MT-03 · 行政月报与量化口径生成

① 场景引入

一、这件事现在是什么样

会议与文书管理 · 真实业务触发

每月 28 日前要交行政月报。写来写去都是「完成了会议保障、完成了物资采购」，看不出做了多少、做得怎么样。老板看完没反应。

二、痛点 · 每条都有来源

1行政「做好了没人夸，出事了全是你的锅」—— 月报是唯一的业绩证明载体依据 · 行政工作还是协调性的，业务单位不愿配合是家常便饭，总要夹在中间受夹板气2月报模板明确要求成果量化到「盘点资产 120 项，差异率 0.5%」这种句式，但行政手上的数据散在各处，凑不出这种句子依据 · 行政月报模板：五张表结构，成果必须量化到「盘点资产120 项，差异率 0.5%」这种句式3模板要求「问题与改进」栏必须写根本原因分析，实际写的都是「已加强沟通」依据· 行政月报模板：五张表结构，成果必须量化到「盘点资产 120 项，差异率 0.5%」这种句式4行政 KPI 口径（工单SLA 达成率 ≥97%、盘点差异率 ≤0.5%、用印合规率零容忍）存在，但没人算依据 · 行政 KPI 口径：工单 SLA 达成率 ≥97%、资产盘点差异率 ≤0.5%、合同用印合规率零容忍5数据来源横跨审批流、Excel 台账、微信群、纸质单据—— 手工汇总要一整天依据 · 行政台账现状：文件名后加最终版、最终版2、终极最终版，没人知道哪个是真的最终版

三、换个做法之后

变化不在「快」，在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

• 行政「做好了没人夸，出事了全是你的锅」—— 月报是唯一的业绩证明载体月报模板明确要求成果量化到「盘点资产 120 项，差异率 0.5%」这种句式，但行政手上的数据散在各处，凑不出这种句子模板要求「问题与改进」栏必须写根本原因分析，实际写的都是「已加强沟通」行政 KPI 口径（工单 SLA 达成率 ≥97%、盘点差异率

≤0.5%、用印合规率零容忍）存在，但没人算

✓ 交给 Agent 之后

• 多来源文件一次读入，先做口径与完整性校验，再开始算
• 每条结论绑定来源文件、字段或条号，可以被审
• 产出是企业真会流转的正式件（带签批栏），不是一张展示用的表
• 该拦的地方给出「现在还不能提交」，并给不用干等的替代方案

四、场景闭环

6 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

1. 数据归集 · 把散的数据拼起来按五表结构归集；来源不同的同类数据标注口径差异
2. 量化成型 · 变成可写进月报的句式「事务类型 + 数量 + 效率/质量说明」，每项标注数据来源
3. 指标计算 · 算出 KPI 口径工单及时率、资产差异率、采购按时到货率等 —— 分母是什么写清
4. 缺口标注 · 哪些算不出来没有记录的指标明确写「本月无记录，建议自 X 月起建立」
5. 根因分析 · 问题栏不写「加强沟通」每个问题写清发生时间、涉及环节、根本原因、临时措施、长期方案、责任人、完成时间
6. 五表成型 · 含下月计划与预算基本信息 / 重点工作 / 日常统计 / 问题与改进 / 下月计划

要准备什么：审批流导出数据钉钉/飞书/企微导出的请假、报销、用车、领用记录各类台账 Excel资产、办公用品、报修、访客费用台账与结算单本月行政费用支出会议记录与场地使用记录会议场次与参会人数上月月报用于环比与「上月问题的改进情况」

为什么这个场景值得做

优先级评分：痛感 4 × AI 适配 4 ÷ 落地难度 2 = 6.0

最大差异点：把「完成了会议保障」变成「保障 15 场会议，参会 342 人次，设备故障 0 次，会前材料准备及时率

100%（12/12）」—— 每个数字都能追到来源。而且明确写出哪些指标因为没有记录算不出来。

评分口径：痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」；

AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」；

落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景，分数会被压得很低。

五、会产出什么

判断标准只有一个：这份东西能不能直接进企业的流程

• 正式件本体：行政月报.xlsx 5 sheet · 每个数字带来源标注 + 审核签批栏
• 可派发清单：指标缺口清单.xlsx 因无原始记录无法计算的指标 · 含建议建立的记录方式

这套东西不承诺什么：不做业绩自评和 KPI 达成判定。产出的是《行政月报》五表结构与量化口径，数据来源逐项标注。哪些算「优」哪些算「良」由主管评定。数据拿不到的项会明确写「本月无记录」而不是留空。

② Live Demo（演示逐步）

演示模式 · 可视化预演 本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。

案例设定：超音速智能装备（虚构）7 月行政月报要在 28 日前交 —— 往年写的都是「完成了会议保障」。

数据来源5 类量化指标11 项算不出来3 项识别问题1 处

输入行政手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框

• 01_审批流导出_2026-07.xlsx 从企微审批导出 · 请假报销用车领用四类行政部 · 月度导出
• 02_会议与场地记录_2026-07.xlsx 会议室预定系统导出 + 行政手工补记参会人数行政部 · 李静
• 03_报修记录_2026-07.xlsx 行政自己记的 · 按设备分组统计从来没人做过行政部 · 李静 · 从企微群整理
• 04_费用台账_2026-07.xlsx 财务提供 · 行政类科目支出财务部 · 周颖
• 05_上月月报_2026-06.txt 上月月报 · 用于环比与「上月问题的改进情况」行政部 · 王敏

注意标橙色那一份—— 03_报修记录_2026-07.xlsx。它行政部 · 李静 · 从企微群整理，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。

提示词就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底

这是本月的审批流导出数据、各类台账、费用结算单和会议记录，还有上月月报。 帮我出一份行政月报。 成果要量化 —— 别写「完成了会议保障」，写清多少场、多少人次、故障几次、及时率多少， 每个数字标清是从哪份数据算出来的。 指标算不出来的，直接写没记录，别留空也别编。 问题与改进那一栏要写根本原因，不要写「已加强沟通」。 完成质量那一栏留空，我自己评。

「五表结构」「量化句式模板」「KPI 分母口径」在 Skill 里。你只要把数据扔进来。

触发行政说了几句话

五份数据来源 · 上月月报作为对照

Agent 接到后自己做的三件事① 先看上月月报，发现问题栏写的是「已加强设备巡检」「已加强与各部门沟通」 ——决定这次不用「加强」这个词，改成写清根本原因和具体动作；② 检查每一类数据能不能算出指标，发现有三项指标缺原始记录算不出来，决定明确写「无记录」而不是留空；③ 决定按设备分组统计报修记录 —— 而不是只报一个「本月报修 7 次」的总数。

第 1 步 · 量化成型 · 从「完成了会议保障」到能算的数

每项标清数据来源 · 分母是什么写清楚

这一步的看点 · 一个数字有分母才有意义上月月报写的是「完成会议保障」。这句话没有错，但它不能被核，也不能被比较。这次写的是：「保障会议 15 场，参会 150 人次；会前材料按时率 100%（15/15）；设备故障 3 次，故障率 20.0%（3/15）。」注意括号里的分母。如果只写「按时率 100%」，老板会觉得这是自己给自己打分；写成「15/15」，它就变成一个可以被抽查的事实 —— 会议记录里就 15 场，一场一场核都行。而「设备故障率 20.0%」这个数，行政自己看到的时候可能也吃了一惊 —— 15 场会议里有 3 场出了设备问题。这个数字不是拿来汇报成绩的，是拿来发现问题的。

第 2 步 · 按设备分组 · 一个从来没人做过的统计

不报「本月报修 7 次」· 报「哪台设备报了几次」

这一步的看点 · 从历史里挖出别人没发现的关联标橙色的03_报修记录_2026-07.xlsx是行政从企微群消息里整理出来的，连系统台账都不是。往月写月报的时候，这张表的用法是数一下总行数：「本月报修 7 项」，然后就完了。但按设备分一下组，结果是：7 次报修里有 4 次是同一台投影仪，而且处理方式一次比一次重 —— 先是换HDMI 线（45 元），再是重新插拔接口（0 元），再是换 VGA 转接头（68 元），最后是送修检测（320 元）。再往前翻会议记录，3 场设备故障全部发生在 3 号会议室。而上月月报里写着「3 号会议室投影仪故障较多，已加强设备巡检」—— 加强了巡检，这个月还是报了 4 次。Agent 由此得出的结论不是「要加强巡检」，而是：「该设备累计报修 6次，远高于同类设备；四次维修分别更换线材与接头后问题仍复现，疑为设备本身故障率过高，而非使用方式或巡检不足所致。」

第 3 步 · 问题与改进 · 不写「加强」两个字

根本原因 + 具体动作 + 责任人 + 时限 + 验收标准

这一步的看点 · 把技术动作翻译成钱投影仪这一条，如果按上月月报的写法，就是「故障较多，已加强巡检」。Agent的写法是把它变成一笔账：「本年度该设备维修支出已 613 元（7 月 433 元 + 4-6 月 180 元）；6 月技术部评估更换预算4,200 元。四次维修分别更换线材与接头后问题仍复现。建议按更换处理，而非继续维修。」这个对比对老板是有意义的：613 元已经花掉了，而且花完问题还在；4,200 元是一次性的。再加上 15 场会议里有 3 场因为它出了问题（故障率20%），其中一次是客户来访前的品质评审会，临时换了会议室。而验收标准也写得很具体：「更换后连续两个月报修0 次」 —— 不是「已完成更换」。因为换了新机还坏，说明当初的判断是错的。

第 4 步 · 指标缺口 · 算不出来就说算不出来

不留空、不编数 · 缺口本身是改进建议

这一步的看点 · 该拦的地方拦住了，拦的是给自己打分月报模板里有一栏叫「完成质量（优/良/中/差）」。Agent 把这一栏全部留空，并在报告开头写了一句：「本月报中 3项指标因无原始记录无法计算，已在缺口页列出；『完成质量』栏留空，需主管评定。」为什么不填：一份自己给自己打「优」的月报，老板不会信。而且一旦填了，整份报告里那些可核的数字（15 场、150 人次、68 笔、5.9%）都会被这一栏拖累 —— 看起来像在包装。同样的道理用在满意度那一项上：上次调查是 3 月的，Agent 的处理是「本月不列此指标」，并注明「列一个过时数据比不列更糟」。把「算不出来」和「没有做」如实写出来，反而让剩下那 11 项算得出来的指标更可信。

⚠ Agent 的结论：月报可以提交，但有两栏必须由人填11 项指标已量化并标清数据来源与分母，3 项指标因缺原始记录明确写为「无记录」。两栏留空，由主管填写 ——① 「完成质量（优/良/中/差）」栏：自评会削弱整份报告的可信度，而且这份报告里的每个数字都是可抽查的，不需要靠自评加分；② 「审核意见」栏：按模板须由审核人签署。一件事建议在提交月报的同时一并上报 ——3 号会议室投影仪4 至 7 月累计报修 6 次，本月 4 次占全部报修的 57.1%；四次维修分别更换 HDMI 线、插拔接口、更换 VGA 转接头、送修检测后问题仍复现；本年度维修支出已 613 元，而 6 月技术部评估的更换预算是 4,200 元。本月 15 场会议中有 3 场因设备故障受影响（故障率 20.0%），其中一次是品质评审会临时换了会议室。建议按更换处理并提交申请，验收标准为「更换后连续两个月报修 0 次」。一项指标缺口需要注意 ——报修记录目前是从企微群消息整理的，「首次响应」只能记到「当日/次日」粒度，工单 SLA 达成率无法计算。建议在企微建一个报修审批表单，自动记录提交与响应时间。另有一项（办公用品库存周转）虽然也缺记录，但建议先确认这个数据有谁看、看完会做什么决定，再决定是否建台账。

之后这一次跑完，公司多了什么

不讲省了多久：讲少了几个隐患、沉淀了什么

• ✓ 月报第一次有了能追溯的数字 —— 每一项都标了来源
• ✓ 一台高故障率设备被识别出来：报修 6 次、维修支出已超换新成本的 40%
• ✓ 3 项指标缺口被明确写出来，成为下月建立记录的输入
• ✓ 行政的工作第一次能被量化看见 —— 而这是这个岗位最缺的东西

追问现场可能被问到的

答不上来的问题，比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果

• 我们没有报修记录，怎么算及时率？ 算不出来就明确写「无报修记录，本项无法计算，建议自下月起在企微建一个报修审批」。写出缺口比编一个数字有价值 —— 而且这本身就是给老板看的改进建议。
• 能帮我把月报写得漂亮点吗？ 月报的价值在于数字可追溯，不在于辞藻。我们会把句式规范到「数量+效率/质量说明」，但不会加形容词。
• 能自动算出 KPI 达标了没有？ 会算出指标值并对照你给的目标值，但「优/良/中/差」的评定留空 —— 自己给自己打分的月报，老板不会信。

③ 能力沉淀（Skill / 提示词 / 预期输出 / 人工边界）

1. Skill 能力包

导入之后，同类任务会自动按这套规则走 —— 提示词才能写得那么短

行政月报与量化口径生成 · Skill

SKILL.md 主本 + references（输出骨架 / 判据 / 渲染脚本）· 符合 WorkBuddy Skill 规范

版本 v1.0

admin-monthly-report.zip

在 WorkBuddy 里直接上传这个 zip 即可导入

包内结构

• SKILL.md 主本 —— YAML 元信息 + 执行流程 + 硬规则 + 人工边界
• references/output_template.md 输出骨架（sheet 名 / 分区顺序 / 列头）+ 可直接运行的渲染脚本
• references/judgement_rules.md 判据与口径 —— 什么情况算异常、什么情况必须拦住

references 不会一次性全读进来 —— Agent 按需取用。所以 Skill 可以写得很细，不会拖慢每次对话。

2. 原始素材

这些就是行政手上真实能拿到的东西 —— 格式不统一是常态，不是问题

📁MT-03 · 演示素材

脱敏构造数据 · 真实业务格式 · 埋点可核验

共 5 份

• 01_审批流导出_2026-07.xlsx 从企微审批导出 · 请假报销用车领用四类
• 02_会议与场地记录_2026-07.xlsx 会议室预定系统导出 + 行政手工补记参会人数
• 03_报修记录_2026-07.xlsx 行政自己记的 · 按设备分组统计从来没人做过
• 04_费用台账_2026-07.xlsx 财务提供 · 行政类科目支出
• 05_上月月报_2026-06.txt 上月月报 · 用于环比与「上月问题的改进情况」

怎么用

• 把素材全部拖进 WorkBuddy 对话框（不需要整理格式、不需要改文件名）
• 粘贴下方提示词发送
• 拿到正式件初稿 —— 签批栏留空，推荐意见留空，由你填

3. 提示词卡片

这是本月的审批流导出数据、各类台账、费用结算单和会议记录，还有上月月报。 帮我出一份行政月报。 成果要量化 —— 别写「完成了会议保障」，写清多少场、多少人次、故障几次、及时率多少， 每个数字标清是从哪份数据算出来的。 指标算不出来的，直接写没记录，别留空也别编。 问题与改进那一栏要写根本原因，不要写「已加强沟通」。 完成质量那一栏留空，我自己评。

为什么这么短就够了：「五表结构」「量化句式模板」「KPI 分母口径」在 Skill 里。你只要把数据扔进来。

换成你自己的业务：把素材换成你手上的真实文件即可。导入 Skill 之后，

该走几步、什么口径、什么情况必须拦住，Agent 自己知道 —— 你只需要说清这是什么事。

自己组织输入的三步法

• 用自然语言说清核心需求 —— 就按平时跟同事交代活的方式说：什么事、什么文件、什么要求。不用讲究格式。
• 调用 Skill 补齐专业规则 —— 导入本页 Skill 后，流程、口径、硬规则 Agent 自己知道。
• 用「增强提示词」补全遗漏 —— 输入框旁边有增强按钮，把随口说的话补成更完整的表述。

分工：自然语言负责「这是什么事」，Skill 负责「该怎么做」，增强提示词负责「别漏了什么」。

4. 预期输出

不方便现场跑的时候可以直接拿这份给客户看 · 与实跑结果同结构

📋正式交付物

带签批栏 / 冻结首行 / 开筛选 —— 判断标准是「能不能直接进企业的流程」

共 2 份

• MT-03_行政月报.xlsx 正式件本体 · 5 sheet · 每个数字带来源标注 + 审核签批栏
• MT-03_指标缺口清
• 单.xlsx 因无原始记录无法计算的指标 · 含建议建立的记录方式

Skill 里固化了什么：从历史里挖出别人没发现的关联该拦的地方拦住了排除性结论把技术动作翻译成钱

输入清单：审批流导出数据钉钉/飞书/企微导出的请假、报销、用车、领用记录各类台账 Excel资产、办公用品、报修、访客费用台账与结算单本月行政费用支出会议记录与场地使用记录会议场次与参会人数上月月报用于环比与「上月问题的改进情况」

人工边界：不做业绩自评和 KPI 达成判定。产出的是《行政月报》五表结构与量化口径，数据来源逐项标注。哪些算「优」哪些算「良」由主管评定。数据拿不到的项会明确写「本月无记录」而不是留空。

升为客户真实案例还缺什么：客户当前真实输入文件（不要整理过的）岗位现行 SOP 与审批链（金额分档、谁签字）至少一次真实出过问题的案例客户当前正在用的正式输出模板客户确认的阈值口径（多少天算临期、多少金额算大额）

5. 同一角色下的其他场景

会议与文书管理 · 产出即下一步输入

MT-01 · 跨会议待办闭环追踪 — 会开了 · 纪要发了 · 然后就没有然后了 查看 →MT-02 · 重要会议前的资料预备包— 开会前一小时才想起来 · 上次这个议题定了什么、相关制度怎么写的、合同里有没有约定 查看 →

上下游串起来就是完整链路。每一步的产出都是下一步的输入，不用在不同工具之间来回复制粘贴。

场景内容基于 WorkBuddy 产品能力整理，演示中的企业、人物与数据均为虚构，不代表任何客户的实际成效；痛点引用的公开来源已做脱敏处理。网页版由原资料转换，部分演示表格以原文形式展示。