CP-02 · 年度合规日历与到期预警台账构建

① 场景引入

一、这件事现在是什么样

证照合规与制度治理 · 真实业务触发

工商年报快截止了、消防年检通知来了、或者某个资质突然发现已经过期 —— 这时候才想起来去翻那份不知道谁在维护的证照台账。

二、痛点 · 每条都有来源

1企业年度报告每年 1 月 1 日至 6 月 30 日报送，逾期列入经营异常名录；年报已「多报合一」，市场监管、社保、统计、海关、外商投资、特种设备、工业产品许可自查 7 部门 8 事项一个入口依据 · 企业年度报告公示：每年 1 月 1 日至 6 月 30 日报送，逾期列入经营异常名录2建筑消防设施每年至少一次全面检测，检测记录须完整准确、存档备查依据· 建筑消防设施每年至少一次全面检测，检测记录须完整准确、存档备查3特种设备（电梯/压力容器/起重机械）未经定期检验不得继续使用依据 · 特种设备未经定期检验不得继续使用4证照台账制度要求「待续证照提前 3 个月启动换证」，但真实情况是有台账已属良好，到期靠记忆依据 · 证照管理办法：待续证照提前 3 个月启动换证，借阅逾期一个工作日发催还函5这类事项的共同特征是低频 —— 而低频恰恰是人最容易忘的；一年一次的事，忘了就是罚款、停业、吊照依据 · 企业年度报告公示：每年 1 月 1 日至 6 月 30 日报送，逾期列入经营异常名录6行政只有 1–3 人，还常兼人事出纳，根本省不出人力盯这些事依据 · 行政专员 JD 原文：本岗位集行政、人事、出纳三大职能于一体

三、换个做法之后

变化不在「快」，在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

• 企业年度报告每年 1 月 1 日至 6 月 30 日报送，逾期列入经营异常名录；年报已「多报合一」，市场监管、社保、统计、海关、外商投资、特种设备、工业产品许可自查 7 部门 8 事项一个入口建筑消防设施每年至少一次全面检测，检测记录须完整准确、存档备查特种设备（电梯/压力容器/起重机械）未经定期检验不得继续使用证照台账制度要求「待续证照提前 3 个月启动换证」，但真实情况是有台账已属良好，到期靠记忆

✓ 交给 Agent 之后

• 多来源文件一次读入，先做口径与完整性校验，再开始算
• 每条结论绑定来源文件、字段或条号，可以被审
• 产出是企业真会流转的正式件（带签批栏），不是一张展示用的表
• 该拦的地方给出「现在还不能提交」，并给不用干等的替代方案

四、场景闭环

6 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

1. 信息抽取 · 从扫描件里把日期抽出来证照名称、编号、发证机关、有效期起止；识别不清的标注需人工核对原件
2. 台账重建 · 五区结构一次建好基础信息 / 时效管控 / 年检维护 / 实物保管 / 责任关联
3. 倒推应启动日 ·不是到期日应启动办理日 = 截止日 − 准备周期（换证按 3 个月，租约优先续租按合同约定通知期）
4. 罚则标价 ·每项写清逾期后果逾期列入经营异常名录 / 责令停用 / 罚款区间 —— 附法条出处
5. 缺口识别 · 哪些证照根本没找到对照典型证照清单，列出应该有但没找到的，标为待客户确认
6. 日历成型 · 按月排出年度合规日历含责任人、审批人、预计费用、上年实际完成日

要准备什么：证照原件扫描件营业执照、许可证、资质证书、特种设备使用登记证 —— PDF 或图片现有证照台账（如有）通常半年以上未更新，且字段不全租赁合同与补充协议抽取到期日、优先续租通知期、递增节点检测报告与年检记录消防检测报告、电梯检验报告 —— 抽取下次检验日保险单抽取保险期间与续保节点

为什么这个场景值得做

优先级评分：痛感 5 × AI 适配 5 ÷ 落地难度 2 = 12.5

最大差异点：别人做的是「到期前 30 天提醒你」，我们做的是「你那份台账本身就是错的，先重建」。另外每一项都带上逾期后果与罚则金额（附法条），这样它才进得了老板的会。

评分口径：痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」；

AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」；

落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景，分数会被压得很低。

五、会产出什么

判断标准只有一个：这份东西能不能直接进企业的流程

• 正式件本体：年度合规日历与到期预警台账.xlsx 4 sheet · 含应启动日与罚则金额
• 可派发清单：立即处理事项清单.xlsx 已逾期或 30 天内到期 · 可直接上会
• 可派发清单：台账缺口与待确认清单.xlsx 找不到原件的证照、识别不确定的日期 —— 明确写出「这个我拿不到」

这套东西不承诺什么：不做「提醒推送」这件事本身 —— 那是一行定时任务，不需要 AI。我们做的是前面那一步：把散落在扫描件、合同、通知里的到期信息抽出来，重建一份可信的台账。也不判定合规性 —— 消防、特种设备的最终判定有法定责任人和资质机构要求。

② Live Demo（演示逐步）

演示模式 · 可视化预演 本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。

案例设定：超音速智能装备（虚构 · 128 人 · 苏州）年中做一次合规体检，把证照扫描件、租赁合同和检测报告翻出来重建台账。

证照与合同9 份原件纳入台账14 项事项已逾期2 项主动排除1 项

输入行政手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框

• 01_证照台账_旧版.xlsx 去年建的 · 字段只有四列 · 状态列已失真行政部 · 已 8 个月未更新
• 02_营业执照_扫描件转录.txt 扫描件 · 关键信息转录行政部 · 保险柜 1 号
• 03_安全生产标准化二级证书_扫描件转录.txt 有效期已过 · 而这份证书还在投标资格文件里用着行政部 · 保险柜 1 号
• 04_货梯定期检验报告_转录.txt 上次检验 2025-06 · 检验周期一年设备管理 · 张伟兼管
• 05_房屋租赁合同_条款转录.txt 30 页合同 · 关键条款分散在不同页行政部 · 合同柜
• 06_消防设施检测报告_转录.txt 2025-11 检测 · 年度检测要求行政部 · 物业代办
• 07_雇主责任险保单_转录.txt 保险期间一年 · 续保节点行政部 · 王敏
• 08_高新技术企业证书_转录.txt 三年有效期 · 到期需重新认定行政部 + 技术部
• 09_ISO9001认证证书_转录.txt 需年度监督审核 · 与证书有效期是两件事行政部 + 品质部

注意标橙色那一份 —— 03_安全生产标准化二级证书_扫描件转录.txt。它行政部 · 保险柜 1 号，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。

提示词就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底

这些是我们公司的证照扫描件、租赁合同和检测报告，还有一份半年前的旧台账。 帮我重建一份年度合规日历。 每一项要算出「什么时候必须开始办」，不是「什么时候到期」—— 换证要提前多久、租约优先续租要提前几天通知，这些都从文件里找依据。 逾期会怎么样、罚多少钱，一项一项写清，附上依据。 已经过期的单独列出来。找不到的证照也要列出来问我。

「五区台账结构」「各类证照的准备周期」「罚则条文库」都在 Skill 里。你只要把文件扔进来。

触发行政说了几句话

九份扫描件和合同直接扔进来 · 不需要先整理成表

Agent 接到后自己做的四件事① 识别出这些文件里的日期分三类：证照本身的有效期、需要周期性做的事（年检 / 监督审核 / 定期检验）、以及合同里的动作期限（通知期）—— 三类的处理方式完全不同；② 决定不算「到期日」，算「应启动办理日」，因为到期那天才动手，所有事都来不及；③ 主动去找每一项的逾期后果 —— 因为「这个证快到期了」进不了老板的会，「逾期列入经营异常名录」才进得去；④ 对照典型证照清单反查哪些应该有但没找到，以及哪些根本不适用要主动排除。

第 1 步 · 信息抽取 · 从扫描件里把日期抽出来

识别不确定的标出来核对原件 · 日期错一天就是错

这一步的看点 · 一份证书为什么变成了两项事项旧台账里 ISO9001 只有一行：「有效期至 2026-06-18，状态：有效」。但证书说明里写着两件事：「本证书有效期三年，期间每年应接受一次监督审核」。监督审核和证书到期是两个独立的时间轴 —— 监督审核漏了，证书会被暂停；证书到期没做再认证，直接失效。Agent 把它拆成两项分别管。这一类「一份文件里藏着两个时间轴」的情况，在证照管理里非常常见（营业执照的年报、特种设备的定检、资质的复评），而手工台账几乎总是只记那个写在最显眼位置的日期。

第 2 步 · 倒推应启动日 · 不是到期日

应启动办理日 = 截止日 − 准备周期 · 准备周期从文件里找依据

这一步的看点 · 两条藏在不同页的条款，加起来才是完整结论租赁合同第 12.3 条（第 12页）写：「乙方需于租期届满前 60 日以书面形式提出续租意向，乙方逾期未提出的，视为放弃优先续租权。」租期到2027-03-31，所以真正的动作日是 2027-01-30，而不是台账里可能会记的那个 2027-03-31。差了两个月。而第 18.2 条（第21 页）写：「乙方退租时须将租赁物恢复至交付时原状，包括拆除隔断、吊顶、地毯及自行增设电气线路，费用由乙方承担。」这两条分别在第 12 页和第 21 页，中间隔着六条其他条款。把它们放在一起看，结论才完整：2027-01-30 之前必须做出「续还是搬」的决定，而如果决定搬，还要额外背一笔恢复原状的费用。没有人会为了填一张台账去通读一份 30 页的合同。

第 3 步 · 罚则标价 · 每项写清逾期会怎么样

「这个证快到期了」进不了老板的会 · 「逾期列入经营异常名录」才进得去

这一步的看点 · 从历史里想起了一件没人把它当合规问题的事标橙色的那份《安全生产标准化二级证书》，有效期到 2026-07-26，也就是说它在 19 天前就已经过期了。但真正要紧的不是过期本身，而是行政在2026 年 5 月手写在扫描件上的一行附注：「此证书复印件已提供给市场部，用于『XX 智能产线技改项目』投标资格文件，投标截止 2026-08-20。」把这两条放在一起：一份已经过期的资质证书，正在一个还没截止的投标项目的资格文件里。这条不是从台账里查出来的（台账里这一项还标着「有效」），是从扫描件上那行手写附注里读出来的。写那行字的时候，行政的目的只是记一下「借给谁了」，她不知道两个月后这会变成一个投标资格问题。而且这一项已经不能走复评了 —— 证书说明写着「逾期需重新申请评审」，重新申请的周期比复评长得多。

第 4 步 · 缺口与排除 · 哪些没找到，哪些根本不适用

敢说「这个我拿不到」和「这个不用管」，比列一堆项目更可信

这一步的看点 · 排除性结论，以及一个「不是我们的义务但要留证」的中间态客梯这一项，Agent 的处理不是简单的「不管」或「要管」，而是第三种：「非本公司义务，但建议索取检验合格证明留档」。理由是：特种设备使用登记证的持有人是物业公司，法定的检验义务在业主方，本公司只是使用方 —— 所以不需要去安排检验。但万一出事，「我们有没有确认过这台电梯是合规的」这个问题会被问到。所以它既不该占着「本公司待办事项」的名分，也不该完全从视野里消失。这个区分，是台账做得细和做得粗的分界线。

第 5 步 · 台账成型 · 五区结构一次建好

从旧台账的 4 列到 22 列 · 但真正新增的关键只有三列

这一步的看点 · 把技术动作翻译成钱「重建台账」这个说法对老板没有意义。Agent 在报告首页写的是另外三句：「有 2 项已过期：一台货梯按规定不得继续使用；一份资质证书已过期且正在投标资格文件中使用。」「有 1 项影响税率：高新资格若逾期未重新认定，企业所得税优惠税率不再适用。」「有 1 项影响续租谈判：租约要求届满前 60 日书面提出，最晚动作日为 2027-01-30，比合同到期日提前两个月。」这三句里没有一个「台账」「字段」「结构」这样的词。行政拿着这份东西进老板办公室，说的是货梯、投标和税率。

⚠ Agent 的结论：这份台账不能等到发布日历时再一起处理14 项事项里有 2 项已经逾期、1 项应启动日已过。这三项不属于「未来要做的事」，属于现在就有风险的事，已单独出一页《立即处理事项清单》，不放进年度日历。其中一项必须今天就动 ——那份已过期 19 天的安全生产标准化二级证书，复印件正在「XX 智能产线技改项目」的投标资格文件里，而该项目投标截止日是 2026-08-20，还有 6 天。按证书说明，已经不能走复评，只能重新申请评审。建议动作：立即通知市场部核实该证书在资格文件中的使用情况，并由市场部判断是否需要撤换或补充说明 —— 这一步涉及投标资格的对外承诺，行政不能自行决定，必须由市场部与分管领导确认。货梯这一项同样不能等 ——检验有效期已过 2个月，按规定未经定期检验不得继续使用。建议今日内向检验机构提出检验申请，并在检验完成前暂停使用；是否暂停使用由分管领导决定，Agent 只提示规定与风险。剩余 11 项已排入年度合规日历，含应启动日、责任人与罚则依据。「本次确认人」与「分管领导意见」两栏留空，由人填写。

之后这一次跑完，公司多了什么

不讲省了多久：讲少了几个隐患、沉淀了什么

• ✓ 公司第一次有了一份能用的合规台账 —— 而且是从原件重建的，不是抄旧台账
• ✓ 2 项已逾期事项被翻出来，其中一项还在用于投标
• ✓ 一条口径被固定下来：「租约到期日不等于动作日，要按通知期倒推」
• ✓ 行政第一次能在老板面前把合规风险说成金额，而不是「这个证快到期了」

追问现场可能被问到的

答不上来的问题，比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果

• 扫描件是手机拍的，歪的，能识别吗？ 能读，但识别不确定的日期会单独列到「待人工核对原件」页，不会硬认。日期这种东西错一天就是错，我们不猜。
• 能不能自动帮我去办年报？ 不能，也不该。申报动作涉及法律责任，必须是人。我们把「什么时候必须开始办、要准备什么材料、逾期什么后果」准备好。
• 我们有 5 家子公司，能一起管吗？ 台账结构里有「所属主体」字段，可以按主体分组。但每家的证照原件要分别提供 —— 我们不会跨主体推断。

③ 能力沉淀（Skill / 提示词 / 预期输出 / 人工边界）

1. Skill 能力包

导入之后，同类任务会自动按这套规则走 —— 提示词才能写得那么短

年度合规日历与到期预警台账构建 · Skill

SKILL.md 主本 + references（输出骨架 / 判据 / 渲染脚本）· 符合 WorkBuddy Skill 规范

版本 v1.0

compliance-calendar.zip

在 WorkBuddy 里直接上传这个 zip 即可导入

包内结构

• SKILL.md 主本 —— YAML 元信息 + 执行流程 + 硬规则 + 人工边界
• references/output_template.md 输出骨架（sheet 名 / 分区顺序 / 列头）+ 可直接运行的渲染脚本
• references/judgement_rules.md 判据与口径 —— 什么情况算异常、什么情况必须拦住

references 不会一次性全读进来 —— Agent 按需取用。所以 Skill 可以写得很细，不会拖慢每次对话。

2. 原始素材

这些就是行政手上真实能拿到的东西 —— 格式不统一是常态，不是问题

📁CP-02 · 演示素材

脱敏构造数据 · 真实业务格式 · 埋点可核验

共 9 份

• 01_证照台账_旧版.xlsx 去年建的 · 字段只有四列 · 状态列已失真
• 02_营业执照_扫描件转录.txt 扫描件· 关键信息转录
• 03_安全生产标准化二级证书_扫描件转录.txt 有效期已过 · 而这份证书还在投标资格文件里用着
• 04_货梯定期检验报告_转录.txt 上次检验 2025-06 · 检验周期一年
• 05_房屋租赁合同_条款转录.txt 30 页合同 · 关键条款分散在不同页
• 06_消防设施检测报告_转录.txt 2025-11 检测 · 年度检测要求
• 07_雇主责任险保单_转录.txt 保险期间一年 · 续保节点
• 08_高新技术企业证书_转录.txt 三年有效期· 到期需重新认定
• 09_ISO9001认证证书_转录.txt 需年度监督审核 · 与证书有效期是两件事

怎么用

• 把素材全部拖进 WorkBuddy 对话框（不需要整理格式、不需要改文件名）
• 粘贴下方提示词发送
• 拿到正式件初稿 —— 签批栏留空，推荐意见留空，由你填

3. 提示词卡片

这些是我们公司的证照扫描件、租赁合同和检测报告，还有一份半年前的旧台账。 帮我重建一份年度合规日历。 每一项要算出「什么时候必须开始办」，不是「什么时候到期」—— 换证要提前多久、租约优先续租要提前几天通知，这些都从文件里找依据。 逾期会怎么样、罚多少钱，一项一项写清，附上依据。 已经过期的单独列出来。找不到的证照也要列出来问我。

为什么这么短就够了：「五区台账结构」「各类证照的准备周期」「罚则条文库」都在 Skill 里。你只要把文件扔进来。

换成你自己的业务：把素材换成你手上的真实文件即可。导入 Skill 之后，

该走几步、什么口径、什么情况必须拦住，Agent 自己知道 —— 你只需要说清这是什么事。

自己组织输入的三步法

• 用自然语言说清核心需求 —— 就按平时跟同事交代活的方式说：什么事、什么文件、什么要求。不用讲究格式。
• 调用 Skill 补齐专业规则 —— 导入本页 Skill 后，流程、口径、硬规则 Agent 自己知道。
• 用「增强提示词」补全遗漏 —— 输入框旁边有增强按钮，把随口说的话补成更完整的表述。

分工：自然语言负责「这是什么事」，Skill 负责「该怎么做」，增强提示词负责「别漏了什么」。

4. 预期输出

不方便现场跑的时候可以直接拿这份给客户看 · 与实跑结果同结构

📋正式交付物

带签批栏 / 冻结首行 / 开筛选 —— 判断标准是「能不能直接进企业的流程」

共 3 份

• CP-02_年度合规日历与到期预警台账.xlsx 正式件本体 · 4 sheet · 含应启动日与罚则金额
• CP-02_立即处理事项清单.xlsx 已逾期或 30 天内到期 · 可直接上会
• CP-02_台账缺口与待确认清单.xlsx 找不到原件的证照、识别不确定的日期 —— 明确写出「这个我拿不到」

Skill 里固化了什么：从历史里挖出别人没发现的关联该拦的地方拦住了排除性结论把技术动作翻译成钱

输入清单：证照原件扫描件营业执照、许可证、资质证书、特种设备使用登记证 —— PDF 或图片现有证照台账（如有）通常半年以上未更新，且字段不全租赁合同与补充协议抽取到期日、优先续租通知期、递增节点检测报告与年检记录消防检测报告、电梯检验报告 —— 抽取下次检验日保险单抽取保险期间与续保节点

人工边界：不做「提醒推送」这件事本身 —— 那是一行定时任务，不需要 AI。我们做的是前面那一步：把散落在扫描件、合同、通知里的到期信息抽出来，重建一份可信的台账。也不判定合规性 —— 消防、特种设备的最终判定有法定责任人和资质机构要求。

升为客户真实案例还缺什么：客户当前真实输入文件（不要整理过的）岗位现行 SOP 与审批链（金额分档、谁签字）至少一次真实出过问题的案例客户当前正在用的正式输出模板客户确认的阈值口径（多少天算临期、多少金额算大额）

5. 同一角色下的其他场景

证照合规与制度治理 · 产出即下一步输入

• CP-01 · 制度冲突与失效引用排查 — 考勤制度去年改了 · 用车制度里引用的还是那条已经作废的条款 查看 →CP-03· 制度问答知识库（带出处） — 年假怎么算 · 这张发票能不能报 · 加班餐补多少：同样的问题一天被问八遍

上下游串起来就是完整链路。每一步的产出都是下一步的输入，不用在不同工具之间来回复制粘贴。

场景内容基于 WorkBuddy 产品能力整理，演示中的企业、人物与数据均为虚构，不代表任何客户的实际成效；痛点引用的公开来源已做脱敏处理。网页版由原资料转换，部分演示表格以原文形式展示。