CP-03 · 制度问答知识库（带出处）

① 场景引入

一、这件事现在是什么样

证照合规与制度治理 · 真实业务触发

行政/HR 每天被同样的问题打断：报销标准是多少、年假怎么折算、出差住宿限额、加班怎么算。答案都写在制度里，但没人去翻。

二、痛点 · 每条都有来源

1行政被打断到无法完成任何需要连续 30 分钟的工作 —— 「同一时间又有员工跑来问：这张发票能不能报？交通补贴怎么提交？」依据 · 行政从业者自述：经常工作干了一半就被打断，直到下午四点才有机会起身喝口水2答案确实写在制度里，但制度散在共享盘、企微文件、邮件附件里，员工找不到也不想找依据 · 行政台账现状：文件名后加最终版、最终版2、终极最终版，没人知道哪个是真的最终版3同一个问题不同的人答出不同口径 —— 因为答的人凭记忆，而制度改过依据 · 证监局对 G 上市公司采取责令改正：议事规则与公司章程存在冲突且多年未修订4如果答案不能追溯到制度原文，员工不敢按它执行 —— 这是这类工具的成败关键依据 · 企业制度治理实务：制度只建不清，旧制度引用已废止条款形成僵尸条文5中小企业行政常兼人事出纳，被问的问题横跨行政、人事、财务三条线依据 · 行政专员 JD 原文：本岗位集行政、人事、出纳三大职能于一体

三、换个做法之后

变化不在「快」，在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

• 行政被打断到无法完成任何需要连续 30 分钟的工作 —— 「同一时间又有员工跑来问：这张发票能不能报？交通补贴怎么提交？」答案确实写在制度里，但制度散在共享盘、企微文件、邮件附件里，员工找不到也不想找同一个问题不同的人答出不同口径 —— 因为答的人凭记忆，而制度改过如果答案不能追溯到制度原文，员工不敢按它执行 —— 这是这类工具的成败关键

✓ 交给 Agent 之后

• 多来源文件一次读入，先做口径与完整性校验，再开始算
• 每条结论绑定来源文件、字段或条号，可以被审
• 产出是企业真会流转的正式件（带签批栏），不是一张展示用的表
• 该拦的地方给出「现在还不能提交」，并给不用干等的替代方案

四、场景闭环

5 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

1. 版本判定 · 先确定哪一版在生效同一制度多版本时按生效日取最新；已废止的排除并记录
2. 条款切分 ·切到可引用的粒度按条号切分，保留原文与上下文，不做改写
3. 问答构建 · 高频问题成型每条答案 = 结论 + 制度原文摘录 + 文件名与条号 + 生效日
4. 冲突标注 · 同一问题多处规定两份制度都有规定且不一致时，并列展示并标注需人工定口径
5. 覆盖检查 · 哪些常见问题制度里没写列出「制度未覆盖」清单 —— 这本身是给行政的一份改进建议

要准备什么：全套现行制度文件考勤、报销、用车、办公用品、差旅、福利等制度台账（如有）用于判断版本与生效日—— 没有的话可以先跑 CP-01 生成历史高频问题清单（如有）行政自己攒的答疑记录，用于校准口径

为什么这个场景值得做

优先级评分：痛感 4 × AI 适配 5 ÷ 落地难度 2 = 10.0

最大差异点：每个答案必须点得开源文件的哪一段。找不到依据时明确说「制度里没写」，而不是根据常识编一个看起来对的答案 —— 这是员工敢不敢按它执行的分界线。

评分口径：痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」；

AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」；

落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景，分数会被压得很低。

五、会产出什么

判断标准只有一个：这份东西能不能直接进企业的流程

• 正式件本体：制度问答知识库.xlsx 4 sheet · 每条答案带文件名/条号/生效日
• 可派发清单：制度覆盖缺口清单.xlsx 常见问题但制度未规定 · 可直接作为修订建议上会

这套东西不承诺什么：不做「个案裁定」—— 「我这个情况能不能特殊处理」这类问题会明确回答「制度里没有规定这种情形，需要人工判断」，而不是编一个答案。答案必须带出处，出处找不到就说找不到。

② Live Demo（演示逐步）

演示模式 · 可视化预演 本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。

案例设定：超音速智能装备（虚构 · 128 人 · 苏州）行政每天被同样的问题打断，决定把答案沉淀成一份带出处的问答库。

制度文件6 份高频问题24 条依据冲突1 处制度空白6 类

输入行政手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框

• 01_考勤管理办法_V2.1.txt 2025-04 生效 · 加班餐补标准写在第 7.2 条行政部 · 王敏归口
• 02_关于调整加班餐补标准的通知.txt 2025-11 发布 · 调整了考勤办法第 7.2 条的标准，但制度条款没改行政部 · 发在企微，未并入制度
• 03_费用报销制度_V3.0.txt 2025-09 生效 · 报销标准与时限财务部 · 归口
• 04_用车管理制度_V1.0.txt 2022-09 生效 · 未涉及新能源车行政部 · 归口
• 05_行政答疑记录_行政自己攒的.xlsx 行政专员随手记的 · 用于校准哪些是真高频问题行政部 · 李静手工记录
• 06_制度台账_重建版.xlsx CP-01 场景的产出 · 用于判断版本与生效日行政部 · 由 CP-01 生成

注意标橙色那一份—— 02_关于调整加班餐补标准的通知.txt。它行政部 · 发在企微，未并入制度，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。

提示词就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底

这是我们公司的全套制度文件。 帮我建一份问答清单，把员工最常问的问题和对应的制度规定对上。 每个答案必须写清依据是哪份文件第几条，哪一版、什么时候生效的。 两份制度说得不一样的，两条都列出来，别替我选。 制度里根本没写的，直接说没写，不要编。 最后告诉我哪些常见问题制度里是空白的。

「版本判定规则」「答案的四段结构」「冲突并列展示格式」在 Skill 里。你只要把制度扔进来。

触发行政说了几句话

六份制度加一份自己攒的答疑记录 · 直接扔进来

Agent 接到后自己做的三件事① 先用答疑记录校准哪些才是真高频问题 —— 而不是自己想象员工会问什么。12 条记录里「加班餐补多少钱」被问了 3 次，是第一名；② 注意到答疑记录里有一列叫「是否查过制度」，把「否 · 凭记忆」的那几条单独拎出来 —— 这几条最可能已经答错了；③ 决定每个答案必须四段：结论 + 制度原文摘录 + 文件名与条号 + 生效日。没有出处的答案，员工不敢按它执行，这份库就白做了。

第 1 步 · 校准 · 用答疑记录反推真实高频问题

不猜员工会问什么 · 看他们实际问了什么

这一步的看点 · 同一个问题，被答出了两个不同的数「加班餐补多少钱」这个问题在 7 月被问了三次：7 月 2 日答 40 元（凭记忆）、7 月 3 日答 30 元（查了制度）、7 月 24 日答 40 元（凭记忆）。有意思的地方在于：查了制度的那一次，反而是答错的。因为《考勤管理办法》V2.1 第 7.2 条确实写着 30 元—— 但 2025 年 11 月有一份《关于调整加班餐补标准的通知》把它调到了 40 元，而制度条款一直没改。凭记忆的人记得那份通知（因为它当时发在企微置顶），查制度的人查到的是没改的条款。这就是「答案不一致」的真实成因 ——不是有人不认真，是依据本身有两份。

第 2 步 · 依据冲突 · 制度和通知打架的时候

两条都列出来 · 不替客户定按哪条执行

这一步的看点 · 该拦的地方拦住了，拦法是「不替你定」Agent 完全可以直接写「加班餐补 40 元」然后收工 —— 按后法优于前法，这个判断也不算错。但它没有这么做。它把两份依据并列摆出来，写清各自的文号和生效日期，然后说：按一般原则应适用 40 元，但建议正式修订制度条款。为什么要这么啰嗦？因为这份问答库会被员工拿去当依据用。如果它只写「40 元」，那么当财务按制度条款的 30 元卡下来的时候，员工手上这份问答库什么都证明不了。而如果它写清「依据是 XZ-TZ-2025-018 号通知，执行日 2025-11-01」，员工就能直接把这个文号报给财务。这就是「答案带出处」的真正价值：不是为了显得严谨，是为了让员工敢用。

第 3 步 · 答案成型 · 四段结构

结论 + 原文摘录 + 文件名与条号 + 生效日 · 一段都不能少

这一步的看点 · 一条答案里藏着一个已经不适用的条款「公务车修车要谁批」这一条，答案本身没问题，出处也齐全。但 Agent在它下面加了一行提示：「《用车管理制度》V1.0 生效于 2022-09-01，已 3 年 11 个月未修订。第八条『其他加油票据原则上不予报销』未涉及新能源车充电费用，答疑记录中已出现相关提问（2026-07-29）。」这条提示不是答案的一部分，是给行政的一个信号：这份制度的适用性正在退化，而退化的证据就在她自己的答疑记录里。

第 4 步 · 覆盖缺口 · 制度里根本没写的

明确说「制度未规定」· 不编一个看起来对的答案

这一步的看点 · 排除性结论用在了一个反直觉的地方对「我怀孕了能不能申请远程办公」这类问题，Agent 的回答是：「制度中未规定远程办公情形。本问题涉及劳动关系与个案协商，需人工处理。」同时附上《考勤管理办法》第八条关于请假的相关条款作为参考。它没有编一个答案，也没有根据「常见做法」给个建议。这一点在制度问答场景里是生死线：一个员工按 AI 给的「常见做法」去申请，结果被驳回，那么这份问答库在全公司范围内就再也没人用了 —— 而且行政要为此背锅。宁可说「这个制度里没写」，也不要给一个看起来合理的答案。

⚠ Agent 的结论：这份问答库可以先用，但有一处必须先修制度24 条问答中 17 条依据完整可以直接上线。但有 1 处依据冲突必须处理：《考勤管理办法》V2.1 第 7.2 条写加班餐补 30 元，而 XZ-TZ-2025-018 号通知已在 2025-11-01 调整为40 元，制度条款至今未同步修订。这导致过去一个月内同一问题被答出两个不同的数，而且查了制度的那次反而答错了。不用等修完制度才上线 ——方案一：问答库照原样上线，该条以「双依据并列」形式呈现，注明按后发文件应适用 40 元并给出通知文号，同时把制度修订排进下次例会；方案二：若希望口径唯一，则需先由分管领导确认标准，行政部同步修订《考勤管理办法》第 7.2 条并作废该通知，再上线问答库。另外 6 类制度空白已单独出一页，其中 5 类有员工真实提问日期作为依据，建议作为制度修订建议一并上会。本问答库不回答个案问题：凡涉及「我这个情况能不能特殊处理」的，一律回答「制度未规定，需人工判断」，并附相关参考条款。这一条是硬规则，不因为客户要求「答得全一点」而放宽。

之后这一次跑完，公司多了什么

不讲省了多久：讲少了几个隐患、沉淀了什么

• ✓ 口径统一了：同一个问题不管谁答，答案和依据都一样
• ✓ 6 类制度空白被识别出来，成为下次修订的输入
• ✓ 一条口径被固定下来：「答案必须带出处，没出处就说没写」
• ✓ 行政少了一类打断 —— 而且是把答案沉淀下来，不是每次重新答一遍

追问现场可能被问到的

答不上来的问题，比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果

• 能直接做成聊天机器人吗？ 这份知识库本身就是给 Agent 用的。但要提醒一点：能不能上线取决于制度本身干不干净—— 如果制度互相冲突，机器人只会把冲突暴露得更快。建议先跑一次 CP-01 制度冲突排查。
• 员工问了制度里没写的怎么办？ 会明确回答「制度未规定」并转人工，同时把这个问题记到覆盖缺口清单里。这比编一个答案安全得多。
• 制度改了要重新跑一遍吗？ 改动的那份重新放进来即可，会自动识别版本并更新对应答案，同时提示哪些其他答案引用了这份制度。

③ 能力沉淀（Skill / 提示词 / 预期输出 / 人工边界）

1. Skill 能力包

导入之后，同类任务会自动按这套规则走 —— 提示词才能写得那么短

制度问答知识库（带出处） · Skill

SKILL.md 主本 + references（输出骨架 / 判据 / 渲染脚本）· 符合 WorkBuddy Skill 规范

版本 v1.0

policy-qa-base.zip

在 WorkBuddy 里直接上传这个 zip 即可导入

包内结构

• SKILL.md 主本 —— YAML 元信息 + 执行流程 + 硬规则 + 人工边界
• references/output_template.md 输出骨架（sheet 名 / 分区顺序 / 列头）+ 可直接运行的渲染脚本
• references/judgement_rules.md 判据与口径 —— 什么情况算异常、什么情况必须拦住

references 不会一次性全读进来 —— Agent 按需取用。所以 Skill 可以写得很细，不会拖慢每次对话。

2. 原始素材

这些就是行政手上真实能拿到的东西 —— 格式不统一是常态，不是问题

📁CP-03 · 演示素材

脱敏构造数据 · 真实业务格式 · 埋点可核验

共 6 份

• 01_考勤管理办法_V2.1.txt 2025-04 生效 · 加班餐补标准写在第 7.2 条
• 02_关于调整加班餐补标准的通知.txt 2025-11 发布 · 调整了考勤办法第 7.2 条的标准，但制度条款没改
• 03_费用报销制度_V3.0.txt 2025-09 生效 · 报销标准与时限
• 04_用车管理制度_V1.0.txt 2022-09 生效 · 未涉及新能源车
• 05_行政答疑记录_行政自己攒的.xlsx 行政专员随手记的 · 用于校准哪些是真高频问题
• 06_制度台账_重建版.xlsx CP-01 场景的产出 · 用于判断版本与生效日

怎么用

• 把素材全部拖进 WorkBuddy 对话框（不需要整理格式、不需要改文件名）
• 粘贴下方提示词发送
• 拿到正式件初稿 —— 签批栏留空，推荐意见留空，由你填

3. 提示词卡片

这是我们公司的全套制度文件。 帮我建一份问答清单，把员工最常问的问题和对应的制度规定对上。 每个答案必须写清依据是哪份文件第几条，哪一版、什么时候生效的。 两份制度说得不一样的，两条都列出来，别替我选。 制度里根本没写的，直接说没写，不要编。 最后告诉我哪些常见问题制度里是空白的。

为什么这么短就够了：「版本判定规则」「答案的四段结构」「冲突并列展示格式」在 Skill 里。你只要把制度扔进来。

换成你自己的业务：把素材换成你手上的真实文件即可。导入 Skill 之后，

该走几步、什么口径、什么情况必须拦住，Agent 自己知道 —— 你只需要说清这是什么事。

自己组织输入的三步法

• 用自然语言说清核心需求 —— 就按平时跟同事交代活的方式说：什么事、什么文件、什么要求。不用讲究格式。
• 调用 Skill 补齐专业规则 —— 导入本页 Skill 后，流程、口径、硬规则 Agent 自己知道。
• 用「增强提示词」补全遗漏 —— 输入框旁边有增强按钮，把随口说的话补成更完整的表述。

分工：自然语言负责「这是什么事」，Skill 负责「该怎么做」，增强提示词负责「别漏了什么」。

4. 预期输出

不方便现场跑的时候可以直接拿这份给客户看 · 与实跑结果同结构

📋正式交付物

带签批栏 / 冻结首行 / 开筛选 —— 判断标准是「能不能直接进企业的流程」

共 2 份

• CP-03_制度问答知识库.xlsx 正式件本体 · 4 sheet · 每条答案带文件名/条号/生效日
• CP-03_制度覆盖缺口清单.xlsx 常见问题但制度未规定 · 可直接作为修订建议上会

Skill 里固化了什么：从历史里挖出别人没发现的关联该拦的地方拦住了排除性结论主动说不确定

输入清单：全套现行制度文件考勤、报销、用车、办公用品、差旅、福利等制度台账（如有）用于判断版本与生效日—— 没有的话可以先跑 CP-01 生成历史高频问题清单（如有）行政自己攒的答疑记录，用于校准口径

人工边界：不做「个案裁定」—— 「我这个情况能不能特殊处理」这类问题会明确回答「制度里没有规定这种情形，需要人工判断」，而不是编一个答案。答案必须带出处，出处找不到就说找不到。

升为客户真实案例还缺什么：客户当前真实输入文件（不要整理过的）岗位现行 SOP 与审批链（金额分档、谁签字）至少一次真实出过问题的案例客户当前正在用的正式输出模板客户确认的阈值口径（多少天算临期、多少金额算大额）

5. 同一角色下的其他场景

证照合规与制度治理 · 产出即下一步输入

CP-01 · 制度冲突与失效引用排查 — 考勤制度去年改了 · 用车制度里引用的还是那条已经作废的条款 查看 →CP-02· 年度合规日历与到期预警台账构建 — 不是「到期提醒」 · 是先把那份半年没更新的台账重建出来 查看 →

上下游串起来就是完整链路。每一步的产出都是下一步的输入，不用在不同工具之间来回复制粘贴。

场景内容基于 WorkBuddy 产品能力整理，演示中的企业、人物与数据均为虚构，不代表任何客户的实际成效；痛点引用的公开来源已做脱敏处理。网页版由原资料转换，部分演示表格以原文形式展示。