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JX-03 · 院系会议纪要与待办督办

党政联席会散会即出纪要，上次会议定的六件事这次谁还没交卷

痛点　每周一场党政联席会 · 纪要一周后才发出去，待办下一次开会前没人再提

① 场景引入

一、这件事现在是什么样

教学运行与考务 · 真实业务触发

2026 年 9 月机电学院党政联席会，议题七项：期初教学检查整改、认证材料补交、一流课程申报推荐、实验设备采购、青年教师培训、研究生导师遴选、就业工作推进。会议由院长主持，教学秘书陈曼记录。会前她把上次会议的纪要和待办清单交给助手，要求散会后两小时内出纪要，并且上次会议定的六件事要逐项过一遍。

二、痛点 · 每条都有来源

  1. 会议纪要由教学秘书兼院办角色整理，记录、核稿、待办追踪全在一个人身上，纪要常常一周后才发出去
    依据：中国科学报（某媒体客户端）：某高校某学院教学秘书岗位职责规定含 36 项具体职责，「这依然涵盖不了全部」；疫情期间教学秘书被要求打包寄送交换生行李
  2. 「领导当天就能签，但催 50 个老师交材料要两周」——待办没有督办机制，下一次开会才发现没做
    依据：教学秘书微信群「压迫型通知」催交材料的日常实录——催收才是院办的真实瓶颈
  3. 上会前要临时凑各议题的材料状态（检查整改进度、认证材料缺口），这些信息散在三个来源里，会前一晚现查
    依据：某高校（985，信息化投入全国前列）官方总结：汇聚 64 个系统数据、采集原始表仅 245 张，「信息系统采购后未根据实际业务需求实施」「数据与实际业务不一致」——985 尚且如此
  4. 辅导员「一天最多填 12 张表、回 300 条消息」——待办提醒淹没在消息堆里，没有结构化的督办视图
    依据：某媒体：辅导员「一天最多填 12 张表、回 300 条消息」，事务性工作占比超 60%-70%

三、换个做法之后

变化不在「快」，在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

  • 会议纪要由教学秘书兼院办角色整理，记录、核稿、待办追踪全在一个人身上，纪要常常一周后才发出去
  • 「领导当天就能签，但催 50 个老师交材料要两周」——待办没有督办机制，下一次开会才发现没做
  • 上会前要临时凑各议题的材料状态（检查整改进度、认证材料缺口），这些信息散在三个来源里，会前一晚现查辅导员「一天最多填 12张表、回 300 条消息」——待办提醒淹没在消息堆里，没有结构化的督办视图

✓ 交给 Agent 之后

  • 多来源文件一次读入，先做口径与完整性校验，再开始算
  • 每条结论绑定来源文件、字段或条号，可以被审
  • 产出是企业真会流转的正式件（带签批栏），不是一张展示用的表
  • 该拦的地方给出「现在还不能提交」，并给不用干等的替代方案

四、场景闭环

5 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

  1. 会前 · 待办状态汇总上次会议六项待办逐项取最新状态，未交卷的标红并注明第几次延期
  2. 会中 · 录音转写与要点提取按议题分段转写，提取讨论要点、达成的决定、分歧点
  3. 纪要生成 · 对齐本院格式按本院纪要模板出稿：议题/要点/决定/责任人/时限
  4. 待办更新与核验安排本次新增待办入清单，延续未完成项标延期次数，下次会议核验项预排
  5. 留痕与分发准备纪要附待办清单待主持人签发后分发，记录归档

要准备什么：本次会议录音（手机/录音笔）两小时会议录音，议题七项上次会议纪要与待办清单六项待办的原始承诺：责任人、时限、验收标准各议题的当前状态材料（检查台账/认证缺口/申报进度）会前汇总用——散会后纪要里每项议题带当前状态本院会议纪要格式模板与历届纪要存档口径与格式对齐的基准——star 素材：历届纪要的口径库

为什么这个场景值得做

优先级评分：痛感 3 × AI 适配 4 ÷ 落地难度 1 = 13.2

最大差异点：不是又一个语音转写工具，而是把「上次纪要的待办」作为本次会议的固定议程项：开会前自动汇总各待办的最新状态（对接 JX-02 的催收台账、PG-01 的材料缺口），散会后纪要与更新后的待办清单一起出——待办第一次有了跨会议的连续性。

评分口径：痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」；

AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」；

落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景，分数会被压得很低。

五、会产出什么

判断标准只有一个：这份东西能不能直接进企业的流程

  • 正式件本体：党政联席会会议纪要.docx 正式件 · 本院格式 · 主持人签发栏
  • 可派发清单：待办督办清单.xlsx 跨会议滚动 ·责任人/时限/延期次数/核验安排

这套东西不承诺什么：纪要的会议决定栏只记录已达成的决定，分歧与讨论过程按「观点摘要」处理不点名；待办督办只到「提醒与状态可见」，不代替领导督办——谁被点名没交卷，由主持人决定。

② Live Demo（演示逐步）

演示模式 · 可视化预演 本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。

案例设定：云山理工学院机电学院。2026 年 9 月党政联席会，议题七项：期初教学检查整改、认证材料补交、一流课程申报推荐、实验设备采购、青年教师培训、研究生导师遴选、就业工作推进。教学秘书陈曼会前把上次会议纪要和待办清单交给助手，要求散会后两小时内出纪要，并且上次会议定的六件事要逐项过一遍。

输入文件4 份会议时长2 小时 · 7 项议题跨会议待办6 项 · 未交卷 2 项敏感段落拦截1 处 · 待主持人确认

输入高校手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框

  • 01_本次会议录音转写稿.txt 两小时会议的录音转写节选（按议题分段）——纪要的原始素材会议录音转写 · 散会后 40分钟
  • 02_上次会议纪要与待办清单.docx 上一次党政联席会的纪要正文与六项待办的原始承诺——跨会议核验的基准上次会议后第 5 天发出
  • 03_各议题当前状态材料.xlsx 会前汇总的各议题状态——检查台账、认证缺口、申报进度三个来源的并表会前一晚汇总 · 对接 JX-02 / PG-01 / PG-02 的台账
  • 04_本院纪要格式模板与历届口径.xlsx 本院纪要的格式模板与历届纪要的口径库——生成基准院办归档 · 历届 38 份纪要口径已入库

注意标橙色那一份 —— 04_本院纪要格式模板与历届口径.xlsx。它院办归档 · 历届 38 份纪要口径已入库，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。

提示词就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底

这是今天党政联席会的录音，还有上次会议的纪要和待办清单。 散会两小时内出纪要，按学院的格式，每项议题带当前状态。 上次的六项待办逐项过，没交卷的标出来。 导师遴选那段涉及具体教师的评价，先标出来等主持人确认。 待办清单更新好，下次开会前提醒我核对。

转写和格式规则在能力包里，记录人只需要把录音和上次纪要交进来。

第 1 步 · 会前 · 待办状态汇总 · 六项待办逐项取最新状态

未交卷的标红并注明第几次延期——开会前第一页纸就有了

演示数据（表格原文）待办项责任人状态延期认证佐证材料补交吴建国未交卷（挂 PG-01 缺口清单）第 1 次延期产业导师聘任名单产学研办未交（待分管副院长签）第 1 次延期期初检查整改名单汇总陈曼已核对（11 人缺项）—实验室耗材招标清单设备科已交—青年教师听课安排教学督导组已交—毕业设计选题库更新各系已交—六项—未交卷 2 项—两项没交卷，其中一项正是认证材料补交上次会议定的「两周内补齐 2024 春学期达成度报告」，第二周延期——责任栏写的是系主任吴建国。这项延期直接挂到 PG-01 认证场景的材料链断点上，待办状态与认证缺口清单是同一份数据。

第 2 步 · 会中 · 录音转写与要点提取 · 按议题分段，提取决定与分歧

两小时录音按七议题分段，讨论要点、达成的决定、分歧点分开提取

演示数据（表格原文）议题用时提取结果期初教学检查整改26 分钟决定：11 人名单会后由陈曼确认报教务处；黄敏连续缺项由系主任当面谈认证材料补交31 分钟决定：2024 春学期报告 10 月 15 日前必须补齐；4 门可回算课程指定专人一流课程申报推荐22 分钟决定：推荐 ME-302 报省级；附件缺口清单本周发课程组实验设备采购2 分钟宣读结果，无讨论——按口径库归「传达事项」青年教师培训18 分钟决定：10 月安排两场；存在不同意见（是否占用周末），观点摘要不点名研究生导师遴选25 分钟涉及具体教师评价——转写保留，是否入纪要待主持人确认就业工作推进25 分钟决定：佐证核验本周收尾；36 人未落实台账每周更新想起历届纪要的坑：两分钟宣读的议题不再占「讨论决定」栏设备采购实际只用了两分钟宣布结果——按历届纪要口径库，此类事项归「传达事项」。纪要篇幅砍掉三分之一，读纪要的人一眼就能分清哪些是真决定。

第 3 步 · 纪要生成 · 对齐本院格式 · 议题/要点/决定/责任人/时限五栏

按历届口径库出稿，敏感内容按先例处理

演示数据（表格原文）纪要区块内容口径本次处理讨论决定达成的决定 + 责任人 + 时限5 项议题入栏传达事项宣读结果无讨论的设备采购 1项入栏分歧记录「存在不同意见」，观点摘要不点名青年教师培训 1 项人事相关涉及具体教师评价的，不入决定栏导师遴选段标注「待主持人确认后删除或改写」该拦的地方：纪要初稿不能直接发纪要第 5 项议题「研究生导师遴选」的讨论中提到某位教师的具体评价，按本院 2023-12 纪要先例，这类内容不入决定栏——初稿标注「该段需主持人确认后删除或改写」，签发权在主持人。

第 4 步 · 待办更新与核验安排 · 新增待办入清单，延期次数累计

本次新增待办入清单，延续未完成项标延期次数，下次会议核验项预排

演示数据（表格原文）待办项责任人时限核验安排11 人缺项名单确认后报教务处陈曼本周五前下次会议核验2024 春学期达成度报告补齐（延续，第 2 次列入）吴建国10 月 15 日前下次会议核验（挂 PG-01 缺口）一流课程附件缺口清单发课程组陈曼本周内下次会议核验（挂 PG-02 台账）产业导师名单（延续，第 2 次列入）产学研办下次会前下次会议第一项核验就业佐证核验收尾 + 每周台账李潇本周起每周每周更新，下次会议汇报待办第一次有了跨会议的连续性认证材料补交第二次上清单，延期次数自动累计——下次会议第一项议程就是它，主持人点名不点名由他决定，但状态一页可见。督办的权威在会议，工具只负责让状态藏不住。

第 5 步 · 留痕与分发准备 · 主持人签发后分发，记录归档

纪要附待办清单待签发后分发，录音与转写稿留档备查

演示数据（表格原文）交付物状态去向党政联席会纪要（初稿）待主持人签发签发后发院务公开群 + 归档待办督办清单（更新版）随纪要同步发出责任人各自认领录音与转写稿留档院办档案（含敏感段落原样保留）把会议翻译成钱——管理成本一页可见两小时会议、七项议题、六项跨会议待办——过去每项待办的状态要靠会前一晚逐个微信问，现在纪要、待办、三个台账的状态在会前就并成一页纸。会前一晚的「现查」变成散会即出——可以排除「漏督办」的口径争议：哪项待办延期几次，台账替所有人记住。纪要初稿不能直接发——导师遴选段落需主持人确认后删改第 5 议题转写稿中含具体教师评价（项目结题材料交晚、初审未过、本人情绪较大），按本院 2023-12 纪要先例不入决定栏。替代方案一：该段整体删除，仅记「人事事项按学位办程序办理」；替代方案二：改写为「部分申请人资格存在程序性问题，由学位办按程序复核」——两个版本都放在初稿批注里，删哪版、留哪版由主持人定，签发权在他。敏感段落的录音原样留档不删。之后这一次跑完，公司多了什么

不讲省了多久 · 讲少了几个隐患、沉淀了什么

演示数据（表格原文）✓待办第一次有了跨会议的连续性——延期次数自动累计，第二次延期会前就可见✓纪要口径库沉淀下来：历届纪要的表述习惯成为生成基准，不再依赖秘书个人笔法✓会议状态材料与检查台账、认证缺口清单打通——上会前的「现查」变成「现取」追问现场可能被问到的答不上来的问题，比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果录音里有敏感讨论怎么办？涉及具体教师评价的内容一律标注「待主持人确认」，不直接入纪要正文——纪要的签发权在主持人。能替我催待办吗？不能。督办清单给你到「谁、什么、第几次延期」的颗粒度，催办动作由领导或者你来执行——督办的权威在会议，不在工具。其他会议（教研会/院务会）也能用吗？能。历届纪要口径库是按会议类型分的，教研会的口径与党政联席会不同。

③ 能力沉淀（Skill / 提示词 / 预期输出 / 人工边界）

1. Skill 能力包

导入之后，同类任务会自动按这套规则走 —— 提示词才能写得那么短

院系会议纪要与待办督办 —— 党政联席会散会即出纪要，上次会议定的六件事这次谁还没交卷 · Skill

SKILL.md 主本 + references（输出骨架 / 判据 / 渲染脚本）· 符合 WorkBuddy Skill 规范

版本 v1.0

meeting-minutes-followup.zip

在 WorkBuddy 里直接上传这个 zip 即可导入

包内结构

  • SKILL.md 主本 —— YAML 元信息 + 执行流程 + 硬规则 + 人工边界
  • references/output_template.md 输出骨架（sheet 名 / 分区顺序 / 列头）+ 可直接运行的渲染脚本
  • references/judgement_rules.md 判据与口径 —— 什么情况算异常、什么情况必须拦住

references 不会一次性全读进来 —— Agent 按需取用。所以 Skill 可以写得很细，不会拖慢每次对话。

2. 原始素材

这些就是高校手上真实能拿到的东西 —— 格式不统一是常态，不是问题

📁JX-03 · 演示素材

脱敏构造数据 · 真实业务格式 · 埋点可核验

共 4 份

  • 01_本次会议录音转写稿.txt 两小时会议的录音转写节选（按议题分段）——纪要的原始素材
  • 02_上次会议纪要与待办清单.docx 上一次党政联席会的纪要正文与六项待办的原始承诺——跨会议核验的基准
  • 03_各议题当前状态材料.xlsx 会前汇总的各议题状态——检查台账、认证缺口、申报进度三个来源的并表
  • 04_本院纪要格式模板与历届口径.xlsx 本院纪要的格式模板与历届纪要的口径库——生成基准

怎么用

  • 把素材全部拖进 WorkBuddy 对话框（不需要整理格式、不需要改文件名）
  • 粘贴下方提示词发送
  • 拿到正式件初稿 —— 签批栏留空，推荐意见留空，由你填

3. 提示词卡片

这是今天党政联席会的录音，还有上次会议的纪要和待办清单。 散会两小时内出纪要，按学院的格式，每项议题带当前状态。 上次的六项待办逐项过，没交卷的标出来。 导师遴选那段涉及具体教师的评价，先标出来等主持人确认。 待办清单更新好，下次开会前提醒我核对。

为什么这么短就够了：转写和格式规则在能力包里，记录人只需要把录音和上次纪要交进来。

换成你自己的业务：把素材换成你手上的真实文件即可。导入 Skill 之后，

该走几步、什么口径、什么情况必须拦住，Agent 自己知道 —— 你只需要说清这是什么事。

自己组织输入的三步法

  • 用自然语言说清核心需求 —— 就按平时跟同事交代活的方式说：什么事、什么文件、什么要求。不用讲究格式。
  • 调用 Skill 补齐专业规则 —— 导入本页 Skill 后，流程、口径、硬规则 Agent 自己知道。
  • 用「增强提示词」补全遗漏 —— 输入框旁边有增强按钮，把随口说的话补成更完整的表述。

分工：自然语言负责「这是什么事」，Skill 负责「该怎么做」，增强提示词负责「别漏了什么」。

4. 预期输出

不方便现场跑的时候可以直接拿这份给客户看 · 与实跑结果同结构

📋正式交付物

带签批栏 / 冻结首行 / 开筛选 —— 判断标准是「能不能直接进企业的流程」

共 2 份

  • JX-03_党政联席会会议纪要.docx 正式件 · 本院格式 · 主持人签发栏
  • JX-03_待办督办清单.xlsx 跨会议滚动 · 责任人/时限/延期次数/核验安排

Skill 里固化了什么：六项待办里两项没交卷，其中一项是认证材料补交该拦的地方：纪要初稿不能直接发排除性结论：设备采购议题不需要上会把会议翻译成管理成本

输入清单：本次会议录音（手机/录音笔）两小时会议录音，议题七项上次会议纪要与待办清单六项待办的原始承诺：责任人、时限、验收标准各议题的当前状态材料（检查台账/认证缺口/申报进度）会前汇总用——散会后纪要里每项议题带当前状态本院会议纪要格式模板与历届纪要存档口径与格式对齐的基准——star 素材：历届纪要的口径库

人工边界：纪要的会议决定栏只记录已达成的决定，分歧与讨论过程按「观点摘要」处理不点名；待办督办只到「提醒与状态可见」，不代替领导督办——谁被点名没交卷，由主持人决定。

升为客户真实案例还缺什么：客户当前真实输入文件（不要整理过的）岗位现行 SOP 与审批链（金额分档、谁签字）至少一次真实出过问题的案例客户当前正在用的正式输出模板客户确认的阈值口径（多少天算临期、多少金额算大额）

5. 同一角色下的其他场景

教学运行与考务 · 产出即下一步输入

上下游串起来就是完整链路。每一步的产出都是下一步的输入，不用在不同工具之间来回复制粘贴。

场景内容基于 WorkBuddy 产品能力整理，演示中的企业、人物与数据均为虚构，不代表任何客户的实际成效；痛点引用的公开来源已做脱敏处理。网页版由原资料转换，部分演示表格以原文形式展示。

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