AM-01 · 资产台账清洗与幽灵资产识别

① 场景引入

一、这件事现在是什么样

资产与空间管理 · 真实业务触发

年度盘点前把台账打开，发现有 300 多条记录。凭印象知道里面有很多早该报废的、有些是同一台设备重复录了两

遍、还有些责任人已经离职两年了。但没人敢删。

二、痛点 · 每条都有来源

1几百块钱的工具、频繁更换的耗材，本该直接走费用，却被塞进固定资产台账计提折旧；台账越来越长，虚挂资产越来越多，盘点时全是幽灵资产依据 · 腾讯云开发者社区：几百元工具塞进固定资产计提折旧，台账越来越长形成幽灵资产2入账环节把一套设备拆成几个零散资产；实物到货几个月发票没到；日常调拨、搬楼、停用、送修不报备依据 ·腾讯云开发者社区：几百元工具塞进固定资产计提折旧，台账越来越长形成幽灵资产3行政部一份台账、财务部一份、IT 组自己一份，同一台投影仪三个编号，到底谁在用、丢了没都搞不清依据 · 行政/财务/IT 三份台账各自维护，同一台投影仪三个编号4账上 15 台实际 12 台，无调拨记录无报废审批，最后行政自己贴钱赔了两台依据 · 行政从业者自述：账上 15 台实际 12 台，无调拨记录无报废审批，最后自己贴钱赔5行政 KPI 里明确写着资产盘点差异率 ≤0.5%，但台账本身就是脏的，差异率无从谈起依据 · 行政 KPI 口径：工单 SLA 达成率 ≥97%、资产盘点差异率 ≤0.5%、合同用印合规率零容忍6没人敢删台账里的记录 —— 因为删了就要解释，而解释不清就要赔依据 · 行政从业者自述：账上15 台实际 12 台，无调拨记录无报废审批，最后自己贴钱赔

三、换个做法之后

变化不在「快」，在「参与的角色」和「覆盖的范围」

✕ 现在的做法

• 几百块钱的工具、频繁更换的耗材，本该直接走费用，却被塞进固定资产台账计提折旧；台账越来越长，虚挂资产越来越多，盘点时全是幽灵资产入账环节把一套设备拆成几个零散资产；实物到货几个月发票没到；日常调拨、搬楼、停用、送修不报备行政部一份台账、财务部一份、IT 组自己一份，同一台投影仪三个编号，到底谁在用、丢了没都搞不清账上 15 台实际 12 台，无调拨记录无报废审批，最后行政自己贴钱赔了两台

✓ 交给 Agent 之后

• 多来源文件一次读入，先做口径与完整性校验，再开始算
• 每条结论绑定来源文件、字段或条号，可以被审
• 产出是企业真会流转的正式件（带签批栏），不是一张展示用的表
• 该拦的地方给出「现在还不能提交」，并给不用干等的替代方案

四、场景闭环

6 步 · 每一步的产出都是下一步的输入

1. 多表合并 · 先把几份台账拼起来按资产名称+规格+原值做模糊匹配，识别跨表重复
2. 重复建档检测 · 同一台东西录了几遍同名同规格同原值、或编号不同但序列号相同的，标为疑似重复
3. 该费用化识别 · 不该进固资的原值低于固资标准、或属易耗品类目的，列出并算出虚增金额
4. 超龄计提检测 · 早该报废还在折旧的已过折旧年限仍有净值、或购置超 N 年仍标「在用」的
5. 责任人核验 · 人还在不在与离职名单比对，责任人已离职且无交接记录的单独列出
6. 清洗方案 · 每条给处理建议与佐证线索建议动作 + 需要什么凭证 + 找谁确认 —— 不写「加强台账管理」

要准备什么：固定资产台账.xlsx行政或财务维护的那份，通常半年以上未更新其他部门的资产表IT 设备表、办公家具表—— 常常各有一份采购入库单与发票记录用于判断原值口径与入账时点报废申请单与调拨单有多少算多少，缺失本身就是发现员工离职名单用于识别责任人已离职的资产

为什么这个场景值得做

优先级评分：痛感 4 × AI 适配 5 ÷ 落地难度 2 = 10.0

最大差异点：不要求企业先把台账整理干净再用 —— 恰恰相反，越脏越有价值。而且明确区分「台账问题」和「实物问题」，不把两件事混在一起。

评分口径：痛感看「这事没做好谁会生气、生气到什么程度」；

AI 适配看「输入是否非结构化、是否要跨部门取数、错了能不能当场看出来」；

落地难度是分母 —— 需要客户先做数据治理的场景，分数会被压得很低。

五、会产出什么

判断标准只有一个：这份东西能不能直接进企业的流程

• 正式件本体：资产台账清洗报告.xlsx 6 sheet · 六类问题分区 + 清洗前后对照
• 可派发清单：待核销与调整清单.xlsx 有金额影响 · 需财务与总经理签批 · 每条附所需凭证
• 可派发清单：信息更正清单.xlsx 无金额影响 · 可直接执行· 按部门派发

这套东西不承诺什么：不做实物盘点，不判定资产是否真的丢了 —— 那需要现场清点。我们做的是台账体检：哪些记录在逻辑上就有问题（重复、该费用化、已离职、超龄仍计提），并给出佐证线索。是否核销、如何处理由财务和管理层决定。

② Live Demo（演示逐步）

演示模式 · 可视化预演 本页展示的是「应该怎么跑、每一步看什么、交付什么」，用的是真实业务格式的脱敏构造数据， 不宣称已接入客户生产系统，也不承诺任何效率提升百分比。

案例设定：超音速智能装备（虚构 · 128 人 · 苏州）年度盘点前做一次台账体检 —— 行政、IT、财务各有一份表。台账来源3 份原始记录312 条查出问题六类应盘条数220 条

输入行政手上能拿到的东西

不需要整理格式、不需要改文件名 · 直接拖进对话框

• 01_固定资产台账_行政部.xlsx 行政部维护 · 编号规则 GD-年-序号 · 半年未更新行政部 · 李静手工维护
• 02_IT设备清单_技术部.xlsx 技术部另建一份 · 编号规则 IT-序号 · 只管电子设备技术部 · 张伟兼管
• 03_固定资产明细_财务部.xlsx 财务按会计口径建账 · 含折旧 · 编号规则纯数字财务部 · 周颖 · 月度计提
• 04_离职员工名单.xlsx HR 提供 · 近两年离职 · 用于查责任人还在不在人事 · 王敏兼管
• 05_报废与处置记录.xlsx 行政部保存 · 已批但财务未销账的都在这儿行政部 · 事件驱动

注意标橙色那一份 —— 04_离职员工名单.xlsx。它人事 · 王敏兼管，平时压根不在核对范围里。这个场景的价值，很大一部分就来自把它读进来。

提示词就说这么几句

没有模板、没有表单 · 专业规则由 Skill 兜底

这几份是我们的资产台账，行政一份、IT 一份、财务一份，格式不太一样。 还有离职名单和这两年的报废单。 帮我做一次台账体检： 哪些是重复建档的、哪些根本不该进固定资产、哪些早该报废还在计提、哪些责任人已经离职了。 每条要写清判断依据，以及我该找谁核实、需要什么凭证。 有金额影响的和没金额影响的分开列。

「跨表匹配规则」「该费用化的判据」「六类问题的分类口径」在 Skill 里。你只要把几份台账扔进来。

触发行政说了几句话

三份台账加离职名单加报废单 · 格式和编号规则都不一样

Agent 接到后自己做的四件事① 立刻发现三份台账的编号规则毫无关系：行政用 GD-年-序号、IT 用 IT-序号、财务用纯数字流水 —— 所以不能按编号匹配，只能按「名称 + 规格 + 原值 + 购置日期」做组合匹配；② 把「台账脏」拆成六类完全不同的问题，因为处理动作不同：重复建档要合并、该费用化要账务调整、超龄计提要核销、责任人离职要追回、状态失真要更正、已批未销账要通知财务；③ 决定先算出「哪些根本不该盘」，因为盘点范围一旦缩小，后面所有工作量都跟着降；④ 明确区分「台账问题」和「实物问题」 —— 本次只做台账体检，不判定实物是否真的丢了。1多表合并 · 编号对不上，只能按特征匹配

名称 + 规格 + 原值 + 购置日期 四项组合 · 命中的标为疑似重复

这一步的看点 · 同一台投影仪，三个部门各建了一次档「投影仪 EPSON CB-X05」在三份表里出现了三次：行政台账 GD-2019-041、IT 清单

IT-088、财务明细 001203。三条的原值都是 3,280 元，购置日期都是 2019-11-15 —— 是同一台设备。为什么会这样：行政按「我要管的东西」建账，IT 按「我要维护的设备」建账，财务按「要计提折旧的资产」建账。三个人都没错，三份表都是对的，错的是没有人把它们对过一遍。后果很具体：年底盘点时，这一台设备会被算成三台，然后盘亏两台。而盘亏是要有人解释的 —— 解释不清，就是行政自己贴钱赔。更麻烦的是笔记本电脑 ThinkPad T14 那一条：三表都有它，但行政表写「在用」、IT 表写「维修中」。同一台机器，两个状态。

第 2 步 · 该费用化识别 · 不该进固资的先剔出去

低于固资标准、或属易耗品类目 · 这类不需要盘，需要账务调整

这一步的看点 · 排除性结论，而且它直接砍掉了三成工作量Agent 明确写了一句：「以下 63 条不需要盘点，需要的是财务做账务调整。」这句话的价值不在于「发现了错账」，而在于它把盘点范围从312 条压到 220 条 —— 少盘 92 条。去年那次盘点投入了三个人两周时间，其中相当一部分花在找这些本来就不该在台账上的碳粉盒和文件柜。最典型的是财务卡片 003102「碳粉盒 HP CF276A 一批」2,340 元，按 5 年计提折旧。碳粉盒是耗材，几个月就用完了，但它在账上还要再折旧三年半 —— 而盘点的时候，谁也找不到这「一批」碳粉盒在哪。这就是「幽灵资产」的真实来源：不是东西丢了，是它本来就不该在账上。

3超龄计提与状态失真

已过折旧年限仍有净值 · 已批报废仍在账上 · 两类分开处理

问题类型条数涉及净值(元)证据来源建议动作已批报废但财务未销账3270.33报废单 BF-2025-007 / BF-2025-012 /

这一步的看点 · 把技术动作翻译成钱「已批报废未销账 3 条」这个说法，听起来像个小问题 —— 涉及净值只有 270 元。但 Agent 同时算出了另一个数：台账账面虚增合计 41,380 元（重复建档 22,960 元 + 该费用化 18,420 元）。这个数的意义是：如果不做这次清洗直接盘点，年底会出现约 4.1 万元的账面差异，而且这个差异是解释不清的 ——因为它不来自任何实物的丢失，它来自台账本身。行政 KPI 里写着「资产盘点差异率 ≤0.5%」。台账不清洗，这个指标从一开始就不可能达成，而没达成要写检讨的是行政。

第 4 步 · 责任人核验 · 人还在不在

与离职名单交叉 · 无交接记录的单独列出

这一步的看点 · 那份「平时压根不在核对范围里」的资料标橙色的04_离职员工名单.xlsx 在人事那边（王敏兼管），做资产盘点的时候从来不会打开它 —— 因为它是人事的表，不是资产的表。但把它和台账对一遍，结果是 14 项资产的责任人已经不在公司了。更要紧的是最后一列 ——「交接单是否含资产明细」，这一列是这次体检时逐份翻阅交接单原件才补填出来的，原来的名单里没有这一列。翻出来的结果是：三张交接单上只写了「已交接」两个字，没有列明交接了什么。也就是说，这 9 项资产在流程上是「已交接」，在证据上是「查不到」。其中最麻烦的一项是刘洋名下的 ThinkPad T14：IT 表显示它 2026 年 3 月送修去了 XX数码，刘洋 4 月离职，交接单上没有这台机器。这台电脑很可能还在维修商手里，而没有人在等它。

第 5 步 · 清洗方案 · 每条给动作、凭证和找谁

有金额影响和无金额影响分开 · 后者可直接执行

不讲省了多久 · 讲少了几个隐患、沉淀了什么

③ 能力沉淀（Skill / 提示词 / 预期输出 / 人工边界）

1. Skill 能力包

导入之后，同类任务会自动按这套规则走 —— 提示词才能写得那么短

资产台账清洗与幽灵资产识别 · Skill

SKILL.md 主本 + references（输出骨架 / 判据 / 渲染脚本）· 符合 WorkBuddy Skill 规范

版本 v1.0

asset-ledger-cleanup.zip

在 WorkBuddy 里直接上传这个 zip 即可导入

包内结构

• SKILL.md 主本 —— YAML 元信息 + 执行流程 + 硬规则 + 人工边界
• references/output_template.md 输出骨架（sheet 名 / 分区顺序 / 列头）+ 可直接运行的渲染脚本
• references/judgement_rules.md 判据与口径 —— 什么情况算异常、什么情况必须拦住

references 不会一次性全读进来 —— Agent 按需取用。所以 Skill 可以写得很细，不会拖慢每次对话。

2. 原始素材

这些就是行政手上真实能拿到的东西 —— 格式不统一是常态，不是问题

📁AM-01 · 演示素材

脱敏构造数据 · 真实业务格式 · 埋点可核验

共 5 份

• 01_固定资产台账_行政部.xlsx 行政部维护 · 编号规则 GD-年-序号 · 半年未更新
• 02_IT设备清单_技术部.xlsx 技术部另建一份 · 编号规则 IT-序号 · 只管电子设备
• 03_固定资产明细_财务部.xlsx 财务按会计口径建账 · 含折旧 · 编号规则纯数字
• 04_离职员工名单.xlsx HR 提供 · 近两年离职 · 用于查责任人还在不在
• 05_报废与处置记录.xlsx 行政部保存 · 已批但财务未销账的都在这儿

怎么用

• 把素材全部拖进 WorkBuddy 对话框（不需要整理格式、不需要改文件名）
• 粘贴下方提示词发送
• 拿到正式件初稿 —— 签批栏留空，推荐意见留空，由你填

3. 提示词卡片

这几份是我们的资产台账，行政一份、IT 一份、财务一份，格式不太一样。 还有离职名单和这两年的报废单。 帮我做一次台账体检： 哪些是重复建档的、哪些根本不该进固定资产、哪些早该报废还在计提、哪些责任人已经离职了。 每条要写清判断依据，以及我该找谁核实、需要什么凭证。 有金额影响的和没金额影响的分开列。

为什么这么短就够了：「跨表匹配规则」「该费用化的判据」「六类问题的分类口径」在 Skill 里。你只要把几份台账扔进来。

换成你自己的业务：把素材换成你手上的真实文件即可。导入 Skill 之后，

该走几步、什么口径、什么情况必须拦住，Agent 自己知道 —— 你只需要说清这是什么事。

自己组织输入的三步法

• 用自然语言说清核心需求 —— 就按平时跟同事交代活的方式说：什么事、什么文件、什么要求。不用讲究格式。
• 调用 Skill 补齐专业规则 —— 导入本页 Skill 后，流程、口径、硬规则 Agent 自己知道。
• 用「增强提示词」补全遗漏 —— 输入框旁边有增强按钮，把随口说的话补成更完整的表述。

分工：自然语言负责「这是什么事」，Skill 负责「该怎么做」，增强提示词负责「别漏了什么」。

4. 预期输出

不方便现场跑的时候可以直接拿这份给客户看 · 与实跑结果同结构

📋正式交付物

带签批栏 / 冻结首行 / 开筛选 —— 判断标准是「能不能直接进企业的流程」

共 3 份

• AM-01_资产台账清洗报告.xlsx 正式件本体 · 6 sheet · 六类问题分区 + 清洗前后对照
• AM-01_待核销与调整清单.xlsx 有金额影响 · 需财务与总经理签批 · 每条附所需凭证
• AM-01_信息更正清单.xlsx 无金额影响· 可直接执行 · 按部门派发

Skill 里固化了什么：从历史里挖出别人没发现的关联该拦的地方拦住了排除性结论把技术动作翻译成钱

输入清单：固定资产台账.xlsx行政或财务维护的那份，通常半年以上未更新其他部门的资产表IT 设备表、办公家具表—— 常常各有一份采购入库单与发票记录用于判断原值口径与入账时点报废申请单与调拨单有多少算多少，缺失本身就是发现员工离职名单用于识别责任人已离职的资产

人工边界：不做实物盘点，不判定资产是否真的丢了 —— 那需要现场清点。我们做的是台账体检：哪些记录在逻辑上就有问题（重复、该费用化、已离职、超龄仍计提），并给出佐证线索。是否核销、如何处理由财务和管理层决定。

升为客户真实案例还缺什么：客户当前真实输入文件（不要整理过的）岗位现行 SOP 与审批链（金额分档、谁签字）至少一次真实出过问题的案例客户当前正在用的正式输出模板客户确认的阈值口径（多少天算临期、多少金额算大额）

5. 同一角色下的其他场景

资产与空间管理 · 产出即下一步输入

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上下游串起来就是完整链路。每一步的产出都是下一步的输入，不用在不同工具之间来回复制粘贴。

场景内容基于 WorkBuddy 产品能力整理，演示中的企业、人物与数据均为虚构，不代表任何客户的实际成效；痛点引用的公开来源已做脱敏处理。网页版由原资料转换，部分演示表格以原文形式展示。