BD-01 · 资质证书台账与到期预警

① 场景引入

一、这件事现在是什么样

投标与资质 · 真实业务触发

精工汽车零部件的技改项目下周招标，要求 ISO9001 + ISO14001 + 安全生产许可证。苏婷（内勤兼投标）开始找证书：营业执照在老板娘保险柜、ISO 证书的电子版在何志远 2023 年的邮箱里、安全生产许可证原件挂在墙上——而ISO14001 那本，翻出来才发现上个月底已经到期了。

二、痛点 · 每条都有来源

1. 1.4 亿大单因一张过期证书被废：某高校智慧校园项目（限价 14780 万），某政务IT企业以 11487.76 万成为第一中标候选人，被投诉其投的核心交换机进网许可证已过期，资格被取消 —— 项目改由第二名 13977.78 万中标，一句话贵了 2490万
   依据：某高校智慧校园项目（限价 14780 万）：某政务IT企业以 11487.76 万成为第一中标候选人，被投诉其投的核心交换机进网许可证已过期，资格被取消 —— 项目改由讯飞智元 13977.78 万中标，一句话贵了 2490 万2细节疏漏导致的废标占废标总量 60% 以上；2023 年住建类项目中仅安全生产许可证有效期不符就占资格类废标的 28% —— 业内通行建议「用 Excel 记录所有证书、设 90 天和 30 天两次提醒」，这句话本身就说明：大多数企业连这张 Excel 都没有依据 ·细节疏漏导致的废标占废标总量 60% 以上；2023 年住建类项目中仅安全生产许可证有效期不符就占资格类废标的

28%；2022 年政府采购中保证金类问题占商务类废标的 32%3一家中型企业平均要维护几十项证书证件，靠人工翻文件夹标注到期日；37% 的企业发生过因资质过期导致的订单暂停、验收拒收甚至行政处罚依据 · 业内通行建议「用

Excel 记录所有资质证书的名称、编号、有效期，设到期前 90 天和 30 天两次提醒」—— 这句话本身就说明：大多数企业连这张 Excel 都没有；37% 的企业发生过因资质过期导致的订单暂停、验收拒收甚至行政处罚

三、换个做法之后

变化不在「快」，在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

• 1.4 亿大单因一张过期证书被废：某高校智慧校园项目（限价 14780 万），某政务IT企业以 11487.76 万成为第一中标候选人，被投诉其投的核心交换机进网许可证已过期，资格被取消 —— 项目改由第二名 13977.78 万中标，一句话贵了 2490 万细节疏漏导致的废标占废标总量 60% 以上；2023 年住建类项目中仅安全生产许可证有效期不符就占资格类废标的 28% —— 业内通行建议「用 Excel 记录所有证书、设 90 天和 30 天两次提醒」，这句话本身就说明：大多数企业连这张 Excel 都没有一家中型企业平均要维护几十项证书证件，靠人工翻文件夹标注到期日；37% 的企业发生过因资质过期导致的订单暂停、验收拒收甚至行政处罚

✓ 交给 Agent 之后

• 多来源文件一次读入，先做口径与完整性校验，再开始算
• 每条结论绑定来源文件、字段或条号，可以被审
• 产出是企业真会流转的正式件（带签批栏），不是一张展示用的表
• 该拦的地方给出「现在还不能提交」，并给不用干等的替代方案

四、场景闭环

5 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

1. 底数重建 · 到底有哪些证逐份抽取证书名称、编号、发证机构、有效期 —— 识别不了的单独列「待人工

核」，不猜日期第 2 步到期分级 · 90/30 双提醒线已过期标红并算出过了多少天；30 天内标红、90 天内标黄 —— 换证周期长的（ISO 类要 1-2 个月复审）按周期倒推第 3 步招标对照 · 这次投标够不够精工项目要求的三项逐一比对：ISO9001 在效、ISO14001 已过期 22 天、安全生产许可证剩 45 天 —— 缺口当场现形第 4 步换证倒排 · 从截止日往回算投标截止 9 月 10 日 → ISO14001 常规换证来不及 → 触发「紧急复审/出具受理证明」的路径提示（受理证明是否被招标方认可，需向代理机构电话确认）第 5 步台账交付 · 一份能扛住下次招标的底表证书名/编号/有效期/原件位置/电子版位置/责任人 六栏 + 预警分级 —— 下次招标公告出来的第一件事是查这张表

要准备什么：资质证书扫描件/照片（散乱一堆即可）三个抽屉 + 四个人电脑的现状营业执照与法人证件通常在老板/老板娘手里人员证书清单（特种作业/职称，如有）投标要凑人员社保证明的底数近期招标公告（如有）反查「现有资质够不够投」

为什么这个场景值得做

优先级评分：痛感 5 × AI 适配 5 ÷ 落地难度 1 = 25.0

最大差异点：不要求先有台账 Excel。证书扫描件、手机拍照、邮箱里的电子版混着一堆直接扔进来 —— 台账从乱七八糟的原始件里长出来，乱的输入才是常态。

评分口径：痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」；

AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」；

落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景，分数会被压得很低。

五、会产出什么

判断标准只有一个：这份东西能不能直接进企业的流程

• 正式件本体：资质证书台账与到期预警表.xlsx 六栏台账 + 预警分级 + 原件位置
• 可派发清单：招标资质对照清单.xlsx 逐项比对本次招标要求 · 缺口与补救路径
• 可派发清单：换证倒排计划.xlsx 每本临期证书的换证流程 · 责任人 + 死线

这套东西不承诺什么：不做「代办换证」—— 换证要跑认证机构、要人签字。本场景做的是底数与时间：有哪些证、哪个快到期、哪个已过期、这次投标够不够用。换证决定与申请由人做。

② Live Demo（演示逐步）

演示模式 · 可视化预演 本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。

案例设定：沃德智能装备（虚构）要投精工汽车零部件的技改项目（预算约 190 万，9 月 10 日递交），资格条件含ISO9001 + ISO14001 + 安全生产许可证。苏婷（内勤兼投标）开始找证书 —— 找出来的东西散在三个抽屉和四个人电脑里。

输入文件 4 份 · 在册证书 23 本过期+临期 5 本 · 结论 暂缓递交 · 资格缺口确认中

输入销售手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框

• 01_苏婷手拼的证书登记.xlsx 内勤自己拼的登记表 —— 15 本，一半没填日期，就是「台账」的现状投标内勤苏婷 · 每次投标前突击补一次
• 02_历史标书资质页汇总.xlsx 2025 年 11 月投标时装订进标书的资质页 —— 全公司最接近「台账」的东西上次投标的遗产 · 躺在历史标书文件夹里 9 个月
• 03_精工项目招标公告要求.xlsx 本次招标的资格条件 —— 台账要回答的考卷招标代理机构发布 · 2026-08-15
• 04_新翻拍证书信息.xlsx 苏婷今天翻箱倒柜新拍到的 3 本 —— 台账的增量手机现场拍摄整理 · 2026-08-20

注意标橙色那一份 —— 02_历史标书资质页汇总.xlsx。它上次投标的遗产 · 躺在历史标书文件夹里 9 个月，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。

提示词就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底

公司要投标精工的技改项目，要求 ISO9001、ISO14001、安全生产许可证。 证书的扫描件和照片我拍了一堆发你，有的可能过期的，你先帮我理一份台账。 哪些快到期、哪些已经过期了，按紧急程度排出来。 这次招标要的三项够不够用，缺的怎么办给我指条路。 识别不清楚的单独列出来，我去翻原件，别自己填。

短是因为「90/30 双提醒线、换证周期倒推、受理证明路径」这些判断口径都在能力包里。内勤只要把一堆乱七八糟的证书件扔进来。

触发投标公告挂出来了 · 第一件事不是做标书，是找证书

精工项目资格条件 9 项，证书的「家底」却散在三个抽屉、四个人电脑、一份九个月前的历史标书里

苏婷把能找到的全部扔了进来：自己拼的登记表、上次投标的资质页、今天翻拍的新证书。台账从这堆乱七八糟的东西里重建。

第 1 步 · 底数重建 · 到底有几本证

三源合并去重：登记表 15 + 历史标书独有 5 + 新翻拍 3 = 23 本

来源本数与其他来源重叠独有贡献苏婷登记表15与历史标书重叠 10 本开户许可/计量认证/API/软著/CE 声明历史标书资质页15与登记表重叠 10 本市政资质/出口许可/诚信承诺/社保登记/银行资信今天新翻拍3均不重叠AAA 评级/外观专利/ISO14001 受理回执合并去重 10+5+5+323 本——两源重叠的 10 本、日期全部一致 —— 好消息。坏消息：23 本里有效期的「真身」只核实了 17 本：登记表里 3 本没填日期（CMA/API/CE），新翻拍的受理回执显示的又是「流程中」而非到期日 —— 而这 6 本里，恰恰躺着本次招标要查的 ISO14001。

第 2 步 · 到期分级 · 一本已经死了，四本在排队

90/30 双提醒线一划，风险自己排队

第 3 步 · 招标对照 · 考卷答不上了

9 项资格要求逐项比对，缺口当场现形

要求项我方状态缺口判定营业执照（注册资 500 万+）2030-06-18 到期 · 实缴 800 万满足ISO90012028-03-14 到期满足ISO14001已过期 22 天 · 新证流程中不满足安全生产许可证剩 45 天本次满足本次投标在效期内近两年审计报告2024 已有 · 2025 在财务关账中待补同类业绩 3 个5 个（多出 2 个）满足且加分法定代表人授权书需新签形式项 · 递交前办保证金 18 万备注须含项目编号形式项 · BD-03 体检盯项目班子社保（6 个月）需社保局打印形式项 · BD-04 组卷盯资格类 5 项里 4 绿 1 红 —— 唯一的红正是有效期已过的 ISO14001。

第 4 步 · 换证倒排 · 来得及吗

从 9 月 10 日递交日往回算，每本临期证一条路径

第 5 步 · 台账交付 · 下次招标的第一张查的表

六栏台账 + 预警分级 + 原件位置 —— 23 本证从此有一个家

台账的六栏里，「原件位置」和「电子版位置」是这次踩坑踩出来的必填栏 —— 这次 ISO14001 新版电子证书全公司无存档的事，就是这两栏空着的代价。台账交付后，本次投标的资格确认进入补救流程（见结论），台账本身进入月度维护：每本证书的复审启动日自动倒排，90/30 双线到点提醒。

这份投标的资格确认现在还不能放行ISO1：4001 已过期 22 天且新证「流程中」—— 招标文件要求的是「有效期内」的证书。现在放行做标书，等于把 87 小时的标书投入押在一个没确认过的资格上。给出的不是干等，两条路今天下午就能问清：方案 A（保留投标）：立即联系认证机构加急、出具「复审受理证明」，并电话招标代理确认「受理中」是否被认可 —— 采购文件对「有效期内」的解释因项目而异，确认口径零成本；若认可，资格缺口关闭，标书照做。方案B（资格不满足时）：与老板商量以联合体形式借合作方的 ISO14001 投标 —— 按惯例要过法务的联合体协议关；若两条路都断，本次弃标止损，台账已把换证死线排到 10 月，下个投标季不再有这个缺口。弃标的代价是错过一单 190 万（预期毛利 34 万），带着过期证书硬投的代价是保证金 18 万 + 87 小时标书投入全部沉没。

之后这一次跑完，公司多了什么

不讲省了多久：讲少了几个隐患、沉淀了什么

• ✓ 资质从「三个抽屉 + 四个人电脑」变成一张带预警的六栏底表 —— 招标公告出来的第一件事有了查的对象
• ✓ 「公司现在有效的 ISO14001 全公司没有电子存档」这个盲区被翻出来 —— 原件位置从此是必填栏
• ✓ 90/30 双提醒线建立 ——换证周期长的证按周期倒推，不再临招标才发现
• ✓ 废标风险谱系里最高频的一项（资质过期占资格类废标 28%）有了第一道闸

追问现场可能被问到的

答不上来的问题，比答得漂亮的问题更能决定这场演示的结果

• 能不能自动帮我提交换证申请？ 不能。换证要跑认证机构、法人签字 —— 我们出的是倒排计划和材料清单，申请您的人去办。
• 证书照片拍得很糊也能识别吗？ 能识别的先入库，识别不了的列「待人工核」—— 宁可多跑一趟抽屉，不猜一个日期填上去。
• 人 员证书也要管吗？ 要 —— 投标常要凑特种作业证 + 社保清单，台账模板里有人员证书区，扫码件扔进来一样建账。

③ 能力沉淀（Skill / 提示词 / 预期输出 / 人工边界）

1. Skill 能力包

导入之后，同类任务会自动按这套规则走 —— 提示词才能写得那么短

资质证书台账与到期预警 · Skill

SKILL.md 主本 + references（输出骨架 / 判据 / 渲染脚本）· 符合 WorkBuddy Skill 规范

版本 v1.0

qualification-ledger.zip

在 WorkBuddy 里直接上传这个 zip 即可导入

包内结构

• SKILL.md 主本 —— YAML 元信息 + 执行流程 + 硬规则 + 人工边界
• references/output_template.md 输出骨架（sheet 名 / 分区顺序 / 列头）+ 可直接运行的渲染脚本
• references/judgement_rules.md 判据与口径 —— 什么情况算异常、什么情况必须拦住

references 不会一次性全读进来 —— Agent 按需取用。所以 Skill 可以写得很细，不会拖慢每次对话。

2. 原始素材

这些就是销售手上真实能拿到的东西 —— 格式不统一是常态，不是问题

📁BD-01 · 演示素材

脱敏构造数据 · 真实业务格式 · 埋点可核验

共 4 份

• 01_苏婷手拼的证书登记.xlsx 内勤自己拼的登记表 —— 15 本，一半没填日期，就是「台账」的现状
• 02_历史标书资质页汇总.xlsx 2025 年 11 月投标时装订进标书的资质页 —— 全公司最接近「台账」的东西
• 03_精工项目招标公告要求.xlsx 本次招标的资格条件 —— 台账要回答的考卷
• 04_新翻拍证书信息.xlsx 苏婷今天翻箱倒柜新拍到的 3 本 —— 台账的增量

怎么用

• 把素材全部拖进 WorkBuddy 对话框（不需要整理格式、不需要改文件名）
• 粘贴下方提示词发送
• 拿到正式件初稿 —— 签批栏留空，推荐意见留空，由你填

3. 提示词卡片

公司要投标精工的技改项目，要求 ISO9001、ISO14001、安全生产许可证。 证书的扫描件和照片我拍了一堆发你，有的可能过期的，你先帮我理一份台账。 哪些快到期、哪些已经过期了，按紧急程度排出来。 这次招标要的三项够不够用，缺的怎么办给我指条路。 识别不清楚的单独列出来，我去翻原件，别自己填。

为什么这么短就够了：短是因为「90/30 双提醒线、换证周期倒推、受理证明路径」这些判断口径都在能力包里。内勤只要把一堆乱七八糟的证书件扔进来。

换成你自己的业务：把素材换成你手上的真实文件即可。导入 Skill 之后，

该走几步、什么口径、什么情况必须拦住，Agent 自己知道 —— 你只需要说清这是什么事。

自己组织输入的三步法

• 用自然语言说清核心需求 —— 就按平时跟同事交代活的方式说：什么事、什么文件、什么要求。不用讲究格式。
• 调用 Skill 补齐专业规则 —— 导入本页 Skill 后，流程、口径、硬规则 Agent 自己知道。
• 用「增强提示词」补全遗漏 —— 输入框旁边有增强按钮，把随口说的话补成更完整的表述。

分工：自然语言负责「这是什么事」，Skill 负责「该怎么做」，增强提示词负责「别漏了什么」。

4. 预期输出

不方便现场跑的时候可以直接拿这份给客户看 · 与实跑结果同结构

📋正式交付物

带签批栏 / 冻结首行 / 开筛选 —— 判断标准是「能不能直接进企业的流程」

共 3 份

• BD-01_资质证书台账与到期预警表.xlsx 正式件本体 · 六栏台账 + 预警分级 + 原件位置
• BD-01_招标资质对照清单.xlsx 逐项比对本次招标要求 · 缺口与补救路径
• BD-01_换证倒排计划.xlsx 每本临期证书的换证流程· 责任人 + 死线

Skill 里固化了什么：从邮箱深处翻出了大家以为丢了的证该拦的地方拦住了排除性结论把技术动作翻译成钱

输入清单：资质证书扫描件/照片（散乱一堆即可）三个抽屉 + 四个人电脑的现状营业执照与法人证件通常在老板/老板娘手里人员证书清单（特种作业/职称，如有）投标要凑人员社保证明的底数近期招标公告（如有）反查「现有资质够不够投」

人工边界：不做「代办换证」—— 换证要跑认证机构、要人签字。本场景做的是底数与时间：有哪些证、哪个快到期、哪个已过期、这次投标够不够用。换证决定与申请由人做。

升为客户真实案例还缺什么：客户当前真实输入文件（不要整理过的）岗位现行 SOP 与审批链（金额分档、谁签字）至少一次真实出过问题的案例客户当前正在用的正式输出模板客户确认的阈值口径（多少天算临期、多少金额算大额）

5. 同一角色下的其他场景

投标与资质 · 产出即下一步输入

BD-02 · 招标文件智能解读 — 287 页招标文件没人通读 · 大家都翻到自己要看的那几页，废标条款就藏在没人看的那页里 查看 →BD-03 · 投标废标体检 — 标书改到凌晨三点 · 交上去的开标现场，废标原因念出来只有一行字，而且和竞争对手无关 查看 →BD-04 · 投标资料一键组卷 — 投标资料总在截止前临时拼 · 商务、销售、技术、财务、法务在微信群里接力找文件 查看 →

上下游串起来就是完整链路。每一步的产出都是下一步的输入，不用在不同工具之间来回复制粘贴。

场景内容基于 WorkBuddy 产品能力整理，演示中的企业、人物与数据均为虚构，不代表任何客户的实际成效；痛点引用的公开来源已做脱敏处理。网页版由原资料转换，部分演示表格以原文形式展示。