MT-01 · 跨会议待办闭环追踪

① 场景引入

一、这件事现在是什么样

会议与文书管理 · 真实业务触发

季度经营会前，老板问「上季度定的那几件事做了没有」。要回答这个问题，得把过去六次会议的纪要翻出来交叉比对 —— 而这件事永远排不进日程。

二、痛点 · 每条都有来源

1会议纪要被从业者称为「形式主义的代名词」；纪要发出去往往只有记录人自己会点开；员工原话是「会议纪要就是废纸一张，没人当真」依据 · 会议纪要成了形式主义的代名词，纪要发出去往往只有记录人自己会点开2待办跟踪模板要求决议编号、责任唯一、SMART 化、超期三天标注逾期 —— 规则全都有，就是没人执行依据 · 会议纪要与待办跟踪模板：决议编号、责任唯一性、SMART 化、超期三天标注逾期3要追一件事有没有做，得翻六次纪要看它被提了几次、每次怎么说的 —— 人不会去翻依据 · 行政从业者自述：经常工作干了一半就被打断，直到下午四点才有机会起身喝口水4纪要格式不统一：有的是 Word，有的是微信里一段长文本，有的只有几行要点依据 · 行政台账现状：文件名后加最终版、最终版2、终极最终版，没人知道哪个是真的最终版5行政没有职权催各部门，只能靠在群里@ ——而@了没回也没有下一步依据 · 行政工作还是协调性的，业务单位不愿配合是家常便饭，总要夹在中间受夹板气6跟踪表通常只有第一版，第二次会议后就没人更新了依据 · 会议纪要与待办跟踪模板：决议编号、责任唯一性、SMART化、超期三天标注逾期

三、换个做法之后

变化不在「快」，在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

• 会议纪要被从业者称为「形式主义的代名词」；纪要发出去往往只有记录人自己会点开；员工原话是「会议纪要就是废纸一张，没人当真」待办跟踪模板要求决议编号、责任唯一、SMART 化、超期三天标注逾期 —— 规则全都有，就是没人执行要追一件事有没有做，得翻六次纪要看它被提了几次、每次怎么说的 —— 人不会去翻纪要格式不统一：有的是 Word，有的是微信里一段长文本，有的只有几行要点

✓ 交给 Agent 之后

• 多来源文件一次读入，先做口径与完整性校验，再开始算
• 每条结论绑定来源文件、字段或条号，可以被审
• 产出是企业真会流转的正式件（带签批栏），不是一张展示用的表
• 该拦的地方给出「现在还不能提交」，并给不用干等的替代方案

四、场景闭环

6 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

1. 纪要归一 · 先把格式不同的纪要拉平抽出会议名称、日期、参会人、议题、决议；微信文本按语义切分
2. 事项抽取 · 抽出所有承诺型表述「XX 部门在 X 月前完成 YY」；模糊表述（如「尽快推进」）单独标注为不可追踪
3. 跨会串联 · 同一件事在几次会里的轨迹按事项语义聚类，串出「第一次提出 → 后续几次是否提及 → 最后一次状态」
4. 静默检测 · 找出说过就再没提过的首次出现后连续 N 次会议未被提及的，标为「静默事项」—— 这是最有价值的发现
5. 逾期计算 · 算清逾期多久按约定时限与当前日期算逾期天数；超期三天以上按模板要求标注逾期
6. 台账成型 · 可直接上会含决议编号、责任人、约定时限、被提及次数、逾期天数、证据出处（哪次会第几条）

要准备什么：历次会议纪要（3–8 次）Word/PDF/微信长文本混合，格式不统一现有待办跟踪表（如有）通常只有第一版各部门周报或进展汇报（如有）用于交叉验证「说做了」是否有进展记录

为什么这个场景值得做

优先级评分：痛感 5 × AI 适配 5 ÷ 落地难度 2 = 12.5

最大差异点：跨会议做交叉比对 —— 不是整理单次纪要，而是把一件事在六次会议里的轨迹串起来，找出「说过但再也没提过」的那些。这是任何单据系统都做不到的。

评分口径：痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」；

AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」；

落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景，分数会被压得很低。

五、会产出什么

判断标准只有一个：这份东西能不能直接进企业的流程

• 正式件本体：未闭环事项台账.xlsx 5 sheet · 含被提及次数、逾期天数、证据出处
• 可派发清单：静默事项专页.xlsx 首次提出后再未被提及 · 按静默天数排序 · 最有价值的一页
• 可派发清单：不可追踪事项清单.xlsx 原始表述模糊 ·建议补明确时限与验收标准后再纳入

这套东西不承诺什么：不做「为什么没做」的判定，也不做绩效评价。产出的是《未闭环事项台账》：谁承诺了什么、约定何时、后续几次会有没有提到进展、逾期多久。原因和责任由复盘会确认。

② Live Demo（演示逐步）

演示模式 · 可视化预演 本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。

案例设定：超音速智能装备（虚构）季度经营会前，老板问「上季度定的那几件事做了没有」—— 要翻六次会议纪要。

会议纪要6 次承诺型表述52 条纳入跟踪37 条静默事项7 条

输入行政手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框

• 01_行政例会纪要_2026-04-12.docx .txtWord 纪要 · 格式规范 · 有决议编号行政部 · 李静记录
• 02_行政例会纪要_2026-05-10.docx .txtWord 纪要 · 提到了上次的部分事项行政部 · 李静记录
• 03_行政例会纪要_2026-06-14.docx .txtWord纪要 · 打印机方案这次没提行政部 · 李静记录
• 04_行政例会纪要_2026-07-
• 12_微信群整理.txt 这次会议没出正式纪要 ·是从企微群消息里整理出来的行政部 · 李静群里发的要点
• 05_待办跟踪表_只有第一版.xlsx 4 月建的跟踪表 · 之后再也没更新过 · 状态列全是初始值行政部 · 李静 · 2026-04-13 建立后未更新
• 06_各部门月度进展汇报_节选.xlsx 用于交叉验证「说做了」是否有进展记录各部门 · 月度提交

注意标橙色那一份 —— 05_待办跟踪表_只有第一版.xlsx。它行政部· 李静 · 2026-04-13 建立后未更新，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。

提示词就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底

这是我们过去几次会议的纪要，格式不太统一，有 Word 有微信里复制出来的文本。 帮我追一下：定过的事哪些做了、哪些没做、哪些说了以后就再也没提过。 每条要写清是哪次会议第几条提出的、约定什么时候完成、后面几次会有没有提到进展。 逾期多少天算出来。 表述本身就很模糊的（比如「尽快推进」），单独列出来，不要硬追。 只出台账，不要评价谁的责任。

「事项聚类规则」「静默事项判据」「决议编号格式」在 Skill 里。你只要把纪要扔进来。

触发行政说了几句话

六次纪要 · 三份是 Word、一份是微信群消息、一份跟踪表只有初版

Agent 接到后自己做的四件事① 先判断每份材料的可信度层级：有决议编号的正式纪要 > 有要点的群消息整理 > 只有一句话的口头提及；② 决定把 52 条承诺型表述先分三类再追：信息通报类（不是待办）、表述模糊类（无法追踪）、可追踪类；③ 决定按事项语义聚类，而不是按会议顺序整理 —— 因为同一件事会在不同会议里用不同说法出现；④把「静默检测」列为最重要的一步：找出那些第一次提出后就再也没被提过的事项。

第 1 步 · 纪要归一 · 把格式不同的拉平

Word 有决议编号 · 微信群没有 · 要能对上

这一步的看点 · 一次没出纪要的会议，里面藏着一件正事2026-07-12 那次例会没有出正式纪要，只有李静在群里发的六条要点。但在这段群消息的第 6 条里，写着：「财务提了一下，说有个供应商的结算单跟合同好像对不上，让行政这边核一下。王主管说等盘点忙完再看。」后面王敏和周颖又补了两句：「是保洁那家，周姐说耗材那一项好像跟合同写的不一样」、「我看了下从去年下半年开始金额就不对了」。这是一件有明确对象（保洁供应商）、有明确问题（耗材计价与合同不符）、有时间跨度（去年下半年起）的事 —— 但它既没有决议编号，也没有责任人和时限，更没有进入任何跟踪表。Agent 把它抽了出来，标注为「来源：群消息 · 无决议编号 · 无责任人与时限 · 建议在下次例会补立为正式事项」。

第 2 步 · 分类 · 先剔掉不该追的

信息通报不是待办 · 表述模糊无法追踪 · 两类分开处理

这一步的看点 · 排除性结论，而且它保护的是行政自己Agent 把 6 条表述模糊的事项单独列了一页，并且明确写：「以下 6 条原始表述无可验收标准，本次不纳入逾期统计。建议在下次例会上先补明确时限与验收标准，再纳入跟踪。」为什么这一条重要：这 6 条里包括「尽快推进」「适时安排」「先放放」。如果把它们当成正常待办去算逾期天数，那么逾期数会凭空多出 6 条，而这 6条从一开始就没定过时限。行政拿着这份台账上会，如果被问「这 6 条为什么逾期」，她只能答「当时没说什么时候要」—— 而这听起来像借口。所以 Agent 的处理是：把「没定时限」这件事本身列成一个问题，指向的是会议决议的质量，而不是执行人的责任。

第 3 步 · 跨会串联 · 同一件事在六次会里的轨迹

按语义聚类 · 不按会议顺序 · 串出完整轨迹

这一步的看点 · 从历史里挖出别人没发现的关联「打印机集中管理方案」这件事的轨迹是这样的：2026-04-12 由行政部提出，约定5 月底前出方案，责任人李静；2026-05-10 会上李静汇报「正在对接供应商，已收到两家方案」；然后 —— 2026-06-14、2026-07-12 两次会议，以及 6 月、7 月两次部门进展汇报，这件事再也没有出现过。Agent 把它标为「静默事项 · 已静默 63 天」，并附上三份材料的原文摘录作为证据 —— 证明它确实没被提过，而不是「可能提了但没记」。为什么人做不到这一步：凭印象回想，所有人都会觉得「打印机那个事好像在推吧，李静上次说在对接供应商」。「上次」就是三个月前。要发现这一点，必须把六次纪要摊开、按事项而不是按会议交叉比对 —— 而这件事永远排不进日程。

第 4 步 · 静默与逾期 · 算清多久没动

静默天数按最后一次被提及算 · 逾期天数按约定时限算

这一步的看点 · 把技术动作翻译成钱「7 条事项静默」这个说法对老板没有意义 —— 他会说「那就催一下」。Agent 同时算出了另一个数：这 7 条静默事项里有 3 条涉及采购或改造项目，合计 236,000 元，而这三笔钱已经排在今年的年度预算里了。这句话对老板的含义完全不同：年底这 23.6 万要么被财务砍掉（说明当初预算排错了），要么在 12 月突击花掉（说明全年都在拖）。两种结果都不好看。而且这三个项目静默的时间都不短：打印机方案 63 天、会议室系统升级 63 天、档案室改造 28 天。这一层是给老板看的 —— 不是「有几件事没跟上」，是「年度预算里有 23.6 万在空转」。

第 5 步 · 台账成型 · 可直接上会

每条带决议编号、证据出处、被提及次数 · 不做绩效评价

这一步的看点 · 该拦的地方拦住了，拦的是「拿这份台账去考核」报告首页有一句话：「本台账不能直接作为考核依据。」理由列了三条：① 37条中有 31 条没有约定验收标准 —— 「提出方案」算不算完成？出了初稿算不算？没人定过；② 6 条原始表述本身就是模糊的（「尽快推进」「适时安排」），已排除出逾期统计；③ 「受阻」与「逾期」性质不同 —— 制度冲突口径这一条卡在分管副总那边已 65 天，责任人王敏的材料早在 5 月就提交了。所以这份台账的定位是「事实清单」，不是「责任清单」。它回答的是「哪些事没动、多久没动、证据在哪」，不回答「谁的责任」。这个边界如果不划清，下次开会大家就不会再说真话了 —— 而一份没人说真话的跟踪表，比没有跟踪表更糟。

⚠ Agent 的结论：这份台账可以上会，但有两件事要先处理37 条纳入跟踪的事项中，7 条静默、7 条逾期，每条都附了证据出处（哪次纪要第几条）。第一件事：三条静默事项涉及 23.6 万元年度预算 ——打印机集中管理方案（86,000

元，静默 63 天）、会议室系统升级（92,000 元，静默 63 天）、档案室改造（58,000 元，静默 28 天）。这三笔已列入年度预算，建议在本次会上明确「继续推进」还是「本年度取消」 —— 如果继续，需重新给时限；如果取消，需通知财务调整预算。拖到年底再决定，两种选择都会变差。第二件事：一条正事至今没有立项 ——2026-07-12 群消息里财务提出「保洁供应商结算单与合同不符，去年下半年起金额就不对」，当时的答复是「等盘点忙完再看」。这件事有明确对象、有明确问题、有时间跨度，但没有决议编号、没有责任人、没有时限，也没有进入任何跟踪表。建议在本次会上补立为正式事项。这份台账不能作为考核依据。37 条中 31 条没有约定验收标准；6 条原始表述模糊已排除出逾期统计；「受阻」与「逾期」已分列 —— 制度冲突口径这一条卡在分管副总处 65 天，而责任人的材料 5 月就提交了。报告只出事实清单，「原因」与「责任认定」两栏留空，由复盘会确认。

之后这一次跑完，公司多了什么

不讲省了多久：讲少了几个隐患、沉淀了什么

• ✓ 7 条静默事项被翻出来，其中 3 条涉及 23.6 万元预算
• ✓ 一条口径被固定下来：「决议必须写明责任人、时限、验收标准，否则不进跟踪表」
• ✓ 会议纪要第一次真的被用上了 —— 而不是发完就归档
• ✓ 行政第一次能在会上回答「上次定的事做了没有」，而且有证据出处

追问现场可能被问到的

答不上来的问题，比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果

• 纪要是微信里的文本，很乱，能读吗？ 能读。会按语义切分并抽出承诺型表述，但会把切分不确定的地方标出来。乱是常态，不是问题。
• 能自动发催办通知吗？ 会生成可直接派发的清单（含责任人、动作、期限），但不自动发送 ——对外发通知这件事要人确认，误发一条就是一次尴尬。
• 它会不会把「已完成」的也算成未闭环？ 会先判断类型：信息通报类和已明确完成的会排除出跟踪范围并单独列出。判断依据会写清，你可以核。

③ 能力沉淀（Skill / 提示词 / 预期输出 / 人工边界）

1. Skill 能力包

导入之后，同类任务会自动按这套规则走 —— 提示词才能写得那么短

跨会议待办闭环追踪 · Skill

SKILL.md 主本 + references（输出骨架 / 判据 / 渲染脚本）· 符合 WorkBuddy Skill 规范

版本 v1.0

action-item-tracking.zip

在 WorkBuddy 里直接上传这个 zip 即可导入

包内结构

• SKILL.md 主本 —— YAML 元信息 + 执行流程 + 硬规则 + 人工边界
• references/output_template.md 输出骨架（sheet 名 / 分区顺序 / 列头）+ 可直接运行的渲染脚本
• references/judgement_rules.md 判据与口径 —— 什么情况算异常、什么情况必须拦住

references 不会一次性全读进来 —— Agent 按需取用。所以 Skill 可以写得很细，不会拖慢每次对话。

2. 原始素材

这些就是行政手上真实能拿到的东西 —— 格式不统一是常态，不是问题

📁MT-01 · 演示素材

脱敏构造数据 · 真实业务格式 · 埋点可核验

共 6 份

• 01_行政例会纪要_2026-04-12.docx .txtWord 纪要 · 格式规范 · 有决议编号
• 02_行政例会纪要
• _2026-05-10.docx .txtWord 纪要 · 提到了上次的部分事项
• 03_行政例会纪要_2026-06-14.docx .txtWord 纪要 ·打印机方案这次没提
• 04_行政例会纪要_2026-07-12_微信群整理.txt 这次会议没出正式纪要 · 是从企微群消息里整理出来的
• 05_待办跟踪表_只有第一版.xlsx 4 月建的跟踪表 · 之后再也没更新过 · 状态列全是初始值
• 06_各部门月度进展汇报_节选.xlsx 用于交叉验证「说做了」是否有进展记录

怎么用

• 把素材全部拖进 WorkBuddy 对话框（不需要整理格式、不需要改文件名）
• 粘贴下方提示词发送
• 拿到正式件初稿 —— 签批栏留空，推荐意见留空，由你填

3. 提示词卡片

这是我们过去几次会议的纪要，格式不太统一，有 Word 有微信里复制出来的文本。 帮我追一下：定过的事哪些做了、哪些没做、哪些说了以后就再也没提过。 每条要写清是哪次会议第几条提出的、约定什么时候完成、后面几次会有没有提到进展。 逾期多少天算出来。 表述本身就很模糊的（比如「尽快推进」），单独列出来，不要硬追。 只出台账，不要评价谁的责任。

为什么这么短就够了：「事项聚类规则」「静默事项判据」「决议编号格式」在 Skill 里。你只要把纪要扔进来。

换成你自己的业务：把素材换成你手上的真实文件即可。导入 Skill 之后，

该走几步、什么口径、什么情况必须拦住，Agent 自己知道 —— 你只需要说清这是什么事。

自己组织输入的三步法

• 用自然语言说清核心需求 —— 就按平时跟同事交代活的方式说：什么事、什么文件、什么要求。不用讲究格式。
• 调用 Skill 补齐专业规则 —— 导入本页 Skill 后，流程、口径、硬规则 Agent 自己知道。
• 用「增强提示词」补全遗漏 —— 输入框旁边有增强按钮，把随口说的话补成更完整的表述。

分工：自然语言负责「这是什么事」，Skill 负责「该怎么做」，增强提示词负责「别漏了什么」。

4. 预期输出

不方便现场跑的时候可以直接拿这份给客户看 · 与实跑结果同结构

📋正式交付物

带签批栏 / 冻结首行 / 开筛选 —— 判断标准是「能不能直接进企业的流程」

共 3 份

• MT-01_未闭环事项台账.xlsx 正式件本体 · 5 sheet · 含被提及次数、逾期天数、证据出处
• MT-01_静默事项专页.xlsx 首次提出后再未被提及 · 按静默天数排序 · 最有价值的一页
• MT-01_不可追踪事项清单.xlsx 原始表述模糊 · 建议补明确时限与验收标准后再纳入

Skill 里固化了什么：从历史里挖出别人没发现的关联该拦的地方拦住了排除性结论把技术动作翻译成钱

输入清单：历次会议纪要（3–8 次）Word/PDF/微信长文本混合，格式不统一现有待办跟踪表（如有）通常只有第一版各部门周报或进展汇报（如有）用于交叉验证「说做了」是否有进展记录

人工边界：不做「为什么没做」的判定，也不做绩效评价。产出的是《未闭环事项台账》：谁承诺了什么、约定何时、后续几次会有没有提到进展、逾期多久。原因和责任由复盘会确认。

升为客户真实案例还缺什么：客户当前真实输入文件（不要整理过的）岗位现行 SOP 与审批链（金额分档、谁签字）至少一次真实出过问题的案例客户当前正在用的正式输出模板客户确认的阈值口径（多少天算临期、多少金额算大额）

5. 同一角色下的其他场景

会议与文书管理 · 产出即下一步输入

• MT-02 · 重要会议前的资料预备包 — 开会前一小时才想起来 · 上次这个议题定了什么、相关制度怎么写的、合同里有没有约定 查看 →MT-03 · 行政月报与量化口径生成 — 做好了没人夸 · 出事了全是锅：月报是行政唯一能让工作被看见的东西

上下游串起来就是完整链路。每一步的产出都是下一步的输入，不用在不同工具之间来回复制粘贴。

场景内容基于 WorkBuddy 产品能力整理，演示中的企业、人物与数据均为虚构，不代表任何客户的实际成效；痛点引用的公开来源已做脱敏处理。网页版由原资料转换，部分演示表格以原文形式展示。