时间——申报季的研究基础、队伍、预算反复重写是主因之一依据 · 某媒体《科学家需要填那么多表吗？》：年度总结+结题报告占研究者一年近 20% 工作时间，小课题 1 个月起、大项目 2 个月起，一份完整报告 40—50 页，且须把执行期间所有论文完整电子版扫描上传3基金委 2026 年通告明令「不得使用生成式人工智能直接生成的申请书」——代写按通报档次查处；「AI 帮写本子」这条路本身就不存在依据 · 2026 年国自然申请与结题通告：不得使用生成式人工智能直接生成的申请书、进展报告或结题/成果报告，不得使用未经核实的生成内容；使用 AI 须全面如实声明并标识；依托单位履行科研诚信第一主体责任，履职不到位依规问责42026 年新规：代表作须「如实注明本人署名及贡献情况，不得虚假标注第一/通讯作者」——署名口径核对从习惯变成硬要求依据 · 2026 年国自然新规：面上/青 C 申请书结构重塑、总页数 30 页以内控制；代表作须「如实注明本人署名及贡献情况，不得虚假标注第一/通讯作者」

三、换个做法之后

变化不在「快」，在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

• 填表是科研一线的时间黑洞：「一年要填一百到两百个表」「年初写本子，年中写本子，年底再写本子」年度总结与结题报告占研究者一年近 20% 工作时间——申报季的研究基础、队伍、预算反复重写是主因之一基金委2026 年通告明令「不得使用生成式人工智能直接生成的申请书」——代写按通报档次查处；「AI 帮写本子」这条路本身就不存在2026 年新规：代表作须「如实注明本人署名及贡献情况，不得虚假标注第一/通讯作者」——署名口径核对从习惯变成硬要求

✓ 交给 Agent 之后

• 多来源文件一次读入，先做口径与完整性校验，再开始算
• 每条结论绑定来源文件、字段或条号，可以被审
• 产出是企业真会流转的正式件（带签批栏），不是一张展示用的表
• 该拦的地方给出「现在还不能提交」，并给不用干等的替代方案

四、场景闭环

6 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

1. 既往本子结构化拆解把 2024 年申请书按研究基础/队伍/预算/条件逐节拆开，标注哪些仍然成立、哪些已过期第2 步成果台账增量更新对照期刊官网与专利库，把两年内新增成果补进台账——每条带原文链接
2. 署名与标注口径核对台账、期刊官网、既往申请书三处口径并排，不一致的逐条标出改法
3. 预算节复用与标准校对沿用上版预算结构，劳务费/设备费标准变更处逐项提示
4. 断点清单生成哪些章节缺数据、哪些 PDF 找不到、哪些协议过期——PI 只需看这张清单决定补什么
5. 底料汇编与声明留痕汇编成申报底料包，AI 辅助整理的部分按基金委要求生成声明条目

要准备什么：课题组既往申请书（含 2024 年未中的国自然面上本、2023 年省重点申报书）底料的最大来源——没中的本子不是废纸，是七成可复用的资产课题组成果台账（论文/专利/获奖，两年未系统更新）研究基础章节的唯一口径来源——更新它就是本场景的一半工作量期刊官网论文页面与专利证书扫描件署名与标注核对的原始依据——台账说什么不算，官网说什么才算任务书与预算模板（省科技厅最新版）预算节复用的格式基准——劳务费标准变了的地方要标出来

为什么这个场景值得做

优先级评分：痛感 5 × AI 适配 4 ÷ 落地难度 2 = 7.0

最大差异点：与「AI 写本子」类工具的本质区别：原料全部来自课题组自己的既往申请书与成果台账，整理器只做三件事——把 2024 年那个没中的本子里还能用的部分带出处复用、把成果台账与期刊官网的署名口径并排核一遍、把没齐的东西列成断点清单推给 PI。一个字的立项依据都不替 PI 写，换来的是 PI 的三天只花在科学问题上。

评分口径：痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」；

AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」；

落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景，分数会被压得很低。

五、会产出什么

判断标准只有一个：这份东西能不能直接进企业的流程

• 正式件本体：申报底料汇编.docx 正式件 · 可复用章节带出处 + 署名口径核对结果 + 断点清单 · 含 PI 确认签批栏
• 可派发清单：成果标注核对表.xlsx 台账 × 期刊官网 × 既往申请书三处口径并排 · 不一致项逐条给改法
• 可派发清单：断点与缺件清单.xlsx 缺数据章节 / 失联 PDF / 过期协议 · 按 PI 处理优先级排序

这套东西不承诺什么：不代写：立项依据与研究内容由 PI 撰写，本场景只做底料整理与核对；不使用生成式人工智能直接生成申请书正文（基金委 2026 年通告明令禁止）；引用 AI 辅助整理的部分须如实声明；预算数字与劳务费标准以财务口径为准。

② Live Demo（演示逐步）

演示模式 · 可视化预演 本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。

案例设定：应用催化研究所（虚构 · 128 人 · 兰州）先进催化课题组，2026 年 3 月 12 日。国自然集中接收 3 月 20 日截止，科研秘书郑雨桐要在这之前把课题组 4 份历史申报底稿和一年九个月没更新的成果台账整理成新本子底料。PI程砚秋本周只肯挤出 6 小时分三段看稿。

历史底稿4 份断点9 处署名口径冲突3 处结论暂缓定稿

输入科研院所手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框

• 01_历史申报底稿清单.xlsx 课题组 2023-2025 四份申报底稿的归档清单与可复用章节标注科研秘书郑雨桐维护 · 上次整理 11 个月前
• 02_成果台账_课题组自维护.xlsx 课题组 23 项成果的自维护台账——上次更新停在 2024 年 6 月课题组自维护 · 已 1 年 9 个月未更新
• 03_期刊官网署名口径核对_2026-03.txt 郑雨桐逐篇上期刊官网核对署名后的记录——台账口径与官网口径的并排本次申报前突击核对 · 3 月 10 日完成
• 04_2024年省重点未中稿_评审反馈.txt 2024 年省重点未中稿的形式审查反馈——归档时塞进了底稿盒，平时没人翻省科技厅反馈 · 2024 年 6 月归档
• 05_PI时间窗口_程砚秋本周日程.txt 程砚秋本周日程——6 小时看稿窗口的具体分布课题组日历导出 · 3 月 9 日

注意标橙色那一份 —— 04_2024年省重点未中稿_评审反馈.txt。它省科技厅反馈 · 2024 年 6 月归档，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。

提示词就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底

这是课题组 2024 年没中的国自然面上申请书，这是 2023 年的省重点申报书，这是成果台账（两年没更新），这是省科技厅最新的任务书和预算模板。 帮我做三件事：

1. 把旧本子按「研究基础/队伍/预算/申报条件」拆开，标出哪些内容仍然成立、哪些已经过期，能复用的带出处复用。
2. 成果台账对照期刊官网和专利库逐条核对署名口径——台账说的和官网不一致的全部标出来，别替我改，列出来给我看。
3. 出一张断点清单：哪些章节缺数据、哪些 PDF 找不到、哪些协议过期了，我只要看这张清单决定补什么。 注意：立项依据和研究内容由我自己写，你只整理底料；凡是你辅助整理的部分，按基金委要求列成声明条目备着。

署名口径规则、预算标准校对、断点清单格式在能力包里；现场只需给三样：既往申请书、成果台账、最新任务书模板。

触发事情是这么来的

3 月 20 日集中接收截止，今天 3 月 12 日

距截止 8 天，PI 只给 6 小时分三段看稿。新本子要 42 页，4 份历史底稿里能复用的不少——但 2024 年那份未中稿的形式审查退回意见提醒我们：署名口径这种小事，足以让一份申请书错过一整年。

第 1 步 · 四份底稿盘点 · 能复用多少、断在哪里

4 份底稿 · 可复用章节标注 · 9 处断点定位

这一步的看点 · 排除性结论「9 处断点里有5 处不必等 PI 定」：3 处失效数据与 2 处过期协议，替换目标在成果台账和合同库里都有唯一答案，郑雨桐直接替换后向 PI 报备即可，不必占用那 6 小时看稿窗口。真正需要 PI 拍板的只有 1 处失联附件（中试装置照片是补拍还是删

图），其余 3 处失联附件按标准动作补齐即可。

第 2 步 · 署名口径三处对不齐 · 台账 × 期刊官网 × 既往申请书

23 项成果 · 抽 5 项代表作逐项核对 · 3 处不一致

这一步的看点 · 想起课题组踩过的坑2024 年省重点未中稿的形式审查反馈第 1 条就是这么写的：「代表作署名与研究基础章节罗列的作者顺序不一致」——当年没人翻出这份反馈归档，2025 年申报时又照着旧台账抄了一遍。这份反馈一直躺在底稿盒里（素材 04），不靠当年经手的人还记得。本次核对把台账、期刊官网、既往申请书三处口径并排，3 处漏写补上后，新本子的署名口径第一次三处对齐。

342 页申请书章节拼装 · 复用度标注到页

42 页 · 复用/改写/新写三级标注

这一步的看点 · 该拦的地方拦住了拼装规则里写死一条：署名口径未对齐的章节不得进入拼装队列。研究基础章节在口径核对完成前被拦在队列外——哪怕截止日临近，也宁可先核口径再拼装。2024 年那次退回就是拼装优先、核对靠后：申请书 3 月 18 日交上去，3 月 19 日被形式审查打回，重新补正后错过当年会评。

第 4 步 · 九处断点定级 · PI 只拍板一件

9 处断点 · 按处理方式分组 · 倒排到 3 月 17 日

这一步的看点 · 把断点翻译成钱这个本子对应的面上项目资助强度是 4 年约 50 万元直接经费。断点清零的成本：合计 8 个工作日的所内人力，不新增现金支出。一次形式审查退回的成本：补正加重报错过当年会评 = 这 50 万元窗口整体顺延一年，课题组当年为这个方向预留的 5 万元测试与差旅预算作废重编。结论：断点清单不是文档洁癖，是把「退回风险」换算成「8 个工作日的确定性」。

第 5 步 · 形式审查风险对照 · 去年退回原因逐条免疫

基金委 2024 年通报初审退回率 18.2% · 约七成是格式类

这一步的看点 · 排除性结论「格式类风险可以整类排除」：通报里约七成退回原因是格式类（署名/附件/页码/目录），这四类全部进了断点清单与拼装规则，机器可查、责任到人、有截止日。剩下约三成实质性风险（选题重复、预算合理性）不在本场景范围——那是 PI 与同行评议的事，工作台不越界判断。

之后3 月 18 日送出前 PI 的下一步动作

三件事 + 一个底线

动作责任人完成时点9 处断点清零（8 处自行 + 1 处 PI 拍板）郑雨桐/程砚秋3 月 17 日42 页拼装稿交 PI 分三段审定程砚秋3 月 17—18 日科技处形式审查预检后送出郑雨桐3 月 18 日程砚秋看完拼装稿只问：「2024 年那份反馈，进台账了吗？」郑雨桐把形式审查风险对照表递过去——四类风险逐条有闭环状态。程砚秋签字，3 月 18 日送出。

这份底料现在还不能定稿为什么不：能定稿：3 处署名口径不一致刚核齐、9 处断点尚未清零，此时拼装稿进定稿流程会重演 2024 年形式审查退回——错过的是整年申报窗口。两个不用干等的替代方案：方案一（推荐 · 0 元 · 工作台模式）：按断点清单倒排，郑雨桐把 8 处自行项在 8 个工作日内清零（与拼装并行），PI 用既定的 6 小时窗口只拍板中试照片一处，3 月 18 日按时送出。方案二（兜底 · ≈2000 元 · 第三方核验）：委托科技查新机构对代表作署名与文献引用做一次外部核验（2000 元/项起），与方案一并行，作为送出前的双保险。

之后这一次跑完，公司多了什么

不讲省了多久：讲少了几个隐患、沉淀了什么

• ✓ 没中的本子第一次变成可复用资产——研究基础、队伍、预算七成内容带出处直接复用
• ✓ 署名口径在提交前被并排核过，而不是被评审专家查出来
• ✓ PI 的申报季时间从「重写一本」变成「看一张断点清单 + 写三天科学问题」
• ✓ AI 辅助部分按基金委要求留好声明条目——合规这件事不再靠记性

追问现场可能被问到的

答不上来的问题，比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果

• 既往申请书在毕业学生电脑里，收不齐怎么办？ 先把最近两份完整的收上来就能跑——底料库是滚雪球式增长的，每申报一次就沉淀一次，第二次开始复利。
• 这算不算「AI 帮写本子」？ 不算，而且界线写得很死：立项依据与研究内容由 PI 撰写，产出的是底料、核对表和断点清单；基金委禁的是「直接生成申请书」，我们做的是把课题组自己的资产管好——这正是禁区之外最大的一块价值。

③ 能力沉淀（Skill / 提示词 / 预期输出 / 人工边界）

1. Skill 能力包

导入之后，同类任务会自动按这套规则走 —— 提示词才能写得那么短

基金申报底料整理 —— 既往本子复用、断点清单、PI 定稿 · Skill

SKILL.md 主本 + references（输出骨架 / 判据 / 渲染脚本）· 符合 WorkBuddy Skill 规范

版本 v1.0

grant-application-dossier.zip

在 WorkBuddy 里直接上传这个 zip 即可导入

包内结构

• SKILL.md 主本 —— YAML 元信息 + 执行流程 + 硬规则 + 人工边界
• references/output_template.md 输出骨架（sheet 名 / 分区顺序 / 列头）+ 可直接运行的渲染脚本
• references/judgement_rules.md 判据与口径 —— 什么情况算异常、什么情况必须拦住

references 不会一次性全读进来 —— Agent 按需取用。所以 Skill 可以写得很细，不会拖慢每次对话。

2. 原始素材

这些就是科研院所手上真实能拿到的东西 —— 格式不统一是常态，不是问题

📁RG-01 · 演示素材

脱敏构造数据 · 真实业务格式 · 埋点可核验

共 5 份

• 01_历史申报底稿清单.xlsx 课题组 2023-2025 四份申报底稿的归档清单与可复用章节标注
• 02_成果台账_课题组自维护.xlsx 课题组 23 项成果的自维护台账——上次更新停在 2024 年 6 月
• 03_期刊官网署名口径核对_2026-03.txt 郑雨桐逐篇上期刊官网核对署名后的记录——台账口径与官网口径的并排
• 04_2024年省重点未中稿_评审反馈.txt 2024 年省重点未中稿的形式审查反馈——归档时塞进了底稿盒，平时没人翻
• 05_PI时间窗口_程砚秋本周日程.txt 程砚秋本周日程——6 小时看稿窗口的具体分布

怎么用

• 把素材全部拖进 WorkBuddy 对话框（不需要整理格式、不需要改文件名）
• 粘贴下方提示词发送
• 拿到正式件初稿 —— 签批栏留空，推荐意见留空，由你填

3. 提示词卡片

这是课题组 2024 年没中的国自然面上申请书，这是 2023 年的省重点申报书，这是成果台账（两年没更新），这是省科技厅最新的任务书和预算模板。 帮我做三件事：

1. 把旧本子按「研究基础/队伍/预算/申报条件」拆开，标出哪些内容仍然成立、哪些已经过期，能复用的带出处复用。
2. 成果台账对照期刊官网和专利库逐条核对署名口径——台账说的和官网不一致的全部标出来，别替我改，列出来给我看。
3. 出一张断点清单：哪些章节缺数据、哪些 PDF 找不到、哪些协议过期了，我只要看这张清单决定补什么。 注意：立项依据和研究内容由我自己写，你只整理底料；凡是你辅助整理的部分，按基金委要求列成声明条目备着。

为什么这么短就够了：署名口径规则、预算标准校对、断点清单格式在能力包里；现场只需给三样：既往申请书、成果台账、最新任务书模板。

换成你自己的业务：把素材换成你手上的真实文件即可。导入 Skill 之后，

该走几步、什么口径、什么情况必须拦住，Agent 自己知道 —— 你只需要说清这是什么事。

自己组织输入的三步法

• 用自然语言说清核心需求 —— 就按平时跟同事交代活的方式说：什么事、什么文件、什么要求。不用讲究格式。
• 调用 Skill 补齐专业规则 —— 导入本页 Skill 后，流程、口径、硬规则 Agent 自己知道。
• 用「增强提示词」补全遗漏 —— 输入框旁边有增强按钮，把随口说的话补成更完整的表述。

分工：自然语言负责「这是什么事」，Skill 负责「该怎么做」，增强提示词负责「别漏了什么」。

4. 预期输出

不方便现场跑的时候可以直接拿这份给客户看 · 与实跑结果同结构

📋正式交付物

带签批栏 / 冻结首行 / 开筛选 —— 判断标准是「能不能直接进企业的流程」

共 3 份

XLSRG-01_申报底料汇编.docx正式件 · 可复用章节带出处 + 署名口径核对结果 + 断点清单 · 含 PI 确认签批栏 XLSRG-01_成果标注核对表.xlsx台账 × 期刊官网 × 既往申请书三处口径并排 · 不一致项逐条给改法下载

• ↓XLSRG-01_断点与缺件清单.xlsx 缺数据章节 / 失联 PDF / 过期协议 · 按 PI 处理优先级排序

Skill 里固化了什么：同一篇论文的署名口径对不上断点清单：研究基础的三个窟窿排除性结论把技术动作翻译成钱

输入清单：课题组既往申请书（含 2024 年未中的国自然面上本、2023 年省重点申报书）底料的最大来源——没中的本子不是废纸，是七成可复用的资产课题组成果台账（论文/专利/获奖，两年未系统更新）研究基础章节的唯一口径来源——更新它就是本场景的一半工作量期刊官网论文页面与专利证书扫描件署名与标注核对的原始依据——台账说什么不算，官网说什么才算任务书与预算模板（省科技厅最新版）预算节复用的格式基准——劳务费标准变了的地方要标出来

人工边界：不代写：立项依据与研究内容由 PI 撰写，本场景只做底料整理与核对；不使用生成式人工智能直接生成申请书正文（基金委 2026 年通告明令禁止）；引用 AI 辅助整理的部分须如实声明；预算数字与劳务费标准以财务口径为准。

升为客户真实案例还缺什么：客户当前真实输入文件（不要整理过的）岗位现行 SOP 与审批链（金额分档、谁签字）至少一次真实出过问题的案例客户当前正在用的正式输出模板客户确认的阈值口径（多少天算临期、多少金额算大额）

5. 同一角色下的其他场景

课题组科研秘书 · 产出即下一步输入

• RG-02 · 文献综述工作台：只吃自有文献库，引用逐条核验到页码
• RG-03 · 进展月报汇编：实验记录、经费、待办三路数据一次拼齐

上下游串起来就是完整链路。每一步的产出都是下一步的输入，不用在不同工具之间来回复制粘贴。

场景内容基于 WorkBuddy 产品能力整理，演示中的企业、人物与数据均为虚构，不代表任何客户的实际成效；痛点引用的公开来源已做脱敏处理。网页版由原资料转换，部分演示表格以原文形式展示。