MT-02 · 重要会议前的资料预备包

① 场景引入

一、这件事现在是什么样

会议与文书管理 · 真实业务触发

明天有个重要会议，议题是「XX 供应商续签」。要准备材料：上次讨论到哪了、现行合同怎么约定的、制度里有什么限制、有没有未闭环的相关事项 —— 这些散在四五个地方。

二、痛点 · 每条都有来源

1行政的工作形态是碎片的，被打断到无法完成任何需要连续 30 分钟的工作 —— 而准备会议材料恰恰需要连续时间依据 · 行政从业者自述：经常工作干了一半就被打断，直到下午四点才有机会起身喝口水2要凑一个议题的背景，得翻历史纪要、找合同、查制度、问相关部门 —— 四处，四个来源依据 · 行政工作还是协调性的，业务单位不愿配合是家常便饭，总要夹在中间受夹板气3纪要归档按「会议名称-日期」分类，但要按「议题」找，就得一份份打开依据 ·会议纪要与待办跟踪模板：决议编号、责任唯一性、SMART 化、超期三天标注逾期4会上有人问「上次不是说过了吗」，答不上来就很难看依据 · 会议纪要成了形式主义的代名词，纪要发出去往往只有记录人自己会点开5行政 KPI里写着会议材料准备及时率 100%，但「及时」不等于「材料到位」依据 · 行政月报模板：五张表结构，成果必须量化到「盘点资产 120 项，差异率 0.5%」这种句式

三、换个做法之后

变化不在「快」，在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

• 行政的工作形态是碎片的，被打断到无法完成任何需要连续 30 分钟的工作 —— 而准备会议材料恰恰需要连续时间要凑一个议题的背景，得翻历史纪要、找合同、查制度、问相关部门 —— 四处，四个来源纪要归档按「会议名称-日期」分类，但要按「议题」找，就得一份份打开会上有人问「上次不是说过了吗」，答不上来就很难看

✓ 交给 Agent 之后

• 多来源文件一次读入，先做口径与完整性校验，再开始算
• 每条结论绑定来源文件、字段或条号，可以被审
• 产出是企业真会流转的正式件（带签批栏），不是一张展示用的表
• 该拦的地方给出「现在还不能提交」，并给不用干等的替代方案

四、场景闭环

5 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

1. 议题解析 · 先明确每个议题的边界抽出议题涉及的对象（供应商/部门/资产/制度），作为检索键
2. 历史回查 · 这个议题以前说过什么从历次纪要里找相关决议、保留意见、未闭环事项
3. 依据归集 · 制度和合同怎么写的找出相关制度条款与合同条款，带文件名与条号
4. 冲突预判 · 哪些地方可能被质疑历史决议与本次议题方向不一致的、制度有明确限制的，提前标出
5. 一页纸成型 · 每个议题一页已确认事实 / 历史决议 / 制度与合同依据 / 未闭环事项 / 待确认问题

要准备什么：会议议题清单本次要讨论什么历次会议纪要用于找历史决议与保留意见相关合同与附件议题涉及的合同条款相关制度文件议题涉及的制度限制未闭环事项台账（如有）可由 MT-01 生成

为什么这个场景值得做

优先级评分：痛感 4 × AI 适配 5 ÷ 落地难度 3 = 6.7

最大差异点：按议题而不是按时间取数 —— 把散在纪要、合同、制度、待办台账里的相关内容按议题串起来，这是「取数快」而不是「算得快」。

评分口径：痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」；

AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」；

落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景，分数会被压得很低。

五、会产出什么

判断标准只有一个：这份东西能不能直接进企业的流程

• 正式件本体：会前资料预备包.xlsx 每议题一 sheet · 五段结构 + 出处索引
• 可派发清单：待确认问题清单.xlsx 会前需明确的程序与口径问题 · 可提前发主持人

这套东西不承诺什么：不做议题决策建议，不替会议定调。产出的是《会前一页纸》：事实、历史、依据、未闭环事项、待确认问题。会议怎么开、决议怎么定是人的事。

② Live Demo（演示逐步）

演示模式 · 可视化预演 本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。

案例设定：超音速智能装备（虚构）明天开季度经营会，三个议题 —— 要把每个议题的来龙去脉摆清楚。

会议议题3 个检索来源四类历史相关项11 条程序问题2 处

输入行政手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框

• 01_会议议题清单.txt 主持人发来的议题 · 只有一句话行政部 · 王敏
• 02_历次会议纪要_相关摘录.txt 从六次纪要里按议题摘出来的相关内容行政部 · 纪要归档
• 03_保洁服务合同_条款摘录.txt 议题一涉及的合同 · 关键条款行政部 · 合同柜
• 04_保洁月度结算单_近12个月.xlsx 财务说的「金额不对」就在这张表里 · 第 7 期备注变了财务部 · 周颖收单
• 05_相关制度条款摘录.txt 议题涉及的制度限制 · 从制度台账里检索出来的行政部 · 由 CP-01 台账检索
• 06_未闭环事项台账_节选.xlsx MT-01 的产出 · 用于查议题相关的未闭环事项行政部 · 由 MT-01 生成

注意标橙色那一份 —— 04_保洁月度结算单_近12个月.xlsx。它财务部 · 周颖收单，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。

提示词就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底

明天开会，议题是这几个。 这是我们的历次会议纪要、相关合同和制度文件。 帮我每个议题出一页纸： 这个议题以前说过什么、有没有保留意见、相关制度和合同怎么规定的、有没有还没闭环的相关事项。 每条都要写清出处 —— 哪次会议第几条、哪份文件第几条。 可能被质疑的地方提前标出来。 不要给我建议怎么决策。

「按议题取数的检索逻辑」「一页纸的五段结构」「同名不同主体的识别」在 Skill 里。你只要说清议题是什么。

触发行政说了几句话

议题清单只有三句话 · 材料散在四个地方

Agent 接到后自己做的三件事① 先从每个议题里抽出检索键：议题一的键是「保洁供应商」和合同编号，议题二是

「租约」和到期日，议题三是「资产盘点」；② 决定按四类来源分别检索：历次纪要（找历史决议与保留意见）、合同与结算单（找依据）、制度条款（找程序限制）、未闭环台账（找相关待办）；③ 决定把「可能被质疑的地方」提前标出来 —— 包括历史上有人提过但没解决的意见，以及程序上可能不合规的地方。

第 1 步 · 议题解析 · 先明确每个议题的边界

从一句话议题里抽出可检索的对象

这一步的看点 · 一个数字决定了这场会开得对不对议题一「保洁供应商续签」，议题清单上没有写金额。Agent 从结算单里推算出年度金额约 68,448 元（近 6 个月月均 5,704 元 × 12）。然后它去查了《采购管理制度》V2.0：第 4.2 条：单笔2,000 至 50,000 元由分管副总审批；第 4.3 条：单笔 50,000 元以上报总经理审批。68,448 元超过了 50,000 元这条线。本次会议主持人是总经理陈立，所以审批层级是够的 —— 但 Agent 在待确认问题里写了一句：「请确认本次会议是否作为该事项的正式审批场合并在纪要中留痕，或需另行提交书面审批。」这一条不是在挑刺。它防的是一件很常见的事：会上口头同意了，但纪要里只写了「同意续签」，没有作为审批留痕，半年后内审问「这笔 6.8 万的采购谁批

的」，答不上来。

第 2 步 · 历史回查 · 这个议题以前说过什么

找历史决议、保留意见、以及被记录但没进跟踪表的

第 3 步 · 依据归集 · 合同和结算单对不对得上

议题一的核心问题在这一步暴露出来

这一步的看点 · 那份「平时压根不在核对范围里」的资料标橙色的04_保洁月度结算单_近12个月.xlsx在财务手里。行政每个月看到的是「这个月保洁费 5,704元，签个字」—— 金额没有大跳，所以没人回头对合同。把 12 个月并排放在一起，问题就露出来了：前 6 个月备注写的是「耗材包干，含在服务费内」，耗材费一栏是 0；从 2026 年 2 月起，备注变成了「耗材按实结算」，多出一行 434元。而合同第 4.2 条写得很清楚：「耗材（含卫生纸、洗手液、垃圾袋、清洁剂）由乙方承担，已包含在月度服务费内。」单价没变、面积没变、服务费没变 —— 变的是一行备注里的四个字。而这个变更没有任何书面协议或变更通知。6 个月累计多付 2,604 元。金额不大，但它说明一件事：合同签完就归档了，之后每月对的只是总额。

第 4 步 · 一页纸成型 · 每个议题五段

已确认事实 / 历史记录 / 依据 / 未闭环 / 待确认问题

这一步的看点 · 该拦的地方拦住了，而且拦的是一个日期第一段的最后一句是：「合同第 8.1 条要求届满前 30 日协商续签 —— 该 30 日期限已于 2026-08-01 届满。」合同

2026-08-31 到期，会议是 2026-08-15 开 —— 距到期只剩 16 天，而合同要求的协商期限半个月前就过了。这一条的影响是：如果会上决定不续签、要换供应商，16 天里要走完询价、比价、签约、交接 —— 按《采购管理制度》第六条还要取得三家报价。时间上极紧。所以 Agent 在待确认问题里没有写「建议续签」或「建议更换」，而是提示了这个时间约束，让会议知道「现在做决定的余地有多大」。这个日期不在议题清单上，也不在任何人的记忆里 —— 它在合同第8.1 条，而那份合同两年前签完就归档了。

⚠ Agent 的结论：议题一建议先补一份材料再上会议题一「保洁供应商续签」存在两个程序问题，建议在会前先明

确：① 年度金额约 68,448 元，超过《采购管理制度》第 4.3 条的 50,000 元审批线，需报总经理审批。本次会议主持人为总经理，审批层级足够，但请确认是否作为正式审批场合并在纪要中留痕 —— 否则半年后内审问「这笔 6.8 万谁批的」会答不上来；② 按第六条，5,000 元以上采购须取得三家以上报价，本次仅有现供应商续签意向，需分管领导签字说明原因。另有一件事必须在续签前解决 ——结算单显示耗材计价方式自 2026-02 起由「包干」改为「按实结算」，每月多收 434 元，已连续 6 个月、累计 2,604 元，而合同第 4.2 条明确写「耗材由乙方承担，已包含在月度服务费内」，该变更无任何书面协议或变更通知。建议在续签谈判中一并处理，而不是签完再提。时间上要注意 ——合同 2026-08-31到期，距今 16 天；而合同第 8.1 条要求的「届满前 30 日协商」期限已于 2026-08-01 届满。如决定更换供应商，询价比价签约交接需在 16 天内完成。本页不给决策建议。是否续签、多收款如何处理、是否采纳发票条款，全部列在「待确认问题」栏，由会议决定。

之后这一次跑完，公司多了什么

不讲省了多久：讲少了几个隐患、沉淀了什么

• ✓ 一条去年的保留意见被翻出来 —— 否则会上会被重新提一遍
• ✓ 一个程序问题被提前发现：18 万元的事项可能需要另行报批
• ✓ 一条口径被固定下来：「保留意见也要进跟踪表，不能只记决议」
• ✓ 行政的角色变了：从「订会议室、打印材料」变成「把议题的来龙去脉摆清楚」

追问现场可能被问到的

答不上来的问题，比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果

• 议题描述很简单，它怎么知道该找什么？ 会先从议题里抽出对象（供应商名、部门、资产、制度名）作为检索键。如果议题太笼统（比如「讨论行政工作」），会明确说无法定位相关材料，让你补充。
• 能顺便帮我做成 PPT 吗？ 可以生成结构化的一页纸内容，但重点是内容而不是形式。会前材料的价值在于出处清楚，不在于好看。
• 它会不会把不相关的历史决议也塞进来？ 会按相关度排序并标注相关依据，让你能快速判断。宁可多列一条带出处的，也不漏掉一条—— 但会把「弱相关」单独分组。

③ 能力沉淀（Skill / 提示词 / 预期输出 / 人工边界）

1. Skill 能力包

导入之后，同类任务会自动按这套规则走 —— 提示词才能写得那么短

重要会议前的资料预备包 · Skill

SKILL.md 主本 + references（输出骨架 / 判据 / 渲染脚本）· 符合 WorkBuddy Skill 规范

版本 v1.0

meeting-prep-pack.zip

在 WorkBuddy 里直接上传这个 zip 即可导入

包内结构

• SKILL.md 主本 —— YAML 元信息 + 执行流程 + 硬规则 + 人工边界
• references/output_template.md 输出骨架（sheet 名 / 分区顺序 / 列头）+ 可直接运行的渲染脚本
• references/judgement_rules.md 判据与口径 —— 什么情况算异常、什么情况必须拦住

references 不会一次性全读进来 —— Agent 按需取用。所以 Skill 可以写得很细，不会拖慢每次对话。

2. 原始素材

这些就是行政手上真实能拿到的东西 —— 格式不统一是常态，不是问题

📁MT-02 · 演示素材

脱敏构造数据 · 真实业务格式 · 埋点可核验

共 6 份

• 01_会议议题清单.txt 主持人发来的议题 · 只有一句话
• 02_历次会议纪要_相关摘录.txt 从六次纪要里按议题摘出来的相关内容
• 03_保洁服务合同_条款摘录.txt 议题一涉及的合同 · 关键条款
• 04_保洁月度结算单_近12个月.xlsx 财务说的「金额不对」就在这张表里 · 第 7 期备注变了
• 05_相关制度条款摘录.txt 议题涉及的制度限制 · 从制度台账里检索出来的
• 06_未闭环事项台账_节选.xlsx MT-01 的产出 · 用于查议题相关的未闭环事项

怎么用

• 把素材全部拖进 WorkBuddy 对话框（不需要整理格式、不需要改文件名）
• 粘贴下方提示词发送
• 拿到正式件初稿 —— 签批栏留空，推荐意见留空，由你填

3. 提示词卡片

明天开会，议题是这几个。 这是我们的历次会议纪要、相关合同和制度文件。 帮我每个议题出一页纸： 这个议题以前说过什么、有没有保留意见、相关制度和合同怎么规定的、有没有还没闭环的相关事项。 每条都要写清出处 —— 哪次会议第几条、哪份文件第几条。 可能被质疑的地方提前标出来。 不要给我建议怎么决策。

为什么这么短就够了：「按议题取数的检索逻辑」「一页纸的五段结构」「同名不同主体的识别」在 Skill 里。你只要说清议题是什么。

换成你自己的业务：把素材换成你手上的真实文件即可。导入 Skill 之后，

该走几步、什么口径、什么情况必须拦住，Agent 自己知道 —— 你只需要说清这是什么事。

自己组织输入的三步法

• 用自然语言说清核心需求 —— 就按平时跟同事交代活的方式说：什么事、什么文件、什么要求。不用讲究格式。
• 调用 Skill 补齐专业规则 —— 导入本页 Skill 后，流程、口径、硬规则 Agent 自己知道。
• 用「增强提示词」补全遗漏 —— 输入框旁边有增强按钮，把随口说的话补成更完整的表述。

分工：自然语言负责「这是什么事」，Skill 负责「该怎么做」，增强提示词负责「别漏了什么」。

4. 预期输出

不方便现场跑的时候可以直接拿这份给客户看 · 与实跑结果同结构

📋正式交付物

带签批栏 / 冻结首行 / 开筛选 —— 判断标准是「能不能直接进企业的流程」

共 2 份

• MT-02_会前资料预备包.xlsx 正式件本体 · 每议题一 sheet · 五段结构 + 出处索引
• MT-02_待确认问题清单.xlsx 会前需明确的程序与口径问题 · 可提前发主持人

Skill 里固化了什么：从历史里挖出别人没发现的关联该拦的地方拦住了排除性结论把技术动作翻译成钱

输入清单：会议议题清单本次要讨论什么历次会议纪要用于找历史决议与保留意见相关合同与附件议题涉及的合同条款相关制度文件议题涉及的制度限制未闭环事项台账（如有）可由 MT-01 生成

人工边界：不做议题决策建议，不替会议定调。产出的是《会前一页纸》：事实、历史、依据、未闭环事项、待确认问题。会议怎么开、决议怎么定是人的事。

升为客户真实案例还缺什么：客户当前真实输入文件（不要整理过的）岗位现行 SOP 与审批链（金额分档、谁签字）至少一次真实出过问题的案例客户当前正在用的正式输出模板客户确认的阈值口径（多少天算临期、多少金额算大额）

5. 同一角色下的其他场景

会议与文书管理 · 产出即下一步输入

• MT-01 · 跨会议待办闭环追踪 — 会开了 · 纪要发了 · 然后就没有然后了 查看 →MT-03 · 行政月报与量化口径生成— 做好了没人夸 · 出事了全是锅：月报是行政唯一能让工作被看见的东西

上下游串起来就是完整链路。每一步的产出都是下一步的输入，不用在不同工具之间来回复制粘贴。

场景内容基于 WorkBuddy 产品能力整理，演示中的企业、人物与数据均为虚构，不代表任何客户的实际成效；痛点引用的公开来源已做脱敏处理。网页版由原资料转换，部分演示表格以原文形式展示。