FN-02 · 行政预算编制依据包

① 场景引入

一、这件事现在是什么样

行政费用与预算 · 真实业务触发

年度预算要交了。往年都是「去年基数加个增长率」，今年财务要求写测算依据。而行政手上只有一堆费用台账，没有能支撑数字的动因分析。

二、痛点 · 每条都有来源

1. 行政预算的公开通病是「基数加增长」和拍脑袋，缺少动因测算依据
   依据：行政预算通病：基数加增长、拍脑袋，缺少动因测算依据
2. 财务会问「这个数怎么来的」，答不上来就被砍
   依据：行政费用占营收的行业中位数约 0.3%–0.5%，行政永远是成本中心
3. 动因数据（人数、面积、在岗天数）在 HR 和行政两边，要凑
   依据：行政工作还是协调性的，业务单位不愿配合是家常便饭，总要夹在中间受夹板气
4. 预算被砍之后还要把活办好 —— 这是行政的常态依据 ·行政工作还是协调性的，业务单位不愿配合是家常便饭，总要夹在中间受夹板气5行政费用占营收中位数只有 0.3%–0.5%，本来就薄，砍下去就是硬砍
   依据：行政费用占营收的行业中位数约 0.3%–0.5%，行政永远是成本中心

三、换个做法之后

变化不在「快」，在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

• 行政预算的公开通病是「基数加增长」和拍脑袋，缺少动因测算依据
• 财务会问「这个数怎么来的」，答不上来就被砍
• 动因数据（人数、面积、在岗天数）在 HR 和行政两边，要凑预算被砍之后还要把活办好 —— 这是行政的常态

✓ 交给 Agent 之后

• 多来源文件一次读入，先做口径与完整性校验，再开始算
• 每条结论绑定来源文件、字段或条号，可以被审
• 产出是企业真会流转的正式件（带签批栏），不是一张展示用的表
• 该拦的地方给出「现在还不能提交」，并给不用干等的替代方案

四、场景闭环

6 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

1. 科目分类 · 先分清哪些是可测算的按动因分四类：人数驱动 / 面积驱动 / 固定合同 / 项目型
2. 动因拟合 ·找出单位成本人均办公用品费、㎡均物业费、㎡均能耗 —— 算出 24 个月区间与中位数
3. 异常剔除 · 别把去年的特殊事项算进基准识别一次性支出（搬迁、装修、大额采购）并剔除，口径写清
4. 情景测算 · 保守/基准/乐观三档按人数与面积的三种预期分别测算
5. 偏差校准 · 用上年实际校准对比上年预算与实际，算出各科目历史偏差率并说明
6. 依据包成型 · 每个数字带测算式科目 / 动因 / 单位成本 / 数量 / 测算金额 / 依据说明 / 上年实际

要准备什么：24 个月费用台账分科目分月，越长越好人数与在岗天数数据HR 提供 —— 主要动因面积与工位数据决定物业、能耗、保洁的规模现行合同与已知涨价通知已确定的价格变动上年预算与实际执行对比用于校准偏差率

为什么这个场景值得做

优先级评分：痛感 4 × AI 适配 4 ÷ 落地难度 3 = 5.3

最大差异点：把「去年加 10%」换成「按人数动因 × 单位成本 × 情景系数」，每个数字能追到 24 个月的历史数据。这份材料的读者是 CFO，不是行政自己。

评分口径：痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」；

AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」；

落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景，分数会被压得很低。

五、会产出什么

判断标准只有一个：这份东西能不能直接进企业的流程

• 正式件本体：行政预算编制依据包.xlsx 5 sheet · 每科目带测算式与动因 + 签批栏
• 可派发清单：不建议测算科目清单.xlsx 样本不足或波动过大 · 建议按区间上报 · 附理由

这套东西不承诺什么：不做预算审批建议，不判断预算该给多少。产出的是《预算编制依据包》：分科目的测算口径、动因关系、历史区间、情景对比。最终预算数由管理层决定。历史数据不足的科目会明确写「样本不足，建议按区间上报」。

② Live Demo（演示逐步）

演示模式 · 可视化预演 本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。

案例设定：超音速智能装备（虚构）明年预算要交，财务今年要求写测算依据 —— 不能再「去年加 10%」。

历史数据24 个月需测算科目7 项按合同直算4 项不建议测算2 项

输入行政手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框

• 01_行政费用台账_24个月分月.xlsx 财务提供 · 分科目分月 · 24 个月完整数据财务部 · 周颖
• 02_一次性支出台账.xlsx 行政自己记的 · 一次性支出与常规支出混在费用台账里，这张表是唯一的区分依据行政部 · 王敏 · 事件驱动记录
• 03_上年预算与实际执行对比.xlsx 用于校准各科目历史偏差率财务部 · 周颖
• 04_动因数据与规划.xlsx 人数与面积规划 · 测算的基础人事 + 行政
• 05_已知合同与调价信息.txt 已确定的价格变动 · 这部分不用测算，直接算行政部 · 合同柜
• 06_团建与活动历史支出.xlsx 样本少、波动大 · 这类科目不建议按动因测算行政部 · 事件驱动

注意标橙色那一份 —— 02_一次性支出台账.xlsx。它行政部 · 王敏 · 事件驱动记录，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。

提示词就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底

这是近两年的费用台账、人数和面积数据，还有现行合同和上年预算执行情况。 帮我做一份预算编制依据 —— 不要「去年加 10%」那种。 按人数、面积这些动因来测算，算出单位成本。 去年的一次性支出（搬迁、装修、大额采购那种）要剔掉，别混进基准。 历史数据太少或者波动太大的科目，直接说不建议按动因测算，按区间上报。 每个数字要写清测算式和依据。这份是给财务看的。

「四类科目的动因分类」「一次性支出识别规则」「三情景系数口径」在 Skill 里。你只要把台账扔进来。

触发行政说了几句话

财务今年要测算依据 · 不能再写「去年加 10%」

Agent 接到后自己做的四件事① 先按动因把科目分四类：合同固定的（不用测算，直接算）、人数驱动的、面积驱动的、项目型的 —— 四类的测算方法完全不同；② 决定先找一次性支出并剔除，因为一次性支出混在历史数据里会把均值抬高，而按抬高后的均值编预算，年底一定用不完；③ 决定用上年预算与实际的偏差率来校准，而不是只看历史支出；④ 对样本太少、波动太大的科目，决定明确写「不建议按动因测算」，而不是硬给一个精确数。

第 1 步 · 科目分类 · 哪些根本不用测算

合同固定的直接算，误差为零 · 先把这类剔出去

这一步的看点 · 排除性结论把工作量砍掉一半Agent 第一句写的是：「物业管理费与车位管理费不需要测算。」理由：这两项在租赁合同里有明确单价（22 元/㎡/月、300 元/个/月），数量也是确定的（880㎡、4 个车位），直接乘出来就是准确值，误差为零。往年的做法是把这两项也放进「基数加增长」里 —— 于是物业费被莫名其妙地加了

5%，而实际上它一分钱都不会涨（合同里写着）。这一步把 11 个科目里的 2 项直接定死、2 项标为区间待定，剩下真正要做动因拟合的只有 5 项。预算编制最容易出错的地方就是对不该测算的东西做了测算。

第 2 步 · 一次性支出剔除 · 别把去年的特殊事项算进基准

这一步决定了后面所有测算准不准

这一步的看点 · 那份「平时压根不在核对范围里」的资料，救了一个科目的预算标橙色的02_一次性支出台账.xlsx是行政主管在发生一次性支出时手工记的一张表，不是系统台账。编预算的时候没人会想到打开它 —— 预算是拿费用台账编的。但正是它标出了：2025-09 办公用品那 41,720 元里，有 38,000 元是新办公区文具柜采购与打印耗材首次储备，属一次性配置，而且「未在预算中单列」。后果在上年预算执行表里看得很清楚：上年办公用品预算 60,500元，实际只花了 50,160 元，偏差 −17.1%。偏差原因那一栏写的是「预算按含一次性支出的均值编制，实际未再发

生」。也就是说：这个科目的预算连续被抬高，因为编预算的人拿的是含那 38,000 元的历史均值。而年底用不完，又会被财务质疑「你们预算是不是报虚了」。按剔除后的中位数 31.00 元重算：基准情景 134 人 × 31 元 × 12 = 49,848元，比上年预算 60,500 元低 10,652 元 —— 而这 10,652 元可以留在总额里给不可控科目做缓冲。

第 3 步 · 三情景测算 · 每个数字带测算式

保守 / 基准 / 乐观 · 依据是人事部的人力规划

这一步的看点 · 把技术动作翻译成钱，而且是往下翻预算这件事，行政的天然倾向是往高报 —— 报高了有余量，报低了年中就要追加，追加很难批。但Agent 给出的办公用品基准值是 49,848 元，比上年预算 60,500 元低了 10,652 元。它同时给出了这么做的理由：「上年该科目预算按含一次性支出的均值编制，实际执行偏差 −17.1%。若本年沿用同一口径，年底可能再次出现大额结余，并被质疑预算编制准确性。建议按剔除一次性支出后的中位数编制，并将结余额度调配至偏差率较高的科目（空调加班+29.2%、设备维修 +73.2%）。」这个建议的价值不在于省钱，而在于把预算的准确性变成了行政的加分项 —— 一个连续两年偏差 17% 的科目，说明编预算的人没有认真算过。

第 4 步 · 偏差校准 · 用上年实际校准哪些科目容易报不准

偏差率高的科目要留缓冲，偏差率低的可以报紧

第 5 步 · 不建议测算 · 有些科目应该按区间上报

样本少、波动大、取决于当年决定 · 硬给精确数是假精确

这一步的看点 · 该拦的地方拦住了，拦的是「假精确」团建与活动这个科目，Agent 给的不是一个数，是一句话：「不建议按动因测算。建议按区间 40,000–70,000 元上报，并注明取决于年度活动规划与年会形式。」理由是：6 个样本里，年会金额从 34,000 降到 21,000，降幅 38.2%，而原因写在备注里 —— 「规模缩减，未租场地」。也就是说，这个科目的金额取决于一个决定（要不要租场地），而不是取决于任何一个可以拟合的动因。人数增加不会让年会变贵，租不租场地才会。如果硬要给一个精确数，比如「按人均 250元 × 134 人 = 33,500 元」，那么这个数看起来是算出来的，实际上是编出来的 —— 而财务一问「人均 250 元这个标准哪来的」，就答不上来。按区间上报反而更专业：它承认了这里面有一个未定的决策，并把决策权交回给管理层。⚠ Agent 的结论：预算可以提交，但有三处需要先定11 个科目已分四类处理：2 项按合同直算（误差为零）、5 项按动因测算（三情景）、2 项待合同定案后确定、2 项建议按区间上报。三处需要先定 ——① 租金（金额最大项）：现价3.20 元/㎡/天，房东续租报价 3.30 元，谈判目标 3.05 元。三年全成本差异约 24.8 万元。本次按区间 979,440–1,059,600元上报，待 AM-04 续租决策定案后替换为确定值；② 保洁服务费：合同 2026-08-31 到期，续签价格待谈，且有耗材计价争议未处理（见 FN-01）。本次按现价 63,240 元上报，标注「待续签定案」；③ 团建与活动：6 个样本波动 38.2%，波动主因是「年会是否租用外部场地」—— 这是一个决策而非可测算的量。按区间 40,000–70,000 元上报，请管理层先定年度活动形式。一处口径修正需要说明 ——办公用品科目本次基准值 49,848 元，比上年预算 60,500 元低 10,652 元。原因是上年预算按含一次性支出的历史均值编制（2025-09 有 38,000 元新办公区一次性配置，未在预算中单列），导致上年实际执行偏差 −17.1%。本次已剔除一次性支出、按 24 个月中位数 31.00 元/人/月编制。建议将结余额度调配至偏差率较高的科目（空调加班 +29.2%、设备维修 +73.2%）。本报告不建议预算总额该给多少。所有测算式、动因、单位成本与历史区间均已列出可回查，「审批金额」与「分管领导意见」两栏留空。

之后这一次跑完，公司多了什么

不讲省了多久：讲少了几个隐患、沉淀了什么

• ✓ 一笔 3.8 万元的一次性支出被从人均基准里剔出来 —— 这个科目连续两年虚高 26%
• ✓ 要测算的科目从 11 个降到 7 个—— 4 个是固定合同，直接按合同算
• ✓ 一条口径被固定下来：「一次性支出要单独标记，不进人均基准」
• ✓ 行政第一次能在预算会上回答「这个数怎么来的」

追问现场可能被问到的

答不上来的问题，比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果

• 我们只有一年数据，能做吗？ 能做，但会明确写「样本 12 个月，动因拟合置信度低，建议按区间上报」。样本不足就说不足，不用一年数据装出精确测算。

• 能帮我把预算做得高一点好留余量吗？ 不能。我们出的是测算依据，虚高的预算在财务那边一问就露，反而损失信任。要留缓冲应该在「不可控科目」明确列出并说明理由。动因数据要向 HR

• 要，比较麻烦。

• 只需要月度在册人数和在岗天数两列，可以从考勤导出。

• 如果拿不到，会退化成按面积和历史趋势测算，并写明置信度下降。

③ 能力沉淀（Skill / 提示词 / 预期输出 / 人工边界）

1. Skill 能力包

导入之后，同类任务会自动按这套规则走 —— 提示词才能写得那么短

行政预算编制依据包 · Skill

SKILL.md 主本 + references（输出骨架 / 判据 / 渲染脚本）· 符合 WorkBuddy Skill 规范

版本 v1.0

budget-basis-pack.zip

在 WorkBuddy 里直接上传这个 zip 即可导入

包内结构

• SKILL.md 主本 —— YAML 元信息 + 执行流程 + 硬规则 + 人工边界
• references/output_template.md 输出骨架（sheet 名 / 分区顺序 / 列头）+ 可直接运行的渲染脚本
• references/judgement_rules.md 判据与口径 —— 什么情况算异常、什么情况必须拦住

references 不会一次性全读进来 —— Agent 按需取用。所以 Skill 可以写得很细，不会拖慢每次对话。

2. 原始素材

这些就是行政手上真实能拿到的东西 —— 格式不统一是常态，不是问题

📁FN-02 · 演示素材

脱敏构造数据 · 真实业务格式 · 埋点可核验

共 6 份

• 01_行政费用台账_24个月分月.xlsx 财务提供 · 分科目分月 · 24 个月完整数据
• 02_一次性支出台账.xlsx 行政自己记的 · 一次性支出与常规支出混在费用台账里，这张表是唯一的区分依据
• 03_上年预算与实际执行对比.xlsx 用于校准各科目历史偏差率
• 04_动因数据与规划.xlsx 人数与面积规划 · 测算的基础
• 05_已知合同与调价信息.txt 已确定的价格变动 · 这部分不用测算，直接算
• 06_团建与活动历史支出.xlsx 样本少、波动大 · 这类科目不建议按动因测算

怎么用

• 把素材全部拖进 WorkBuddy 对话框（不需要整理格式、不需要改文件名）
• 粘贴下方提示词发送
• 拿到正式件初稿 —— 签批栏留空，推荐意见留空，由你填

3. 提示词卡片

这是近两年的费用台账、人数和面积数据，还有现行合同和上年预算执行情况。 帮我做一份预算编制依据 —— 不要「去年加 10%」那种。 按人数、面积这些动因来测算，算出单位成本。 去年的一次性支出（搬迁、装修、大额采购那种）要剔掉，别混进基准。 历史数据太少或者波动太大的科目，直接说不建议按动因测算，按区间上报。 每个数字要写清测算式和依据。这份是给财务看的。

为什么这么短就够了：「四类科目的动因分类」「一次性支出识别规则」「三情景系数口径」在 Skill 里。你只要把台账扔进来。

换成你自己的业务：把素材换成你手上的真实文件即可。导入 Skill 之后，

该走几步、什么口径、什么情况必须拦住，Agent 自己知道 —— 你只需要说清这是什么事。

自己组织输入的三步法

• 用自然语言说清核心需求 —— 就按平时跟同事交代活的方式说：什么事、什么文件、什么要求。不用讲究格式。
• 调用 Skill 补齐专业规则 —— 导入本页 Skill 后，流程、口径、硬规则 Agent 自己知道。
• 用「增强提示词」补全遗漏 —— 输入框旁边有增强按钮，把随口说的话补成更完整的表述。

分工：自然语言负责「这是什么事」，Skill 负责「该怎么做」，增强提示词负责「别漏了什么」。

4. 预期输出

不方便现场跑的时候可以直接拿这份给客户看 · 与实跑结果同结构

📋正式交付物

带签批栏 / 冻结首行 / 开筛选 —— 判断标准是「能不能直接进企业的流程」

共 2 份

• FN-02_行政预算编制依据包.xlsx 正式件本体 · 5 sheet · 每科目带测算式与动因 + 签批栏
• FN-02_不建议测算科目清单.xlsx 样本不足或波动过大 · 建议按区间上报 · 附理由

Skill 里固化了什么：从历史里挖出别人没发现的关联该拦的地方拦住了排除性结论把技术动作翻译成钱

输入清单：24 个月费用台账分科目分月，越长越好人数与在岗天数数据HR 提供 —— 主要动因面积与工位数据决定物业、能耗、保洁的规模现行合同与已知涨价通知已确定的价格变动上年预算与实际执行对比用于校准偏差率

人工边界：不做预算审批建议，不判断预算该给多少。产出的是《预算编制依据包》：分科目的测算口径、动因关系、历史区间、情景对比。最终预算数由管理层决定。历史数据不足的科目会明确写「样本不足，建议按区间上报」。

升为客户真实案例还缺什么：客户当前真实输入文件（不要整理过的）岗位现行 SOP 与审批链（金额分档、谁签字）至少一次真实出过问题的案例客户当前正在用的正式输出模板客户确认的阈值口径（多少天算临期、多少金额算大额）

5. 同一角色下的其他场景

行政费用与预算 · 产出即下一步输入

FN-01 · 行政费用异常归因（量价分离） — 都知道水电物业在涨 · 但没人拆过：是用得多了，还是单价涨了 查看 →上下游串起来就是完整链路。每一步的产出都是下一步的输入，不用在不同工具之间来回复制粘贴。

场景内容基于 WorkBuddy 产品能力整理，演示中的企业、人物与数据均为虚构，不代表任何客户的实际成效；痛点引用的公开来源已做脱敏处理。网页版由原资料转换，部分演示表格以原文形式展示。