ER-01 · 劳动合同台账重建与到期预警

① 场景引入

一、这件事现在是什么样

员工关系与合同合规 · 真实业务触发

公司要过一次内审，或者刚收到劳动监察的例行通知，老板让 HR 把劳动合同底数摸一遍。纸柜里一摞合同、桌面上三个版本的台账 Excel，谁也说不清哪个是真的。要在一周内交一份能扛住检查的合同台账，还要回答「有没有已经漏签的」这个要命的问题。

二、痛点 · 每条都有来源

1. 合同到期未续签继续用工 = 二倍工资差额：重庆常务副总案判 24 万（月资 2 万 × 11 个月）、北京信息技术公司案69,759 元 —— 这是 HR 唯一「不做事就按月赔钱」的风险
   依据：某钢构企业常务副总案：合同到期未续签继续用工，二倍工资差额 240,000 元（月资 2 万 × 11 个月），二审维持
2. 企业唯一抗辩路径是举证「未续签系劳动者原因」，实操中微信记录常被认定不足 —— 北京 69,759 元案即如此
   依据：北京信息技术公司案：合同期满未续签，判二倍工资差额 69,759 元；微信记录抗辩被认定不足
3. 餐饮连锁 6 名店员全部没签合同，店长离职带走 6 人，最终赔十几万 ——「有空再说」的入职流程就是雷
   依据：餐饮连锁 70 家门店仅 2 名 HR，6 名店员全部没签合同（入职流程「有空再说」），店长离职带走 6 人，最终赔十几万
4. 连续两次固定期限合同后，第三次必须签无固定期限 —— 台账不记续签次数的根本算不出临界点；离职员工合同还要保存二年备查
   依据：劳动合同文本：离职员工合同至少保存二年备查；在职期间一直保存（某地政府普法）

三、换个做法之后

变化不在「快」，在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

• 合同到期未续签继续用工 = 二倍工资差额：重庆常务副总案判 24 万（月资 2 万 × 11 个月）、北京信息技术公司案 69,759 元 —— 这是 HR 唯一「不做事就按月赔钱」的风险
• 企业唯一抗辩路径是举证「未续签系劳动者原因」，实操中微信记录常被认定不足 —— 北京 69,759 元案即如此餐饮连锁 6 名店员全部没签合同，店长离职带走 6人，最终赔十几万 —— 「有空再说」的入职流程就是雷
• 连续两次固定期限合同后，第三次必须签无固定期限 —— 台账不记续签次数的根本算不出临界点；离职员工合同还要保存二年备查

✓ 交给 Agent 之后

• 多来源文件一次读入，先做口径与完整性校验，再开始算
• 每条结论绑定来源文件、字段或条号，可以被审
• 产出是企业真会流转的正式件（带签批栏），不是一张展示用的表
• 该拦的地方给出「现在还不能提交」，并给不用干等的替代方案

四、场景闭环

6 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

1. 底数重建 · 先搞清到底有几份合同从扫描件逐份抽取签署方、起止日、期限类型、续签次数；三个版本台账按更新时间与交叉验证定主版本
2. 在职比对 · 找出「查无合同」的人花名册 156 人与合同清单交叉；入职超过一个月无合同的逐个列出
3. 到期预警 · 30/60/90 天分级按剩余天数分级；已过期的标红并计算已产生敞口月数
4. 临界识别 · 谁该签无固定期限续签次数 + 连续工龄；连续两次固定期限后第三次续签须签无固定期限
5. 法定顺延· 最容易漏的三类医疗期、三期（孕产哺乳）、工伤停工留薪期内合同到期须顺延至情形消失 —— 与在休名单交叉第6 步台账交付 · 一份能扛检查的底表法定栏位 + 预警分级 + 敞口金额 + 待补签清单，一次生成

要准备什么：劳动合同扫描件/照片（批量，含历史合同）纸质柜 + 扫描混存，签署页常常拍糊现行合同台账 Excel（有几个版本都拿来）常见 v1/最终版/新版并存，栏目不一员工花名册用来反查「在职但查无合同」的人近一年入离职记录识别漏签合同的高发期与离职保存义务

为什么这个场景值得做

优先级评分：痛感 5 × AI 适配 5 ÷ 落地难度 2 = 12.5

最大差异点：不要求先有电子签系统。纸质合同拍照、扫描件、三个版本的 Excel 台账直接扔进来，Agent 重建台账并给出预警分级 —— 乱的输入才是常态。

评分口径：痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」；

AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」；

落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景，分数会被压得很低。

五、会产出什么

判断标准只有一个：这份东西能不能直接进企业的流程

• 正式件本体：劳动合同台账与到期预警表.xlsx 预警分级 + 敞口金额 + 无固定期限临界标记
• 可派发清单：待补签与待核实清单.xlsx 按风险分级 · 含补签方案建议与责任人
• 可派发清单：归档整理清单.xlsx 对应「离职保存二年」规则· 该归档/可销毁分类

这套东西不承诺什么：不做「合同智能审查」—— 条款合法性与否的判断需要律师。本场景做的是底数与日期的管理：谁签了、谁到期了、谁到了无固定期限临界、谁的法定顺延被忽略。续签决定与人签，不发通知给员工。

② Live Demo（演示逐步）

演示模式 · 可视化预演 本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。

案例设定：恒锐精密传动有限公司（虚构 · 156 人 · 东莞）收到劳动监察例行检查通知，老板要求一周内交一份能扛住检查的合同台账。手上的东西：一摞扫描件、两个版本的台账 Excel、行政档案室的一张文件盒清单 —— 谁也说不清哪份是准的。

输入文件 5 份 · 唯一在职合同 145 份 · 风险人员 18 人 · 敞口合计 8.93 万 · 元

输入HR手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框

• 01_劳动合同台账_现行版.xlsx 人事专员周磊维护的台账 —— 大家默认唯一的那份周磊维护 · 上次更新 2026-02（半年前）
• 02_劳动合同台账_2023旧版.xlsx 前任 HR 留下的旧版台账 —— 半年交接时说「纸质的我也不清楚」前任 HR ·2023-06 后无人维护
• 03_行政档案室文件盒清单.xlsx 行政文员刘敏维护的档案室物理存放清单 —— HR 从来没拿它对过账行政刘敏维护 · 只在归档时顺手记
• 04_员工花名册.xlsx 在职 156 人名册（ER-03 重建后的「最终版」，三版本对账的底稿）周磊维护 · 与 ER-03 场景同源
• 05_在休与特殊状态名单.txt 各部门报来的在休名单 —— 微信里各说各话，从没集中过各部门口头/微信报送 · 2026-08 汇总

注意标橙色那一份 —— 03_行政档案室文件盒清单.xlsx。它行政刘敏维护 · 只在归档时顺手记，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。

提示词就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底

这些是我们公司的劳动合同扫描件和三个版本的台账，帮我重建一份能扛住检查的合同台账。 已经过期的、该续没续的、到了该签无固定期限的，都给我标出来。 医疗期和孕产的顺延也要查，我这边有在休名单。 算不出或拿不准的标出来我去查，别自己填。补签建议列清楚，通知先不发。

短是因为「30/60/90 分级、无固定期限临界怎么算、法定顺延三类情形、保存二年备查」这些规则都写在能力包里了。你只需要说清这是什么事。

触发劳动监察的例行通知

一周内要交台账 · 还要回答「有没有已经漏签的」

检查通知的措辞是「提供在职职工劳动合同签订情况台账」。HR 经理陈芳清楚：这句话背后的潜台词是「未签的按二倍工资处理」—— 而公司到底有几份合同、几份过期，三个数据源各说各话。

第 1 步 · 底数重建 · 三个数据源先对齐

扫描件、现行台账、行政档案清单三方对账

这一步的看点 · 星标素材把「查无合同」砍掉了 2 人行政档案室那张「文件盒清单」，HR半年来第一次拿它对账 —— 盒 7 里 2 份 2025 年底集中续签的合同，签了、归了档，只是没入 HR 台账。这一下「在职查无合同」从 13 人降到 11 人。这 2 人若被误判，按月资合计 9,300 元、最长追溯 5 个月计，凭空虚增约 4.65 万的「敞口」—— 而虚报的敞口在员工沟通时会直接变成矛盾。

第 2 步 · 在职比对 · 11 人查无合同，性质完全不同

「从没签过」和「记录断档」是两种病，处理方式相反

这一步的看点 · 排除性结论，省掉一轮全员补签「记录断档」的 9 人里有 7 人是 2019 年前入职的老员工 —— 按行政盒 5/6 的归档记录，他们的合同大概率在 2024 年档案室搬迁时遗失，但人证（当时的行政）还在。Agent 的建议是把这 7 人从「紧急补签」挪到「补签 + 情况说明」：直接全员补签反而会留下「公司承认从未签约」的书面痕迹。这两类人的处理路径相反 —— 没签的马上补，断档的先说清再补。

第 3 步 · 到期预警 · 3 人已过期，敞口在按月滚

已过期 / 30 天 / 60 天 / 90 天四档，每档动作不同

这一步的看点 · 把台账缺口翻译成按月滚动的敞口「3 人过期」翻译成：已产生敞口 55,800 元，且每过一个月再增 21,500元；加上 2 人未签的 33,450 元，当前总敞口 89,250 元。这组数字让「合同管理」第一次以钱的形态出现在老板桌上—— 重庆那个判例（月资 2 万 × 11 个月 = 24 万）就是这么滚出来的。台账不是档案问题，是每月两万多的现金风险。

第 4 步 · 临界识别 · 郑国平的第三次续签必须换合同类型

连续两次固定期限之后，法律关上了第三次固定期限的门

这一步的看点 · 临界点同时是别的场景的引爆点郑国平的临界不只是合同问题：他是全公司唯一调过两套进口模具的人，HR 手上他两个月前刚提交过调薪申请（未批）。合同临界+ 调薪未批 + 单点依赖，三个信号叠在一起 —— 这正是保留成本测算（HC-02 场景）里那次离职谈判的前情。台账的价值不止于「到期提醒」：它把散在合同、薪资、生产里的信号串成了一条线。

第 5 步 · 法定顺延 · 两个「到期日」在法律上不存在

三期与医疗期内的到期日必须顺延，台账却按原日期预警

这一步的看点 · 该拦的地方拦住了系统默认把这 2 人放进「30 天内到期 · 建议启动续签」清单—— Agent 把她们拦了出来：三期内不得按到期终止，续签要等顺延期满，现在要做的是更新台账顺延状态并书面通知本人（留痕），而不是发续签要约。反直觉但重要：这两行如果混在「正常到期」里处理，HR 会以为自己在合规办事，实际在制造违法终止的书面证据。

第 6 步 · 交付 · 一份能扛检查的台账 + 三份行动清单

数据可溯源 · 敞口有口径 · 补签有顺序

不讲省了多久 · 讲少了几个隐患、沉淀了什么

③ 能力沉淀（Skill / 提示词 / 预期输出 / 人工边界）

1. Skill 能力包

导入之后，同类任务会自动按这套规则走 —— 提示词才能写得那么短

劳动合同台账重建与到期预警 · Skill

SKILL.md 主本 + references（输出骨架 / 判据 / 渲染脚本）· 符合 WorkBuddy Skill 规范

版本 v1.0

contract-expiry-ledger.zip

在 WorkBuddy 里直接上传这个 zip 即可导入

包内结构

• SKILL.md 主本 —— YAML 元信息 + 执行流程 + 硬规则 + 人工边界
• references/output_template.md 输出骨架（sheet 名 / 分区顺序 / 列头）+ 可直接运行的渲染脚本
• references/judgement_rules.md 判据与口径 —— 什么情况算异常、什么情况必须拦住

references 不会一次性全读进来 —— Agent 按需取用。所以 Skill 可以写得很细，不会拖慢每次对话。

2. 原始素材

这些就是HR手上真实能拿到的东西 —— 格式不统一是常态，不是问题

📁ER-01 · 演示素材

脱敏构造数据 · 真实业务格式 · 埋点可核验

共 5 份

• 01_劳动合同台账_现行版.xlsx 人事专员周磊维护的台账 —— 大家默认唯一的那份
• 02_劳动合同台账_2023旧版.xlsx 前任 HR 留下的旧版台账 —— 半年交接时说「纸质的我也不清楚」
• 03_行政档案室文件盒清单.xlsx 行政文员刘敏维护的档案室物理存放清单 —— HR 从来没拿它对过账
• 04_员工花名册.xlsx 在职 156 人名册（ER-03 重建后的「最终版」，三版本对账的底稿）
• 05_在休与特殊状态名单.txt 各部门报来的在休名单
• —— 微信里各说各话，从没集中过

怎么用

• 把素材全部拖进 WorkBuddy 对话框（不需要整理格式、不需要改文件名）
• 粘贴下方提示词发送
• 拿到正式件初稿 —— 签批栏留空，推荐意见留空，由你填

3. 提示词卡片

这些是我们公司的劳动合同扫描件和三个版本的台账，帮我重建一份能扛住检查的合同台账。 已经过期的、该续没续的、到了该签无固定期限的，都给我标出来。 医疗期和孕产的顺延也要查，我这边有在休名单。 算不出或拿不准的标出来我去查，别自己填。补签建议列清楚，通知先不发。

为什么这么短就够了：短是因为「30/60/90 分级、无固定期限临界怎么算、法定顺延三类情形、保存二年备查」这些规则都写在能力包里了。你只需要说清这是什么事。

换成你自己的业务：把素材换成你手上的真实文件即可。导入 Skill 之后，

该走几步、什么口径、什么情况必须拦住，Agent 自己知道 —— 你只需要说清这是什么事。

自己组织输入的三步法

• 用自然语言说清核心需求 —— 就按平时跟同事交代活的方式说：什么事、什么文件、什么要求。不用讲究格式。
• 调用 Skill 补齐专业规则 —— 导入本页 Skill 后，流程、口径、硬规则 Agent 自己知道。
• 用「增强提示词」补全遗漏 —— 输入框旁边有增强按钮，把随口说的话补成更完整的表述。

分工：自然语言负责「这是什么事」，Skill 负责「该怎么做」，增强提示词负责「别漏了什么」。

4. 预期输出

不方便现场跑的时候可以直接拿这份给客户看 · 与实跑结果同结构

📋正式交付物

带签批栏 / 冻结首行 / 开筛选 —— 判断标准是「能不能直接进企业的流程」

共 3 份

XLSER-01_劳动合同台账与到期预警表.xlsx正式件本体 · 预警分级 + 敞口金额 + 无固定期限临界标记下载

• ↓XLSER-01_待补签与待核实清单.xlsx 按风险分级 · 含补签方案建议与责任人
• ER-01_归档整理清单.xlsx 对应「离职保存二年」规则 · 该归档/可销毁分类

Skill 里固化了什么：从历史台账里挖出了已经炸过的雷该拦的地方拦住了排除性结论把技术动作翻译成钱

输入清单：劳动合同扫描件/照片（批量，含历史合同）纸质柜 + 扫描混存，签署页常常拍糊现行合同台账 Excel（有几个版本都拿来）常见 v1/最终版/新版并存，栏目不一员工花名册用来反查「在职但查无合同」的人近一年入离职记录识别漏签合同的高发期与离职保存义务

人工边界：不做「合同智能审查」—— 条款合法性与否的判断需要律师。本场景做的是底数与日期的管理：谁签了、谁到期了、谁到了无固定期限临界、谁的法定顺延被忽略。续签决定与人签，不发通知给员工。

升为客户真实案例还缺什么：客户当前真实输入文件（不要整理过的）岗位现行 SOP 与审批链（金额分档、谁签字）至少一次真实出过问题的案例客户当前正在用的正式输出模板客户确认的阈值口径（多少天算临期、多少金额算大额）

5. 同一角色下的其他场景

员工关系与合同合规 · 产出即下一步输入

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上下游串起来就是完整链路。每一步的产出都是下一步的输入，不用在不同工具之间来回复制粘贴。

场景内容基于 WorkBuddy 产品能力整理，演示中的企业、人物与数据均为虚构，不代表任何客户的实际成效；痛点引用的公开来源已做脱敏处理。网页版由原资料转换，部分演示表格以原文形式展示。